Pracodawca zapłaci nie tylko za odwołany, ale i za przesunięty urlop

Co do zasady, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Pracodawca tworzy go w oparciu o wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu. Mimo istnienia planu urlopów pracodawcy często wprowadzają jeszcze dodatkowe dokumenty potwierdzające wykorzystywanie urlopu przez pracownika. Należą do nich wnioski czy karty urlopowe. Jeżeli tak jest, to nawet pomimo istnienia planu pracownik, który chce skorzystać z urlopu, musi złożyć stosowny wniosek.

Wprawdzie w doktrynie pojawiają się opinie, iż pracownik nie potrzebuje dodatkowej akceptacji ze strony pracodawcy, jeżeli chce rozpocząć urlop w terminie przewidzianym w planie urlopów, to jednak w kwestii tej należy wskazać na wyrok Sadu Najwyższego z 5 września 1979 r. (sygn. akt I PRN 82/79), w którym sąd stwierdził, iż „plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Praktycznie zakład pracy wyraża swoją wolę w tym przedmiocie - najczęściej - wydając pracownikowi tzw. kartę urlopową”.

Pracodawca może nie tworzyć planu urlopów, jeżeli nie działa u niego organizacja związkowa lub wyraziła ona zgodę na brak planu urlopów. W takiej sytuacji o dacie wolnego decyduje pracodawca po porozumieniu z pracownikiem.
Pracodawca powinien w miarę możliwości akceptować wnioski pracowników, ale może odmówić udzielenia urlopu we wskazanym terminie, jeżeli jest to konieczne ze względu na zapewnienie normalnego toku pracy w zakładzie. W takiej sytuacji wniosek pracownika nie jest jedynie potwierdzeniem wcześniejszych ustaleń, lecz prośbą, do której pracodawca może się nie przychylić.
Samowolne rozpoczęcie urlopu wbrew decyzji pracodawcy mogłoby zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (wyrok z 15 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 306/00) „pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy”.

Raz ustalona data wypoczynku pracownika, co do zasady, nie powinna być zmieniana. Czasem jednak zdarza się, że w wyniku nieprzewidzianych wcześniej okoliczności pracownik nie może pójść na urlop w wyznaczonym dniu.
Przesunięcie terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy może nastąpić w razie szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałby poważne zakłócenia w toku pracy. Okoliczności uzasadniające konieczność przesunięcia terminu zaplanowanego urlopu nie mogą być znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu. Przesunięcie terminu urlopu powinno być zatem uzasadnione sytuacją, której pracodawca wcześniej nie przewidywał, np. dodatkowe zamówienie powodujące konieczność zwiększenia produkcji czy choroba pracownika, który miał pełnić zastępstwo w czasie planowanego urlopu pracownika.

Wprawdzie obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązku zwrotu kosztów powstałych w związku z przesunięciem terminu urlopu z inicjatywy pracodawcy, to przyjmuje się, że w takim przypadku należy przez analogię stosować art. 167 § 2 Kodeksu pracy, zobowiązujący pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w razie odwołania go z urlopu. Tym samym pracownik, który w związku z planowanym urlopem opłacił koszt pobytu na wczasach, a następnie wskutek decyzji pracodawcy o przesunięciu terminu urlopu nie mógł z tego pobytu skorzystać i nie odzyskał uiszczonych opłat, może domagać się od pracodawcy zwrotu poniesionych kosztów.