Modyfikacja harmonogramu czasu pracy w celu uniknięcia polecania nadgodzin

Modyfikacja harmonogramu czasu pracy w celu uniknięcia polecania nadgodzin

29.07.2015

Rozwiązanie problemu zleconego przez użytkownika serwisu

Użytkownik serwisu zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w rozwiązaniu następującego przypadku: Ekspedientka zatrudniona w sklepie z odzieżą pracuje w ramach systemu podstawowego w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Z uwagi na godziny otwarcia centrum handlowego praca ekspedientek jest planowana na dwie zmiany, z których pierwsza rozpoczyna się o 7.00 i trwa do 15.00, a druga trwa od 12.00 do 20.00. Pracownica miała wykonywać zadania zgodnie z grafikiem ustalonym na czerwiec 2014 roku i podanym do jej wiadomości 23 maja. Na początku czerwca druga ekspedientka, która zmieniała się z pracownicą przy obsłudze punktu, złamała nogę, w związku z czym pracodawca polecił mi zmodyfikowanie planu pracy.

  1. Czy zaplanowana przeze mnie modyfikacja planu pracy ekspedientki została dokonana w sposób prawidłowy?

GRAFIK CZASU PRACY

czerwiec 2014 roku

Data

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Dzień

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Plan

I

I

I

I

I

WN

W5

II

II

II

II

II

II

W5

WN

Wyk.

12

12

12

12

12

WN

W5

12

WH

12

WH

12

WH

W5

WN

Data

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Dzień

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Plan

WN

I

I

WŚ

W5

II

WN

II

II

II

W5

WN

I

I

I

Wyk.

WN

12

WH

WŚ

W5

12

WN

12

WH

12

W5

WN

12

WH

12

Legenda:
WN – wolna niedziela
WŚ – święto,
W5 – dzień wolny z pięciodniowego tygodnia pracy,
WH – dzień harmonogramowo wolny od pracy,
I – praca w godzinach 7.00–15:00,
II – praca w godzinach 12.00–20.00,
12 – praca od 8.00 do 20.00.


Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy kompleksowe rozwiązanie.

Wprowadzona zmiana polegająca na obstawieniu przez jednego pracownika całych dniówek powoduje, że zamiast 20 dni pracy po 8 godzin każdy, rozkład pracy ekspedientki obejmuje 13 dni pracy po 12 godzin każdy oraz 1 dniówkę 4-godzinną. Choć daje to w sumie 160 godzin, czyli wymiar przypadający do przepracowania w ramach pełnego etatu w czerwcu, przyjęty po zmianach sposób organizacji pracy prowadzi do powstania nadgodzin. Przedstawiony rozkład byłby dopuszczalny w ramach systemu równoważnego, który jednak nie jest stosowany wobec tej pracownicy, wykonującej zadania w systemie podstawowym.

To zaś oznacza, że niezależnie od tego, czy przekroczenie 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy wynika z wykonania, czy tak jak w tym przypadku z planu, każda z tych godzin wymaga rekompensaty 50% dodatkiem do normalnego wynagrodzenia. Skoro zaś zaplanowano 13 dni pracy po 12 godzin, czyli w każdym z nich o 4 godziny za dużo, pracownica ma roszczenie o 50% dodatki aż za 52 godziny pracy. Co więcej, system podstawowy nie dopuszcza przy pełnym etacie planowania pracy w wymiarze niższym niż 8-godzinna norma.

W konsekwencji zaplanowanie 5 czerwca jedynie 4 godzin pracy oznacza, że choć ekspedientka wypracowała wymiar ustalony dla okresu rozliczeniowego, za 4 godziny brakujące do normy powinna otrzymać co najmniej wynagrodzenie przestojowe.

Wyjściem z sytuacji może być wprowadzenie ruchomego czasu pracy z art. 1401 § 1 kp, gdyż w tym przypadku planowe rozpoczęcie pracy w tej samej dobie nie skutkuje powstaniem nadgodzin. Warunkiem jest jednak zapewnienie pracownikowi minimalnych okresów odpoczynku, czyli 11 godzin na dobę oraz 35 lub minimum 24 godziny w tygodniu, w przypadku zmiany pory wykonywania pracy. Prawidłowo wprowadzone zmiany nie gwarantują, że pracodawca uniknie nadgodzin, pozwalają jednak ograniczyć do minimum ich rozmiar.

Zmiana harmonogramu czasu pracy zamiast polecania nadgodzin

Zmiana harmonogramu czasu pracy może stanowić dla pracodawcy odpowiednią alternatywę dla polecania pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych. Podstawowa jej przewaga polega na tym, że już na etapie wprowadzania zmiany grafiku pracodawca wyznacza podwładnemu inny dzień wolny lub planuje w danej dobie mniejszą niż pierwotnie zakładana liczbę godzin pracy.

Prawidłowo przeprowadzona zmiana rozkładu skutkuje wyrównaniem wymiaru przypadającego do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego, więc poczyniona modyfikacja pozostaje bez wpływu na roszczenia płacowe pracownika. Nawet jeśli jest on wynagradzany stawką godzinową, a czas wolny zostanie wyznaczony w innym miesiącu w ramach dłuższego okresu rozliczeniowego, podwyższone wynagrodzenie za miesiąc, w którym doszło do zaplanowania dodatkowej pracy, zostanie skompensowane obniżeniem pensji w miesiącu odbioru czasu wolnego.

Na tym tle rekompensata nadgodzin czasem wolnym okazuje się znacznie bardziej problematyczna, gdyż do oddania ich w proporcji 1:1 niezbędny jest pisemny wniosek pracownika. Przypadki polecenia nadgodzin wiążą się równie często z koniecznością wezwania pracownika do pracy w dniu, który był dla niego wolny zgodnie z rozkładem, co ma znaczący wpływ na zasady rekompensaty.

Proszę pamiętać, że: w przypadku dni wolnych, wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, pracodawca musi bezwzględnie udzielić pracownikowi innego dnia wolnego, w uzgodnionym z nim terminie, z kolei za pracę w wolne niedziele i święta można, alternatywnie do wyznaczenia dnia wolnego, zapłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek. Niezrekompensowana czasem lub dniem wolnym dodatkowa praca będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, gdyż jeśli pracownik nie wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego lub nie dojdzie do udzielenia dnia wolnego, wystąpi konieczność wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem, a w przypadku dni wolnych z art. 1513 kp również ryzyko kwalifikacji działania pracodawcy jako wykroczenia.

Zmiana harmonogramu jest więc dla pracodawcy znacznie korzystniejszym rozwiązaniem niż polecanie nadgodzin, choć nie zawsze pozwoli ona na ich uniknięcie. Prawidłowo przeprowadzane zmiany są jednak środkiem pozwalającym na ograniczenie do minimum liczby przekroczeń, a co za tym idzie – pozwalają na utrzymanie kosztów pracy na akceptowalnym poziomie.

Kiedy dopuszczalna zmiana

Możliwość zmiany harmonogramów musi być przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, a w przypadku mniejszych zakładów pracy w obwieszczeniu pracodawcy o czasie pracy.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu: harmonogram pracy nie może być dowolnie zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego. Zmiany takie są dopuszczalne w przypadkach określonych w Kodeksie pracy, np. w razie oddawania dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia pracy lub za niedzielę czy święto, oraz w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy. Jako przykłady okoliczności uzasadniających takie zmiany GIP wskazał długotrwałą nieobecność lub chorobę innego pracownika, podnosząc, że jeśli z przepisów wewnętrznych nie wynika możliwość zmiany harmonogramu, nie jest ona dopuszczalna (GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników (wydanym już po ostatniej nowelizacji przepisów o czasie pracy z 2013 r.): harmonogram czasu pracy może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc i musi zostać przekazany pracownikowi na tydzień, przed rozpoczęciem ujętego w nim okresu. Podkreśliło, że przepis art. 129 § 3 kp nie przewiduje możliwości dokonywania zmian w obowiązujących rozkładach, nie określa również minimalnego wyprzedzenie dla ich ogłaszania. Zmiany te są jednak praktykowane i w ocenie ministerstwa dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Z kolei kwestia minimalnego wyprzedzenia, z jakim powinny być one ogłaszane pracownikom, powinna zostać rozstrzygnięta w przepisach wewnętrznych pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

Treść przepisów wewnętrznych

Korzystanie z zalet wynikających z możliwości wprowadzania na bieżąco zmian w obowiązujących pracowników grafikach wymaga odpowiednich podstaw w przepisach wewnętrznych.

Bez kompleksowej regulacji tego zagadnienia pracodawca może bowiem zmieniać grafik jedynie w przypadku oddawania dnia wolnego za pracę w wolną sobotę, niedzielę lub święto oraz czasu wolnego w przypadku rekompensaty nadgodzin, gdyż wtedy możliwość ta wynika bezpośrednio z przepisów.

Otwartą pozostaje w takim przypadku kwestia minimalnego wyprzedzenia, z jakim pracodawca powinien poinformować o zmianach zainteresowanego pracownika, skoro punktem odniesienia może być w tym przypadku wyłącznie przepis wewnętrzny. Z tego względu w interesie pracodawcy leży wprowadzenie odpowiednich regulacji do treści obowiązujących w zakładzie regulaminów pracy, układów zbiorowych lub obwieszczeń. Najkrótsze wyprzedzenie dopuszczane w tym zakresie przez PIP w praktyce kontrolnej to 1 dzień kalendarzowy, gdyż w tym samym dniu zmiana grafiku pozwalałaby na omijanie w ogóle polecania pracy w nadgodzinach.

WZÓR

ZAPIS (NP. W REGULAMINIE PRACY) DOTYCZĄCY ZMIAN W OBOWIĄZUJĄCYM ROZKŁADZIE CZASU PRACY

1. Pracodawca dopuszcza możliwość wprowadzania zmian w obowiązujących pracowników rozkładach czasu pracy w razie wystąpienia przyczyn nieprzewidzianych na etapie układania tych rozkładów na kolejny miesiąc, w tym w szczególności w przypadku:

  • gdy obowiązek ten wynika z przepisu prawa,

  • wystąpienia nieprzewidzianych zwolnień lekarskich pracowników,

  • zgłoszenia urlopu na żądanie,

  • rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez pracodawcę lub pracownika,

  • konieczności sprawowania opieki nad dzieckiem, chorym członkiem rodziny lub wystąpienia innych nieprzewidzianych okoliczności, usprawiedliwiających nieobecność w pracy lub rodzących konieczność udzielenia pracownikowi zwolnienia od pracy,

  • nieobecności nieusprawiedliwionej pracownika, w tym porzucenia przezeń pracy,

  • innych przypadków, w których konieczność zorganizowania zastępstwa nieobecnego pracownika jest obiektywnie niezależna od pracodawcy,

  • na pisemny wniosek pracownika, o ile jest to zgodne z przepisami o czasie pracy.

2. O zmianie rozkładu pracy pracodawca informuje zainteresowanego pracownika najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej, poprzedzającej dzień, w którym praca będzie świadczona w ramach zmodyfikowanego grafiku.

Zmiany niezgodne z przepisami

Zmiana grafiku nie może być w pełni dowolna, gdyż pracodawcę wiążą ustalenia dotyczące obowiązującego podwładnego systemu i rozkładu czasu pracy, ograniczające w praktyce jego możliwości w zakresie planowania takich zmian. Grafik pracownika przed zmianami i po nich musi mieścić się w ramach wyznaczonych przez system czasu pracy, którym jest on objęty, gwarantując jednocześnie możliwość wypracowania pełnego wymiaru w ramach przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Podwładny musi mieć również zapewnione wymagane przepisami odpoczynki dobowe i tygodniowe, a wszelkie odstępstwa od tych zasad mogą skutkować nadgodzinami wynikającymi z nieprawidłowego planu również, gdy pracodawca starał się je niwelować, modyfikując obowiązujący grafik. Z tego względu istotne znaczenie ma zachowanie zasad organizacji czasu pracy obowiązujących danego pracownika.

Zmiany nie mogą naruszać doby pracowniczej

Wprowadzając zmiany do grafiku, trzeba pilnować, by pozostawały w zgodzie z obowiązującym pracownika systemem i rozkładem czasu pracy. W tym kontekście szczególną ostrożność powinni przejawiać pracodawcy, którzy stosują zmianowość pracy, gdyż w ich przypadku zmiana godziny rozpoczynania pracy na wcześniejszą może oznaczać złamanie doby pracowniczej, a w efekcie nadgodziny.

Prześlij nam swój problem. Skontaktujemy się i pomożemy.

Nasze usługi

Audyt dokumentów czasu pracy
Ułożenie grafików czasu pracy
Szkolenia

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Konferencje

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel