Pracownik na urlopie – 4 przykłady rozliczenia wakacyjnego wypoczynku

Zgodnie z art. 172 kp za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Jeśli pracownik ma stałe miesięczne wynagrodzenie, należy mu po prostu wypłacić normalną pensję, bez rozdzielania części przypadającej na okres urlopu i czas pracy.

Inaczej jednak za okres urlopu będzie wynagradzany pracownik, który otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia, do których w szczególności należą:

• wynagrodzenie za pracę wyrażone w stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej,

• dodatki za pracę w nocy,

• wynagrodzenie i dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych,

• prowizje (z tytułu sprzedaży, wzrostu produkcji itp.),

• dodatki za pracę w warunkach szkodliwych,

• dodatki stażowe rozliczane godzinowo,

• zmienne premie regulaminowe, uzależnione od wyników pracy.

W praktyce nie jest możliwe ścisłe ustalenie wysokości składników zmiennych, które pracownik wypracowałby w czasie urlopu, stąd wynagrodzenie urlopowe oblicza się poprzez wyliczenie średniej wysokości tych składników, wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających urlop, w średniej wysokości. Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego określa rozporządzenie urlopowe.

W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się (§ 6 rozporządzenia urlopowego):

1. jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,

2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

3. gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,

4. wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,

9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,

10. odpraw emerytalnych lub rentownych albo innych odpraw pieniężnych,

11. wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

W wynagrodzeniu urlopowym nie uwzględnia się również składników przysługujących za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, do których należą w szczególności premie kwartalne, półroczne i roczne, a także wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wraz z dodatkiem z tego tytułu, wypłacone po zakończeniu okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc w związku z przekroczeniem przez pracownika tzw. normy średniotygodniowej.

Do obliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjmuje się składniki wypłacone w miesiącach poprzedzających wykorzystywanie urlopu. Na sposób obliczenia wynagrodzenia urlopowego ma zatem wpływ termin wypłaty wynagrodzeń obowiązujący u danego pracodawcy.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:

1. dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,

2. mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Wynagrodzenie za urlop należy odnosić wyłącznie do liczby faktycznie przepracowanych przez pracownika godzin w miesiącach, z których ustalana jest podstawa wymiaru tego wynagrodzenia, zatem na jego wysokość nie mają wpływu nieobecności pracownika przypadające zarówno w miesiącu wykorzystywania urlopu, jak i w miesiącach poprzedzających.

W przypadku wynagrodzenia ustalonego w stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej całe wynagrodzenie stanowi składnik zmienny, stąd do podstawy wynagrodzenia za urlop przyjmiemy je w całości.

Niektórzy pracownicy wynagradzani akordowo lub prowizyjnie otrzymują część płacy w formie stałej. Za okres urlopu tę część wynagrodzenia należy wypłacić bez wyodrębniania części przypadającej na okres urlopu i na okres pracy. Natomiast z pozostałych składników należy ustalić wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu.

Zgodnie z § 10 rozporządzenia urlopowego, w razie zmiany wysokości składników przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Oznacza to, że w przypadku zmiany wysokości wynagrodzenia zasadniczego może być konieczne przeliczenie wynagrodzenia pracownika za poprzednie miesiące, z uwzględnieniem nowych stawek.

Przykład 1
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3.000,00 zł brutto. W lipcu 2017 r. wykorzystał 10 dni (80 godzin) urlopu. Za lipiec pracownikowi należy wypłacić normalne wynagrodzenie, tj. 3.000,00 zł brutto.

Przykład 2
Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną w wysokości 2.500,00 zł brutto, pracujący w 8-godzinnym systemie 3-zmianowym wykorzystywał w lipcu 10 dni urlopu (80 godzin). Jego rozkład czasu pracy i wynagrodzenie otrzymane w czerwcu maju i kwietniu 2017 r. przedstawiał się następująco:

Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wyniesie: 543,04 zł : 478 godzin = 1,14 zł. Za 80 godzin urlopu pracownik otrzyma: 1,14 zł × 80 godzin = 91,20 zł.

Przykład 3
U pracodawcy obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracownik zatrudniony w równoważnym czasie pracy po 12 godzin na dobę wykorzystał w lipcu 15 dni urlopu. W tym okresie przepracowałby – zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy – 120 godzin. Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową w wysokości 18,00 zł brutto. Jego rozkład czasu pracy i wynagrodzenie w czerwcu maju i kwietniu 2017 r. przedstawiał się następująco:

Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wyniesie: 9.812,13 zł : 504 godz. = 19,47 zł. Za 120 godzin urlopu pracownik otrzyma: 19,47 zł × 120 godzin = 2.336,40 zł.

Przykład 4
Przedstawiciel handlowy, wykonujący stale pracę w terenie, otrzymuje następujące składniki wynagrodzenia:

1) Składniki o charakterze stałym:
- płaca zasadnicza w wysokości 2.000,00 zł brutto miesięcznie,
- dodatek motywacyjny w wysokości 10% płacy zasadniczej,
- ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych, odpowiadający w przybliżeniu 10 godzinom miesięcznie, w wysokości 200 zł.

2) Składniki o charakterze zmiennym:
- prowizja od sprzedaży.

W lipcu 2017 r. wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego. Jego rozkład czasu pracy i wynagrodzenie otrzymane w czerwcu, maju i kwietniu 2017 r. przedstawia się następująco:

Wynagrodzenie za 1 godzinę urlopu wyniesie: 5.819,50 : 440 godzin = 13,23 zł. Za 80 godzin urlopu pracownik otrzyma: 13,23 zł × 80 godzin = 1.058,40 zł.