Odwołanie pracownika z urlopu – zagadnienia z praktyki

Data urlopu pracownika może być ustalona w planie urlopów a w razie jego braku – w wyniku porozumienia miedzy pracodawcą i podwładnym. Niezależnie od sposobu jej określenia, mogą zdarzyć się sytuacje, że pracownik okaże się niezbędny w firmie mimo urlopu. Przepisy dają pracodawcy ewentualność odwołania podwładnego z wypoczynku, ale muszą być spełnione ściśle określone przesłanki.

Może to nastąpić tylko wówczas, gdy:

• obecność pracownika w zakładzie pracy jest konieczna,

• nastąpiły okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Przepisy nie precyzują dokładnie, jakie okoliczności mogą być podstawą skrócenia odpoczynku podwładnego. Kodeks pracy w art. 164 § 2 wskazuje okoliczności, które pozwalają pracodawcy na przesunięcie zaplanowanego urlopu. Są to szczególne potrzeby, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy zakładu.

Niemniej jednak, w literaturze przyjmuje się, że powody odwołania pracownika z urlopu należy rozumieć szerzej. Mogą to być więc zarówno „szczególne potrzeby pracodawcy” jak i inne przyczyny, które co prawda wymagają obecności pracownika ale nie wiążą się z koniecznością zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy.

Ostateczną decyzję podejmuje pracodawca. To on musi ustalić, czy dane okoliczności są wystarczające do odwołaniu pracownika z urlopu. Podwładny może się z nimi nie zgadzać, nie ma jednak możliwości odmówienia powrotu do pracy. Ewentualne rozstrzygnięcie, czy pracodawca miał wystarczające powody do odwołania czy też nie mogą być bowiem rozstrzygane jedynie przez sąd pracy.

Pracownik, który nie wróci mimo wezwania naraża się na sankcje ze strony pracodawcy – od nałożenia kary porządkowej po dyscyplinarne zwolnienie z pracy.

Odwołać pracownika można również z urlopu na żądanie. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, jest to bowiem „część urlopu wypoczynkowego, a co za tym idzie – ma identyczny do urlopu wypoczynkowego charakter prawny i poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w ustawie, jak też wynikającymi z charakteru tego uprawnienia (np. możliwość udzielenia tego urlopu na części, czy obowiązek udzielania w terminie wskazanym przez pracownika), stosuje się do niego wynikającego z kp regulacje urlopowe” (wyrok SN z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/2009). W wyroku tym SN podkreślił, że „obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy”. W związku z tym, skoro pracodawca może odmówić pracownikowi takiego wolnego, tym bardziej może odwołać go z wypoczynku. Jak jednak podkreśla SN – muszą wystąpić szczególne okoliczności.

Przyjmuje się, że oświadczenie woli uznaje się za złożone drugiej stronie w momencie, w którym mogła ona zapoznać się z jego treścią. Odwołanie pracownika z urlopu to oświadczenie woli pracodawcy. Niemniej jednak w sytuacji, gdy pracownika nie ma w zakładzie powstaje pytanie, w jaki sposób je złożyć, żeby było skuteczne?

Kodeks pracy, ani inne przepisy, nie regulują w jakiej formie pracodawca powinien wezwać podwładnego. Na pewno nie musi być to forma pisemna.

Jeżeli pracownik posiada telefon służbowy – można na niego zadzwonić i poprosić pracownika o powrót. Niemniej jednak, ze względów dowodowych warto, po stawieniu się pracownika w pracy, potwierdzić na piśmie fakt, datę oraz treść wezwania. Z drugiej jednak strony – pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu służbowego podczas swojego wypoczynku a pracodawca nie może żądać podania innego numeru, pod którym pracownik będzie dostępny. W tym zakresie istnieje jednak wyjątek, o którym mowa będzie poniżej.

Niewskazane jest powiadamianie pracownika o konieczności powrotu do pracy w formie wiadomości wysłanej na telefon, gdyż wtedy pracodawca nie ma pewności, że pracownik przeczyta takiego sms’a. Można również próbować wezwać pracownika do pracy wysyłając mu wiadomość mailową na prywatną skrzynkę. Niemniej jednak, w takiej sytuacji trzeba by było uzyskać najpierw od pracownika taki adres e-mail, na co on nie musi się godzić.

Podwładny nie ma także obowiązku informować pracodawcy o miejscu swojego pobytu czy dokładnym adresie. Nie można więc zobowiązać pracownika do pozostawienia szczegółowych informacji o miejscu spędzania urlopu.

Niemniej jednak, zgodnie z wyjaśnieniami Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, pracodawca ma możliwość zobowiązania pracownika do podania danych kontaktowych w trakcie urlopu (zarówno adresu, pod którym będzie przebywał jak i numeru telefonu pod którym będzie dostępny), jeżeli pracownik pełni funkcję strategiczną w firmie lub istnieje prawdopodobieństwo, że może zaistnieć konieczność odwołania z urlopu (wyjaśnienia GIODO z 26 czerwca 2009 r., http://www.giodo.gov.pl/394/id_art/2820/j/pl/).

Pogląd ten znajduje swoje potwierdzenie również w literaturze.

Odwołanie pracownika z urlopu wiąże się z kosztami. W związku z tym, przed podjęciem takiej decyzji należy przeanalizować, czy nieobecność pracownika w zakładzie „zrekompensuje” kwotę, którą pracodawca będzie musiał pokryć w związku z wcześniejszym powrotem z wypoczynku.

Pracodawca jest bowiem zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika, pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Będą to więc sumy związane np.:

• ze skróceniem pobytu w hotelu,

• z wcześniejszym powrotem,

• z zapłaceniem za wycieczki krajowe i zagraniczne niepodlegające zwrotowi.

Pracodawca, w pewnych okolicznościach będzie także musiał zapłacić za powrót do domu rodziny pracownika. Stanie się tak w momencie, kiedy w wyniku odwołania została ona zmuszona do powrotu razem z nim.

Za koszty bezpośrednio związane nie można natomiast uznać wydatków, które pracownik poniósł w związku z przygotowaniem się do wyjazdu, a z których np. nie zdążył skorzystać.

Pracownik nie może także wymagać od pracodawcy zwrotu korzyści, których nie uzyskał w związku z odwołaniem z wypoczynku.

Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy pracodawca odwołuje pracownika z urlopu niezgodnie z przepisami, czyli nie ma powodu do jego wcześniejszego powrotu. W takiej bowiem sytuacji podwładny może żądać pokrycia pełnej szkody, jaką poniósł w związku z odwołaniem  urlopu (art. 471 Kodeksu cywilnego). Dozwolone jest więc żądanie pokrycia  ewentualnych korzyści, jakie uzyskałby, gdyby nie został wezwany do pracy.

W zależności od okoliczności pracownik wezwany do pracy w trakcie urlopu może, po wykonaniu zadania przez które został z niego odwołany, wrócić na miejsce wypoczynku. Co więcej, jeżeli w trakcie tego samego urlopu ponownie wystąpią okoliczności (te same lub nowe), które zmuszą pracodawcę do ponownego odwołania pracownika z wypoczynku – może on to zrobić.

Niewykorzystaną cześć urlopu z powodu odwołania z wypoczynku należy pracownikowi udzielić w terminie późniejszym.