Kilka pytań o zaległy urlop wypoczynkowy

Z początkiem każdego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego (inaczej jest w pierwszym roku pracy, kiedy to pracownik nabywa prawo do urlopu z dołu – po przepracowaniu każdego miesiąca). Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zatem przesuwanie urlopu wypoczynkowego na następny rok powinno zdarzać się wyjątkowo, w uzasadnionych sytuacjach (np. gdy pracownik nie złożył wniosku o urlop albo wystąpiły obiektywne przyczyny jak choroba pracownika lub szczególne potrzeby pracodawcy). Wówczas jednak niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (przy czym nie dotyczy to tzw. urlopu na żądanie).

Często pojawia się pytanie jak interpretować ustawowy obowiązek udzielenia zaległego urlopu do 30 września następnego roku. Czy oznacza to, że pracownik do tego dnia musi wykorzystać cały zaległy wypoczynek? Otóż nie.

Jak wyjaśnia Główny Inspektorat Pracy (pismo z 30 sierpnia 2012 r., sygn. GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP) przyjmuje się, że termin udzielenia urlopu zaległego do końca III kwartału następnego roku jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września. Nie ma więc obowiązku, aby do tego dnia pracownik wykorzystał cały wypoczynek, który został mu z poprzedniego roku, ale jedynie aby go rozpoczął.

Zasada udzielania pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Urlop ten niewykorzystany w danym roku kalendarzowym przechodzi na rok następny i staje się zwykłym urlopem zaległym, przy czym pracodawca nie może nakazać pracownikowi wykorzystania go w terminie do końca września – razem ze zwykłym urlopem zaległym (pismo Departamentu Prawnego GIP z 7 kwietnia 2008 r., sygn. GPP-110-4560-170/08/PE). W stosunku do tej części urlopu obowiązuje 3-letni termin przedawnienia, w okresie którego urlop powinien być udzielony w naturze.

Kolejna wątpliwość pojawia się w przypadku pracowników powracających z długich urlopów rodzicielskich. Może bowiem zdarzyć się sytuacja, że pracownica od lutego 2013 roku przez kilka miesięcy przebywała na zwolnieniu lekarskim, potem od sierpnia 2013 roku korzystała z urlopów macierzyńskich oraz rodzicielskiego. Chociaż de facto była nieobecna w pracy przez cały 2013 rok, ma prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego za ten okres. Korzystanie przez pracownika z urlopów związanych z urodzeniem dziecka nie wpływa bowiem na wymiar urlopu wypoczynkowego. Za okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego pracownik zachowuje prawo do urlopu wypoczynkowego.

Jeśli więc pracownica wraca do pracy w sierpniu lub wrześniu 2014 roku, ma prawo wnioskować o cały zaległy urlop wypoczynkowy z 2014 roku oraz dodatkowo o cały urlop bieżący – a pracodawca ma obowiązek taki wniosek uwzględnić i udzielić jej tych urlopów.

Częstym problemem z jakim spotykają się pracodawcy jest niechęć pracowników do wykorzystywania zaległych urlopów w terminie określonym przepisami. Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że w takim przypadku pracodawca może wysłać pracownika na urlop zaległy nawet bez jego zgody.

W uzasadnieniu wyroku z 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, iż przepis art. 168 Kodeksu pracy dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane, nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić „najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” (obecnie do końca września następnego roku) żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków.

Zdaniem Sądu z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 Kodeksu pracy nie da się wywieść warunku, że zastosowanie tego przepisu zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (...). Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 Kodeksu pracy) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Jeżeli więc pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu w terminie do 30 września, pracodawca ma prawo wysłać pracownika na taki urlop bez jego zgody.

O ile pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, to nie jest dopuszczalne takie działanie ze strony pracownika. Nie może on bowiem bez zgody pracodawcy rozpocząć urlopu wypoczynkowego, nawet jeśli chodzi o urlop zaległy.

Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00) zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy, a naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy.