Zmiana harmonogramu czasu pracy alternatywą dla polecania pracy w godzinach nadliczbowych

GRAFIK CZASU PRACY

lipiec 2014 roku

Legenda:
Z – dni, w które zmieniono harmonogram, po literze Z następuje liczba godzin pracy lub rodzaj dnia wolnego
W_N – wolna niedziela,
W₅ – dzień wolny z pięciodniowego tygodnia pracy,
W_H – dzień harmonogramowo wolny od pracy,
4 – praca od 8.00 do 12.00,
6 – praca od 8.00 do 14.00,
8 – praca od 8.00 do 16.00,
10 – praca od 8.00 do 18.00,
12 – praca od 8.00 do 20.00.

Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy kompleksowe rozwiązanie.

Przedstawiony plan pracy jest prawidłowy, gdyż przewiduje 184 godziny pracy, czyli wartość zgodną z wymiarem czasu pracy obowiązującym w lipcu 2014 roku. Przed zmianą była ona rozłożona na 20 dni pracy, po modyfikacji obejmuje 19 dni pracy, więc ostatecznie pracownik ma zapewnione o 4 dni wolne więcej niż minimum gwarantowane przepisem.

Pierwotny plan zakładał kumulację pracy w okresie od 8 do 22 lipca, która była równoważona mniejszą liczbą dni i godzin pracy na początku i na końcu miesiąca. Założenia te zostały zachowane po zmianach rozkładu, które obejmowały ustalenie dodatkowego dnia pracy 7 lipca w wymiarze 12 godzin, zrekompensowanego udzieleniem 2 dni wolnych 30 i 31 lipca, każdy w wymiarze 6 godzin oraz 18 lipca w wymiarze 8 godzin, zrekompensowanego udzieleniem 8-godzinnego dnia wolnego 24 lipca. Jednocześnie pracodawca sześciokrotnie przedłużył dobowy wymiar czasu pracy z 10 do 12 godzin w dniach 8, 9, 16, 17, 21 i 22 lipca, równoważąc te 12 godzin pracy skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy z 8 do 4 godzin w dniach 23, 28 i 29 lipca. Wszystkie te zmiany są zgodne z obowiązującym pracownika systemem czasu pracy i nie powodują naruszenia przepisów, więc ich przeprowadzenie nie generuje dodatkowych kosztów płacowych. Pojawią się one w związku z nadgodzinami dobowymi, do których doszło w dniach 10, 11, 14 i 15 lipca.

W ramach systemu równoważnego granicą przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy jest 12 godzin. Skoro pracodawca nie może zaplanować pracy w wymiarze przekraczającym tę wartość, każda godzina pracy powyżej 12 będzie nadgodziną dobową, wynikającą z przekroczenia przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Owa dodatkowa godzina pracy przypadała między 20.00 a 21.00, czyli niewątpliwie poza porą nocną, więc pracownik nabędzie za nią prawo do normalnego wynagrodzenia uzupełnionego o 50% dodatek z pensji zasadniczej.

Zmiana harmonogramu czasu pracy może stanowić dla pracodawcy odpowiednią alternatywę dla polecania pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych. Podstawowa jej przewaga polega na tym, że już na etapie wprowadzania zmiany grafiku pracodawca wyznacza podwładnemu inny dzień wolny lub planuje w danej dobie mniejszą niż pierwotnie zakładana liczbę godzin pracy.

Prawidłowo przeprowadzona zmiana rozkładu skutkuje wyrównaniem wymiaru przypadającego do przepracowania w skali okresu rozliczeniowego, więc poczyniona modyfikacja pozostaje bez wpływu na roszczenia płacowe pracownika. Nawet jeśli jest on wynagradzany stawką godzinową, a czas wolny zostanie wyznaczony w innym miesiącu w ramach dłuższego okresu rozliczeniowego, podwyższone wynagrodzenie za miesiąc, w którym doszło do zaplanowania dodatkowej pracy, zostanie skompensowane obniżeniem pensji w miesiącu odbioru czasu wolnego.

Na tym tle rekompensata nadgodzin czasem wolnym okazuje się znacznie bardziej problematyczna, gdyż do oddania ich w proporcji 1:1 niezbędny jest pisemny wniosek pracownika. Przypadki polecenia nadgodzin wiążą się równie często z koniecznością wezwania pracownika do pracy w dniu, który był dla niego wolny zgodnie z rozkładem, co ma znaczący wpływ na zasady rekompensaty.

Proszę pamiętać, że: w przypadku dni wolnych, wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, pracodawca musi bezwzględnie udzielić pracownikowi innego dnia wolnego, w uzgodnionym z nim terminie, z kolei za pracę w wolne niedziele i święta można, alternatywnie do wyznaczenia dnia wolnego, zapłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie powiększone o 100% dodatek. Niezrekompensowana czasem lub dniem wolnym dodatkowa praca będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami, gdyż jeśli pracownik nie wystąpi z wnioskiem o udzielenie czasu wolnego lub nie dojdzie do udzielenia dnia wolnego, wystąpi konieczność wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem, a w przypadku dni wolnych z art. 151³ kp również ryzyko kwalifikacji działania pracodawcy jako wykroczenia.

Zmiana harmonogramu jest więc dla pracodawcy znacznie korzystniejszym rozwiązaniem niż polecanie nadgodzin, choć nie zawsze pozwoli ona na ich uniknięcie. Prawidłowo przeprowadzane zmiany są jednak środkiem pozwalającym na ograniczenie do minimum liczby przekroczeń, a co za tym idzie – pozwalają na utrzymanie kosztów pracy na akceptowalnym poziomie.

Możliwość zmiany harmonogramów musi być przewidziana w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, a w przypadku mniejszych zakładów pracy w obwieszczeniu pracodawcy o czasie pracy.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu: harmonogram pracy nie może być dowolnie zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego. Zmiany takie są dopuszczalne w przypadkach określonych w Kodeksie pracy, np. w razie oddawania dnia wolnego za pracę w dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia pracy lub za niedzielę czy święto, oraz w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy. Jako przykłady okoliczności uzasadniających takie zmiany GIP wskazał długotrwałą nieobecność lub chorobę innego pracownika, podnosząc, że jeśli z przepisów wewnętrznych nie wynika możliwość zmiany harmonogramu, nie jest ona dopuszczalna (GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników (wydanym już po ostatniej nowelizacji przepisów o czasie pracy z 2013 r.): harmonogram czasu pracy może być sporządzony na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej miesiąc i musi zostać przekazany pracownikowi na tydzień, przed rozpoczęciem ujętego w nim okresu. Podkreśliło, że przepis art. 129 § 3 kp nie przewiduje możliwości dokonywania zmian w obowiązujących rozkładach, nie określa również minimalnego wyprzedzenie dla ich ogłaszania. Zmiany te są jednak praktykowane i w ocenie ministerstwa dopuszczalne z przyczyn obiektywnych. Z kolei kwestia minimalnego wyprzedzenia, z jakim powinny być one ogłaszane pracownikom, powinna zostać rozstrzygnięta w przepisach wewnętrznych pracodawcy, np. w regulaminie pracy.

Korzystanie z zalet wynikających z możliwości wprowadzania na bieżąco zmian w obowiązujących pracowników grafikach wymaga odpowiednich podstaw w przepisach wewnętrznych.

Bez kompleksowej regulacji tego zagadnienia pracodawca może bowiem zmieniać grafik jedynie w przypadku oddawania dnia wolnego za pracę w wolną sobotę, niedzielę lub święto oraz czasu wolnego w przypadku rekompensaty nadgodzin, gdyż wtedy możliwość ta wynika bezpośrednio z przepisów.

Otwartą pozostaje w takim przypadku kwestia minimalnego wyprzedzenia, z jakim pracodawca powinien poinformować o zmianach zainteresowanego pracownika, skoro punktem odniesienia może być w tym przypadku wyłącznie przepis wewnętrzny. Z tego względu w interesie pracodawcy leży wprowadzenie odpowiednich regulacji do treści obowiązujących w zakładzie regulaminów pracy, układów zbiorowych lub obwieszczeń. Najkrótsze wyprzedzenie dopuszczane w tym zakresie przez PIP w praktyce kontrolnej to 1 dzień kalendarzowy, gdyż w tym samym dniu zmiana grafiku pozwalałaby na omijanie w ogóle polecania pracy w nadgodzinach.

WZÓR

Prześlij nam swój problem. Skontaktujemy się i pomożemy.