Grudniowe świadczenia w firmie, czyli jak rozliczać świąteczne bonusy

Pod względem ekonomicznym, najmniej odczuwalne dla kieszeni pracownika są podarki finansowane właśnie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, o ile firma takim dysponuje. Fundusz spełnia funkcję „podpory” dla osób, które ze względu na sytuację życiową, rodzinną czy materialną potrzebują dodatkowych środków pieniężnych czy rzeczowych. Działalność socjalna to nie tylko udzielanie pomocy przeznaczonej na zwykłe utrzymanie, ale również podejmowanie ze strony pracodawcy inicjatyw na rzecz wypoczynku, rekreacji, czy zaspakajanie potrzeb kulturalno-oświatowych. Poprzez dopłaty, dofinansowania do tego rodzaju usług i świadczeń pracodawca realizuje cel funduszu. Przed świętami pracodawcy również uruchamiają jego zasoby by zorganizować podarunki dla osób uprawnionych (bony, paczki, zapomogi, karty upominkowe itp.). Jednak podział środków z przeznaczeniem na poszczególne rodzaje świadczeń powinien odbywać się zgodnie z regulaminem zfśs.

Podkreślmy, że pomocy udzielamy na prośbę uprawnionego i ma ona charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie możemy, ale nie musimy przydzielić. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się bowiem od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Pamiętajmy, że przyznawanie świadczeń z ZFŚS z pominięciem wymogów socjalnych, a więc bez różnicowania ich wysokości ze względu na stan rodzinny czy ekonomiczny pracownika (każdemu jednakowo) jest naruszeniem ustawy o ZFŚS. Ponadto, generuje ryzyko błędnego rozliczenia podatkowo-składkowego. Postąpimy więc nieprawidłowo, jeśli rozdamy pracownikom np. bony o tej samej wartości czy takie same paczki uznając, że ze względu na święta wartościowanie prezentów nie będzie mile widziane przez załogę. Środki Funduszu powinniśmy bowiem kierować do najbardziej potrzebujących, a nie jest możliwe by wszyscy pracownicy znajdowali się w jednakowym położeniu osobistym.

Jeżeli chcemy wszystkich pracowników wspomóc jednakowo, możemy wykorzystać do sfinansowania prezentów inne środki, np. obrotowe.

Wszelkie dodatkowe świadczenia pochodzące od pracodawcy, nawet te o charakterze socjalnym stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem, bony, paczki, karty podarunkowe czy przedpłacone również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że pewne świadczenia pozostają zwolnione z podatku dochodowego. Wśród nich jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Do świadczeń pieniężnych można tu zaliczyć karty przedpłacone (pre-paid). Jest to instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, który umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Karta przedpłacona jest więc środkiem płatniczym.

Z kolei do rzeczowych świadczeń można przyporządkować paczki, kosze z artykułami konsumpcyjnymi, które również mogą pozostać zwolnione.

Inaczej musimy potraktować karty (kupony) upominkowe, zwane inaczej elektronicznymi bonami towarowymi. Zastępują tradycyjne, papierowe bony/talony towarowe, ale pełnią tę samą funkcję. Inny jest tylko nośnik czyli magnetyczna karta. Ma ona określony nominał i do tej wartości posiadacz może dokonać wymiany karty na towar z oferty w oznaczonej sieci sklepów (wystawcy karty) np. zakupić odzież, kosmetyki.

Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych faworyzują świadczenia o charakterze socjalnym. Z podstawy wymiaru składek na ZUS są bowiem wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Takie brzmienie treści zwolnienia oznacza, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie jaką mają formę czy wartość. Nie ma żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania czyli Fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

Warto jeszcze wskazać na jedno zwolnienie. Dotyczy ono pracodawców nie mających zfśs, ale inny fundusz o charakterze socjalno-bytowym. Ze składek wolne są bowiem świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na zfśs (1 093,93 zł).

Spotkania opłatkowe, przyjęcia mikołajkowe dla dzieci to również często spotykana część świątecznego klimatu w firmach. Sprzyjają one integracji pracowników. Stąd, również mogą być organizowane ze środków pochodzących z zfśs, i to bez stosowania kryteriów socjalnych. Orzecznictwo w tym zakresie aprobuje pogląd, że spotkania integracyjne, jako usługi o charakterze nieulgowym można finansować z funduszu, a udział w nich ma prawo wziąć każdy na równych prawach. Przypomnijmy, że taki kierunek zapatrywania się na działalność socjalną zapoczątkował Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r. (sygn. akt II PK 74/08, opubl. w OSNP 2010/7-8/88). Działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń. Może on również zaspokajać zbiorowe potrzeby zatrudnionych, organizując imprezy np. wspólne wycieczki, spotkania integracyjne, pikniki. Taka forma działalności powinna być zapisana w regulaminie zfśs.

Jeśli chodzi o sferę przychodową udziału w świątecznych imprezach, to odkąd obowiązuje wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) nie ma już problemów z ustalaniem czy powstał bądź nie, przychód z nieodpłatnych świadczeń. Organy podatkowe zastosowały się do wytycznych TK, który sformułował kryteria wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści), oraz wypowiedział się wprost na temat imprez.

Przy okazji świąt pracodawcy pamiętają też o swoich byłych pracownikach - emerytach/rencistach. Oni również otrzymują różnego rodzaju świadczenia np. z zfśs czy innych środków (paczki, gotówka). W świetle podatku dochodowego, z tytułu świadczeń otrzymanych przez emerytów lub rencistów, w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem pracy (lub pokrewnym), w tym od związków zawodowych, pobiera się podatek zryczałtowany w wysokości 10% należności, ale dopiero od nadwyżki ponad limit zwolnienia. Limit ten na rok podatkowy wynosi 2 280 zł. Zwolnieniem do tego limitu są objęte świadczenia otrzymywane przez byłych pracowników - emerytów lub rencistów (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT). Zwolnienie to nie ogranicza świadczeń co do rodzaju czy formy, ani też źródła ich finansowania.