Świadczenia z ZFŚS – na podstawie druku PIT od pracownika i oświadczenia o niezatrudnieniu od emeryta

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Natomiast osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Regulamin funduszu pracodawca ustala w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. W przypadku gdy u pracodawca działa więcej niż jedna organizacja związkowa, organizacje te powinny przedstawić pracodawcy wspólne stanowisko w sprawie regulaminu funduszu, w przeciwnym razie decyzje w sprawie ustalenia regulaminu podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin funduszu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób osoba ubiegająca się o świadczenie z funduszu powinna udokumentować swoją sytuację materialną. Kwestie te powinny zostać uregulowane w regulaminie funduszu. Regulamin powinien określać, jakie informacje i dokumenty ma przedstawić pracownik/emeryt ubiegający się o przyznanie świadczenia z funduszu.

Jeżeli zatem obowiązujący u pracodawcy regulamin funduszu przewiduje jedynie składanie oświadczeń o wysokości dochodów, nie można dodatkowo żądać przedłożenia dokumentów potwierdzających ich rzeczywistą wysokość (np. kopii PIT-ów). Byłoby to możliwe dopiero po dokonaniu stosownej zmiany w regulaminie funduszu.

W przypadku gdy pracodawca i działające u niego związki zawodowe lub przedstawiciel pracowników uzgodnią, iż osoba ubiegająca się o świadczenie z funduszu ma obowiązek udokumentować swoją sytuację materialną, przedstawiając kopię PIT-u, mogą wprowadzić odpowiednie zapisy do regulaminu funduszu. Obowiązek przedstawienia kopii rocznego zeznania podatkowego może dotyczyć również współmałżonka pracownika.

W kwestii możliwości żądania oświadczeń o zatrudnieniu u innego pracodawcy wypowiedział się Sąd Najwyższy, który w wyroku z 8 maja 2002 r. (sygn. akt I PKN 267/01) orzekł, że pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (art. 23 kc, art. 47 i art. 51 ust. 1 i 2 konstytucji), zobowiązując go zgodnie z postanowieniami regulaminu przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy.

Zdaniem SN w art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest zawarta zasada przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat z funduszu według kryteriów o charakterze wyłącznie socjalnym, tj. uzależnionych co do zasady i wysokości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Z tego zaś punktu widzenia nie może być obojętne to, czy i jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy, w którym ubiega się o świadczenie, oraz jaka jest sytuacja życiowa wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli więc przyznawanie świadczeń jest uzależnione od wymienionych wyżej kryteriów, to oczywiste staje się, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo wyjaśnienia, ustalenia i oceny.

W świetle powyższego, regulamin funduszu może zobowiązywać byłych pracowników – emerytów i rencistów do składania oświadczeń o pozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.