Jak rozliczyć wynagrodzenie, gdy w skróconym okresie zatrudnienia pracownik nie wypracował obowiązującego go wymiaru

Izabela Nowacka

26.08.2015

Rozwiązanie problemu zleconego przez klienta

Klient zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w rozwiązaniu następującego przypadku: W dniu 18 czerwca 2015 r. rozwiązaliśmy z jednym z naszych pracowników umowę o pracę bez wypowiedzenia. Stosujemy 3-miesięczny okres rozliczeniowy. Okresy pokrywają się z kwartałami kalendarzowymi. Pracownik był wynagradzany stawką godzinową 12,50 zł. W czerwcu miał zaplanowaną pracę w wymiarze 180 godzin, a przepracował 84. W całym okresie rozliczeniowym było do przepracowania 496 godzin, a podwładny faktycznie wykonywał pracę – zgodnie z harmonogramem – przez 400 godzin (kwiecień 156 godz., maj 160 godz., czerwiec 84 godz.). Jak w takiej sytuacji należy rozliczyć wynagrodzenie pracownika, zarówno w czerwcu, jak i w poprzednich miesiącach? Czy trzeba mu dopłacać (np. wynagrodzenie przestojowe), jeśli nie wypracował swojego wymiaru?

Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy dla klienta kompleksowe rozwiązanie: Pracownikowi przysługuje, oprócz wynagrodzenia za faktycznie przepracowane godziny w czerwcu, również wynagrodzenie przestojowe za niedopracowany wymiar w skróconym okresie rozliczeniowym.

Przy podstawowym systemie czasu pracy i rozłożonym równomiernie nominale ustanie stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego na ogół nie powoduje problemów z rozliczeniem czasu pracy. Większe problemy mogą się pojawić np. w systemie równoważnym. Często dochodzi bowiem do sytuacji, w której pracownik odchodzi z pracy, nie zrealizowawszy w pełni rozkładu pracy, przygotowanego na dany okres rozliczeniowy. W efekcie może dojść do tego, że wystąpiła praca nadliczbowa, za którą należy zapłacić, albo wręcz przeciwnie – pracownik wypracował za mało godzin, gdyż rozstał się z pracodawcą w takiej części okresu rozliczeniowego, w której przewidziano mniej pracy.

Aby to sprawdzić, należy wykonać następujące obliczenia:

  1. ustalić wymiar czasu pracy pracownika dla skróconego okresu rozliczeniowego, czyli na okres od początku tego okresu do dnia zakończenia zatrudnienia, zgodnie z art. 130 kp,

  2. porównać powyższy wymiar z liczbą faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin w tym krótszym okresie.

Za „niedopracowane” godziny płaci się jak za przestój

Pracodawca zobowiązany jest ustalić wymiar czasu pracy, tj. liczbę godzin do przepracowania, na cały przyjęty okres rozliczeniowy czasu pracy. Jednakże, w przypadku gdy w trakcie okresu rozliczeniowego dojdzie do ustania stosunku pracy z pracownikiem, pracodawca powinien zweryfikować liczbę godzin do przepracowania przypadających od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy, tj. ustalić wymiar czasu pracy pracownika, którego stosunek pracy ustaje, w okresie od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy.

Jeżeli okaże się, że liczba godzin przepracowanych przez pracownika jest niższa niż tak ustalony wymiar czasu pracy, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie przestojowe, wynikające z art. 81 § 1 Kodeksu pracy (odpowiedź MPiPS z 11 października 2013 r. na interpelację poselską w sprawie rozliczenia czasu pracy w przypadku rozwiązania umowy o pracę w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, nr 21241, znak: SPS-023-21241/13).

Przepis ten określa, że pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy: Gdyby w wyniku rozliczenia czasu pracy przed upływem okresu rozliczeniowego okazało się, że pracownik zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy przepracował mniejszą liczbę godzin niż przypadająca do przepracowania w tym czasie, to pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wynagrodzenie przestojowe za czas, którego pracownik nie przepracował z powodu niezapewnienia mu pracy (wyjaśnienia Głównego Inspektoratu Pracy, opubl. na stronie www.pip.gov.pl).

Sposób rozliczenia zależy od systemu wynagradzania

W sytuacji, gdy pracownik jest wynagradzany stawką miesięczną w stałej wysokości, nie przysługuje mu żadne wyrównanie w razie niedopracowania godzin. Wynagrodzenie tego rodzaju jest bowiem zryczałtowane i nie zależy od liczby przypadających do przepracowania w danym miesiącu godzin roboczych. Za każdy miesiąc przepracowany w pełni, zgodnie z ułożonym grafikiem, niezależnie od liczby godzin roboczych, pracownik otrzymuje pełne wynagrodzenie.

Z odmienną sytuacją mamy do czynienia, gdy pracownik wynagradzany jest według stawki godzinowej. W takim przypadku jest bardzo prawdopodobne, że nabędzie prawo do wynagrodzenia przestojowego.

Pracownik jest wynagradzany według stawki w wysokości 10 zł/godz. Pracuje w systemie równoważnym, w 2-miesięcznym okresie rozliczeniowym. W okresie maj – czerwiec, zgodnie z harmonogramem, powinien przepracować łącznie 328 godzin. Na maj zaplanowano 145 godzin, a na czerwiec 183 godziny. Z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę za porozumieniem strony z dniem 31 maja 2015 r.

Wymiar czasu pracy w skróconym okresie rozliczeniowym, tj. w maju 2015 r., wynosi 160 godz. [(40 godz. × 4 tyg.) + (8 godz. × 1 dzień) – (1 święto × 8 godz.)]. Jednak pracownik przepracował 145 godzin, czyli 15 mniej (160 godz. – 145 godz.).
Pracodawca był obowiązany wypłacić pracownikowi łączne wynagrodzenie w wysokości 1.760 zł:
1.595 zł (145 godz. × 11 zł) oraz
wynagrodzenie przestojowe w kwocie 165 zł (15 godz. × 11 zł).


Pracownik zatrudniony w 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym, w systemie równoważnym, zwolnił się z pracy 19 czerwca br. Zarabiał miesięcznie 3.400 zł. Na ten miesiąc miał zaplanowaną pracę zgodnie z wymiarem wynoszącym 168 godzin. Jednak do 19 czerwca przepracował łącznie 96 godzin (8 dni po 12 godzin).

W przypadku zatrudnienia trwającego tylko przez część miesiąca w takim systemie czasu pracy, gdzie rozkład pracy jest nierównomierny, do wyliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca przyjmuje się liczbę godzin, jaka brakuje pracownikowi do osiągnięcia nominału w danym miesiącu (pismo GIP z 6 stycznia 2010 r., GPP-364/118-4560-79/09/PE/RP). Innymi słowy, jest to liczba godzin nieobecności pracownika w pracy, a nie liczba godzin, jaka była do przepracowania w okresie po rozwiązaniu angażu. Zatem pracownikowi brakowało do tego wymiaru 72 godziny, a nie liczba godzin, jaka była do przepracowania w okresie od 20 do 31 maja.
Za maj pracownikowi przysługiwało wynagrodzenie w wysokości:

  • 3.400 zł : 160 godzin = 21,25 zł,
  • 21,25 zł × 72 godziny = 1.530 zł,
  • 3.400 zł – 1.530 zł = 1.870 zł.


Rozliczenia u pracownika

Pracownik, o którym mowa w przedstawionym stanie faktycznym, zgodnie z obowiązującym go wymiarem czasu pracy, powinien w okresie rozliczeniowym (kwiecień – czerwiec 2015 roku), przepracować 496 godzin. Na tyle godzin jego praca została zaplanowana (suma godzin, przydzielona poszczególnym miesiącom, jest równa temu wymiarowi). Jednak skoro 18 czerwca pracownik został zwolniony, trzeba dla niego ustalić wymiar czasu pracy od 1 kwietnia do 18 czerwca. Wymiar ten wynosi 432 godziny, zgodnie z wyliczeniem: (11 tygodni × 40 godz.) + (2 dni × 8 godz.) – (3 święta × 8 godz.).

Pracownik przepracował jednak 400 godzin (156 + 160 + 84). Zatem za 32 godziny należy mu wypłacić wynagrodzenie przestojowe, a za czerwiec – za przepracowaną część miesiąca, czyli za 84 godziny. Obliczenie wynagrodzenia przebiega w następujący sposób:

  • wynagrodzenie za czerwiec: 12,50 zł × 84 godz. = 1.050 zł,

  • wynagrodzenie przestojowe: 12,50 zł × 32 godz. = 400 zł.

Prawidłowość wyliczeń można sprawdzić w następujący sposób:

1) sprawdzić, ile wynagrodzenia pracownik by otrzymał, gdyby przepracował cały skrócony okres rozliczeniowy: 432 godz. × 12,50 zł = 5.400 zł;

2) zsumować faktyczne wynagrodzenie za ten okres i porównać:

  • za kwiecień – 1.950 zł (156 godz. × 12,50 zł),

  • za maj – 2.000 zł (160 zł × 12,50 zł),

  • za czerwiec – 1.450 zł (84 godz. + 32 godz. × 12,50 zł).

Razem – 5.400 zł

Obie kwoty są takie same, co oznacza, że pracownik nie stracił na wynagrodzeniu z powodu rozkładu czasu pracy.

Lista płac za czerwiec (podstawowe koszty uzysku, złożony PIT-2)

Pozycja

Składniki

Działanie

Kwota

1.

Wynagrodzenie brutto

 

1.050 zł

2.

Wynagrodzenie przestojowe

 

400 zł

3.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Poz. 1 + poz. 2

1.450 zł

4.

Składka emerytalna finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 9,76%

141,52 zł

5.

Składka rentowa finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 1,5%

21,75 zł

6.

Składka chorobowa finansowana przez pracownika

poz. 3 × 2,45%

35,53 zł

7.

Razem składki ZUS finansowane przez pracownika

Poz. 4 + poz. 5 + poz. 6

198,80 zł

8.

Podstawa składki zdrowotnej

Poz. 3 – poz. 7

1.251,20 zł

9.

Składka zdrowotna

Poz. 8 × 9%

112,61 zł

10.

Koszty uzyskania przychodu

 

111,25 zł

11.

Dochód do opodatkowania

Poz. 3 – poz. 7 – poz. 10; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

1.140 zł

12.

Kwota zmniejszająca podatek

 

46,33 zł

13.

Podatek

(poz.11 × 18%) - poz. 12

158,87 zł

14.

Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy

Poz. 11 × 7,75%

96,97 zł

15.

Zaliczka na podatek

Poz. 13 – poz. 14; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

62 zł

16.

Wynagrodzenie netto

Poz. 3 – (poz. 7 + poz. 9 + poz. 15)

1.076,59 zł

Autorem odpowiedzi jest: 

Izabela Nowacka

Nasze usługi

Audyt dokumentów czasu pracy
Ułożenie grafików czasu pracy
Szkolenia

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Konferencje

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel