Jakie czynności kadrowe można wykonać zdalnie

Katarzyna Wrońska-Zblewska

06.08.2020

Pracownicy, również działów kadrowo-płacowych, będą mogli pracować zdalnie także w kolejnych miesiącach. Dlatego też warto sprawdzić, jakie czynności kadrowe można wykonywać bez konieczności pojawienia się w biurze.

Jakie czynności kadrowe można wykonać zdalnie

Wskazówki dla działów kadrowo-płacowych

Skierowanie na badania profilaktyczne*

Przepisy wymagają skierowania na piśmie, a więc w zależności od okoliczności można:

  • przygotować i przesłać wypełnione skierowanie do wydruku i podpisu przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną np. przełożonego),
  • przygotować, wypełnić, podpisać własnoręcznie i wysłać pracownikowi tradycyjną pocztą,
  • przygotować, wypełnić, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać pracownikowi e-mailem (choć w praktyce powstają wątpliwości czy rzeczywiście możliwe jest stosowanie podpisu elektronicznego na skierowaniach; część praktyków uważa, że skierowanie jest oświadczeniem woli i można zastosować e-podpis (art. 781 kc w zw. z art. 300 kp), część zaś uznaje, że możliwa jest tylko forma papierowa i podpis odręczny)

Kwestionariusze osobowe

Choć przepisy prawa pracy nie wymagają wprost formy pisemnej, pośrednio taka forma wynika z rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej.  Możliwe jest przygotowanie i przesłanie pracownikowi druków do wypełnienia e-mailem. Wypełnione dokumenty powinny zostać albo przesłane pocztą tradycyjną (własnoręczny podpis pracownika) albo elektroniczną (e-podpis jeśli pracownik go posiada, choć istnieją tu podobne wątpliwości jak w przypadku skierowań na badania lekarskie). Przyjęcie samego skanu takiego dokumentu bez jego oryginalnej postaci jest ryzykowne (nie powinny budzić wątpliwości co do ich autentyczności)

Informacja o warunkach zatrudnienia*

Informacja może zostać przygotowana jako druk do wypełnienia lub gotowy wypełniony dokument i powinna zostać przekazana na piśmie (art. 29 § 3 kp) możliwe jest więc przygotowanie, podpisanie i przesłanie jej pocztą tradycyjną. Ze względu na cel informacyjny wydaje się, że taki dokument może zostać przesłany skanem; forma elektroniczna z e-podpisem jest dyskusyjna, choć dozwolona (nie jest to oświadczenie woli)

Szkolenie bhp

Na mocy przepisów antykryzysowych szkolenie wstępne instruktaż ogólny może być prowadzony online, natomiast instruktaż stanowiskowy musi być już prowadzony osobiście; szkolenia okresowe nie są organizowane, choć w mojej ocenie mogłyby być organizowane np. w formie samokształcenia kierowanego (za wyjątkiem stanowisk robotniczych). Karta szkolenia wstępnego wymaga podpisu szkolonego pracownika (może mieć formę papierową i wówczas wymagany jest podpis własnoręczny, albo elektroniczną wówczas może być stosowany e-podpis, jeśli pracownik go posiada). Zaświadczenia ze szkoleń okresowych w ogóle nie wymagają podpisu pracownika.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji, umowa o zakazie działalności konkurencyjnej*

Dokumenty można przygotować podczas pracy zdalnej (np. można przygotować same druki do wypełnienia przez pracodawcę lub przygotować całą umowę wraz z danymi). Obie umowy powinny być zawierane na piśmie (art. 1013 kp oraz art. 1034 kp), a więc możliwa jest „wymiana” tradycyjną pocztą własnoręcznie podpisanych dokumentów albo „wymiana” elektroniczna z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 781 kc). Jeśli pracownik nie posiada takiego podpisu możliwa jest sytuacja, gdzie pracodawca podpisze dokumenty elektronicznie a pracownik własnoręcznie.

Polecenie innej pracy niż określona w umowie o pracę, polecenie pracy zdalnej, polecenie wyjazdu służbowego, polecenie pracy nadliczbowej, polecenie wykorzystania urlopu wypoczynkowego (zaległego lub w okresie wypowiedzenia)*

Polecenia można przygotować w formie druku do uzupełnienia, albo jako gotowe dokumenty wraz z danymi (np. okres powierzenia innej pracy). Polecenia mogą zostać wydane w dowolnej formie, nawet ustnie, dlatego też możliwe jest przesłanie ich e-mailem w treści wiadomości lub jako skan (podpis kwalifikowany nie jest wymagany), a nawet smsem

Uzupełnianie ewidencji czasu pracy

Na podstawie przesłanego skanu listy obecności, ewidencji czynności wykonanych w ramach pracy zdalnej, zestawienia godzin, w oparciu o dane z systemu elektronicznego, itp.

Potwierdzanie obecności w pracy

W zależności od stosowanego sposobu, np. skan listy obecności, logowanie do systemu, lub  w przypadku pracy zdalnej ewidencja wykonywanych czynności wraz z datami i godzinami

Kara porządkowa*

W zależności od okoliczności możliwe jest:

  • przygotowanie pracodawcy (lub osobie upoważnionej, np. przełożonemu) druków protokołu wyjaśnień pracownika, zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową z pouczeniem, itp.; takie dokumenty powinny wówczas zostać podpisane przez pracodawcę lub upoważnioną osobę,
  • odebranie wyjaśnień pracownika może odbyć poprzez wymianę e-maili (tzw. wysłuchanie – art. 109 § 2 kp - nie musi odbywać się na piśmie),
  • zawiadomienie o ukaraniu karą porządkową musi mieć formę pisemną, a więc może zostać przesłane pocztą tradycyjną z własnoręcznym podpisem pracodawcy (lub osoby upoważnionej) lub elektronicznie z e-podpisem

Informacja o przedłużeniu umowy do dnia porodu

Nie jest wymagana na piśmie, można zatem przesłać ją emailem w treści wiadomości albo w załączniku jako skan pisma (podpis kwalifikowany nie jest wymagany)

Umowa o pracę, porozumienie zmieniające umowę o pracę, wypowiedzenie zmieniające, wypowiedzenie definitywne, rozwiązanie bez wypowiedzenia, rozwiązanie za porozumieniem stron*

Czynności te można z powodzeniem przygotować podczas pracy zdalnej (albo w formie druków do wypełnienia przez pracodawcę, albo gotowych pism z danymi). Wszystkie te dokumenty wymagają oświadczeń woli (odpowiednio – jednej ze stron lub obu stron). Dlatego też mogą być podpisywane własnoręcznie i przesyłane pocztą tradycyjną albo mogą przybrać formę elektroniczną podpisaną e-podpisem. W razie, gdy pracownik nie dysponuje takim podpisem a zawierane jest np. porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę, pracownik może podpisać własnoręcznie, a pracodawca może skorzystać z e-podpisu

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy  i „odwołanie” zwolnienia*

Takie zwolnienie (jak również „odwołanie zwolnienia”) traktowane jest jak polecenie służbowe, które nie musi być na piśmie, możliwe jest zatem przekazanie go pracownikowi w treści e-maila (bez e-podpisu). Często w praktyce zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy jest częścią wypowiedzenia i w takiej sytuacji – jako jeden dokument – jest podpisywane albo własnoręcznie albo przy użyciu e-podpisu

Skrócenie okresu wypowiedzenia

Skrócenie okresu wypowiedzenia wymaga oświadczeń woli (odpowiednio – jednej ze stron na podstawie art. 361 kp lub obu stron na podstawie art. 36 § 6 kp). Dlatego też taki dokument może być podpisany własnoręcznie i przesyłany pocztą tradycyjną albo może przybrać formę elektroniczną podpisaną e-podpisem (choć najczęściej ma on formę identyczną z wypowiedzeniem umowy o pracę). W razie, gdy pracownik nie dysponuje takim podpisem a zawierane porozumienie stron o skróceniu okresu wypowiedzenia, pracownik może podpisać własnoręcznie, a pracodawca może skorzystać z e-podpisu

Wnioski urlopowe

Zależnie od okoliczności mogą być generowane przez stosowany w zakładzie system teleinformatyczny,  mogą być przekazywane w treści e-maila lub nawet w formie skanu (przepisy prawa pracy nie wymagają zachowania formy pisemnej, więc e-podpis  nie musi być stosowany)

Udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego, opieki na dziecko na podstawie art. 188 kp, dni na poszukiwanie pracy*

Przepisy prawa pracy nie wymagają zachowania formy pisemnej dlatego też może odbywać się poprzez e-mail (w treści wiadomości lub jako skan – e-podpis nie jest wymagany), w tradycyjnej papierowej formie przesyłanej pocztą, albo w systemie teleinformatycznym działającym w zakładzie pracy (e-urlopy)

Udzielenie opieki na dziecko*

Wymaga złożenia wniosku opatrzonego podpisem pracownika, dlatego też w zależności od okoliczności można:

  • przyjąć dokument podpisany własnoręcznie przez pracownika i np. przesłany pocztą tradycyjną,
  • przyjąć dokument elektroniczny podpisany e-podpisem jeśli pracownik go posiada (skany mogą być akceptowane jedynie dla celów informacyjnych, gdy skanowany dokument zostanie bezzwłocznie przez pracownika przesłany pocztą tradycyjną lub dostarczony w oryginale w inny sposób, np. do specjalnej skrzynki przed firmą).

Zgoda na pracę powyżej 8 godzin rodzic dziecka do lat 4 i cofnięcie tej zgody*

Choć przepisy prawa pracy nie wymagają wprost składania takiego dokumentu w formie pisemnej, pośrednio taka forma jest wymagana przez rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej. Zgoda lub brak zgody (albo cofnięcie zgody) to w mojej ocenie oświadczenie woli i dlatego dokument powinien zawierać albo własnoręczny podpis pracownika (forma papierowa) albo e-podpis (forma elektroniczna)

Porozumienia zbiorowe z przedstawicielstwem załogi dla celów określonych w przepisach antykryzysowych (np. obniżenie wymiaru czasu pracy, przestój ekonomiczny)

Wymaga oświadczeń woli obu stron dlatego taki dokument może być podpisany własnoręcznie i przesyłany pocztą tradycyjną albo może przybrać formę elektroniczną podpisaną e-podpisem. W razie, gdy pracownik (pracownicy) nie dysponuje takim podpisem może podpisać własnoręcznie, a pracodawca może skorzystać z e-podpisu

Świadectwo pracy*

Wymaga podpisu pracodawcy (lub osoby upoważnionej). W zależności od okoliczności można:

  • przygotować świadectwo i przesłać wypełnione świadectwo do wydruku i podpisu przez pracodawcę (lub osobę upoważnioną np. przełożonego),
  • przygotować, wypełnić , podpisać własnoręcznie i wysłać pracownikowi tradycyjną pocztą,
  • przygotować, wypełnić, podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać pracownikowi e-mailem

*przygotowanie i wypełnienie takich dokumentów wymaga informacji zgromadzonych w dokumentacji pracowniczej. W praktyce jest więc możliwe albo w oparciu o takie dokumenty (np. dostarczone pracownikowi wykonującemu pracę zdalną do domu lub dostępne poprzez system teleinformatyczny) albo na podstawie informacji przekazanych przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, która będzie miała dostęp do tej dokumentacji w zakładzie pracy.

Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel