Jak rozliczyć wynagrodzenie, gdy w skróconym okresie zatrudnienia pracownik nie wypracował obowiązującego go wymiaru

Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy dla klienta kompleksowe rozwiązanie: Pracownikowi przysługuje, oprócz wynagrodzenia za faktycznie przepracowane godziny w czerwcu, również wynagrodzenie przestojowe za niedopracowany wymiar w skróconym okresie rozliczeniowym.

Przy podstawowym systemie czasu pracy i rozłożonym równomiernie nominale ustanie stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego na ogół nie powoduje problemów z rozliczeniem czasu pracy. Większe problemy mogą się pojawić np. w systemie równoważnym. Często dochodzi bowiem do sytuacji, w której pracownik odchodzi z pracy, nie zrealizowawszy w pełni rozkładu pracy, przygotowanego na dany okres rozliczeniowy. W efekcie może dojść do tego, że wystąpiła praca nadliczbowa, za którą należy zapłacić, albo wręcz przeciwnie – pracownik wypracował za mało godzin, gdyż rozstał się z pracodawcą w takiej części okresu rozliczeniowego, w której przewidziano mniej pracy.

Aby to sprawdzić, należy wykonać następujące obliczenia:

1. ustalić wymiar czasu pracy pracownika dla skróconego okresu rozliczeniowego, czyli na okres od początku tego okresu do dnia zakończenia zatrudnienia, zgodnie z art. 130 kp,

2. porównać powyższy wymiar z liczbą faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin w tym krótszym okresie.

Pracodawca zobowiązany jest ustalić wymiar czasu pracy, tj. liczbę godzin do przepracowania, na cały przyjęty okres rozliczeniowy czasu pracy. Jednakże, w przypadku gdy w trakcie okresu rozliczeniowego dojdzie do ustania stosunku pracy z pracownikiem, pracodawca powinien zweryfikować liczbę godzin do przepracowania przypadających od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy, tj. ustalić wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy ustaje, w okresie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy.

Jeżeli okaże się, że liczba godzin przepracowanych przez pracownika jest niższa niż tak ustalony wymiar czasu pracy, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie przestojowe, wynikające z art. 81 § 1 Kodeksu pracy (odpowiedź MPiPS z 11 października 2013 r. na interpelację poselską w sprawie rozliczenia czasu pracy w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, nr 21241, znak: SPS-023-21241/13).

Przepis ten określa, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy: Gdyby w wyniku rozliczenia czasu pracy przed upływem okresu rozliczeniowego okazało się, że pracownik zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy przepracował mniejszą liczbę godzin niż przypadająca do przepracowania w tym czasie, to pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie przestojowe za czas, którego pracownik nie przepracował z powodu niezapewnienia mu pracy (wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy, opubl. na stronie www.pip.gov.pl).

W sytuacji, gdy pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości, nie przysługuje mu żadne wyrównanie w razie niedopracowania godzin. Wynagrodzenie tego rodzaju jest bowiem zryczałtowane i nie zależy od liczby przypadających do przepracowania w danym miesiącu godzin roboczych. Za każdy miesiąc przepracowany w pełni, zgodnie z ułożonym grafikiem, niezależnie od liczby godzin roboczych, pracownik otrzymuje pełne wynagrodzenie.

Z odmienną sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik wynagradzany jest według stawki godzinowej. W takim przypadku jest bardzo prawdopodobne, że nabędzie prawo do wynagrodzenia przestojowego.

Pracownik, o którym mowa w przedstawionym stanie faktycznym, zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy, powinien w okresie rozliczeniowym (kwiecień – czerwiec 2015 roku), przepracować 496 godzin. Na tyle godzin jego praca została zaplanowana (suma godzin, przydzielona poszczególnym miesiącom, jest równa temu wymiarowi). Jednak skoro 18 czerwca pracownik został zwolniony, trzeba dla niego ustalić wymiar czasu pracy od 1 kwietnia do 18 czerwca. Wymiar ten wynosi 432 godziny, zgodnie z wyliczeniem: (11 tygodni × 40 godz.) + (2 dni × 8 godz.) – (3 święta × 8 godz.).

Pracownik przepracował jednak 400 godzin (156 + 160 + 84). Zatem za 32 godziny należy mu wypłacić wynagrodzenie przestojowe, a za czerwiec – za przepracowaną część miesiąca, czyli za 84 godziny. Obliczenie wynagrodzenia przebiega w następujący sposób:

• wynagrodzenie za czerwiec: 12,50 zł × 84 godz. = 1.050 zł,

• wynagrodzenie przestojowe: 12,50 zł × 32 godz. = 400 zł.

Prawidłowość wyliczeń można sprawdzić w następujący sposób:

1) sprawdzić, ile wynagrodzenia pracownik by otrzymał, gdyby przepracował cały skrócony okres rozliczeniowy: 432 godz. × 12,50 zł = 5.400 zł;

2) zsumować faktyczne wynagrodzenie za ten okres i porównać:

• za kwiecień – 1.950 zł (156 godz. × 12,50 zł),

• za maj – 2.000 zł (160 zł × 12,50 zł),

• za czerwiec – 1.450 zł (84 godz. + 32 godz. × 12,50 zł).

Razem – 5.400 zł

Obie kwoty są takie same, co oznacza, że pracownik nie stracił na wynagrodzeniu z powodu rozkładu czasu pracy.

Lista płac za czerwiec (podstawowe koszty uzysku, złożony PIT-2)