Najczęstsze błędy przy stosowaniu elastycznego czasu pracy – kontrola PIP

Pierwszy błąd wykryty przez Państwową Inspekcję Pracy polega na tym, że pracodawcy nie dopełniają obowiązku ustalenia rozkładu czasu pracy pracowników. W 26,3 proc. skontrolowanych podmiotów inspektorzy ujawnili nieprawidłowości polegające na nieustaleniu rozkładu czasu pracy.

Drugi błąd, który pojawił się u 15,7 proc. kontrolowanych pracodawców, to ustalanie rozkładu czasu pracy niezgodnie z przepisami (odsetek pracowników, wobec których ujawniono wskazane nieprawidłowości, wynosił odpowiednio 17,8 i 11,2 proc.).

Trzecie przewinienie dotyczyło blisko 13 proc. pracodawców, którzy nie informowali pracowników o obowiązujących ich rozkładach czasu pracy.

Czwarty błąd to informowanie pracowników o rozkładach czasu pracy w sposób niezgodny z przepisami (np. bez zachowania wymaganego terminu) – robiło tak 9 proc. pracodawców.

Piąty błąd pracodawców przy wprowadzaniu i stosowaniu elastycznego czasu pracy to niewłaściwy tryb wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego. W trakcie ubiegłorocznych kontroli u 129 skontrolowanych pod tym kątem pracodawców stwierdzono go w 27 przypadkach.

Szósty błąd, polegający na nieprzekazaniu właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy kopii porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego czasu pracy, popełniono w 27 przypadkach, natomiast w 21 nie dotrzymano terminu przekazania dokumentów (to już siódme przewinienie pracodawców). Aż u 27 pracodawców (na 129 zbadanych) stwierdzono przypadki stosowania przedłużonego okresu rozliczeniowego, pomimo iż nie została wdrożona żadna z przewidzianych przepisami procedur do przedłużenia okresu rozliczeniowego na okres nieprzekraczający 12 miesięcy.

W myśl art. 129 § 3 Kodeksu pracy pracodawca sporządza rozkład czasu pracy danego pracownika w formie pisemnej lub elektronicznej.

Rozkład (nazywany też harmonogramem lub grafikiem) nie musi obejmować całego okresu rozliczeniowego – pracodawca może go sporządzić na okres krótszy, ale obejmujący co najmniej 1 miesiąc. Tak sporządzony rozkład pracodawca musi przekazać pracownikowi co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (nie jest zatem możliwe sporządzanie grafików czasu pracy na okresy jednotygodniowe albo przekazywanie ich pracownikom z dnia na dzień).

Pracodawca jest jednak zwolniony z obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 Kodeksu pracy), jeżeli:

• rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia albo z umowy o pracę,

• w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm czasu pracy – w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik,

• na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady ruchomego czasu pracy lub pracownik ma ustalony indywidualny rozkład czasu pracy.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego do maksymalnie 12 miesięcy jest możliwe w każdym systemie czasu pracy. Można to zrobić, jeśli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy oraz zachowane są ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Na wydłużenie okresu rozliczeniowego pracodawca musi uzyskać zgodę:

• organizacji związkowych (lub, jeśli w zakładzie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i nie można osiągnąć porozumienia ze wszystkim, organizacji reprezentatywnej w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy) lub

• przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u pracodawcy.

Ustalenia między wskazanymi stronami w zakresie wydłużenia okresu rozliczeniowego strony zawierają w porozumieniu. Kopię tego porozumienia pracodawca ma obowiązek przekazać do właściwego okręgowego inspektora pracy – w terminie 5 dni od zawarcia porozumienia.

Źródło: Sprawozdanie Głównego Inspektora Pracy z działalności Państwowej Inspekcji Pracy – 2014, www.pip.gov.pl; www.mpips.gov.pl.