Jak rozliczać nadgodziny i dyżury pełnione przez kierownika działu

Jak rozliczać nadgodziny i dyżury pełnione przez kierownika działu

29.07.2015

Rozwiązanie problemu zleconego przez użytkownika serwisu

Użytkownik serwisu zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w rozwiązaniu następującego przypadku: Kierownik działu sprzedaży jest zatrudniony w spółce akcyjnej w systemie podstawowym w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Co do zasady wykonuje swoje zadania w dni powszednie, w godzinach od 8.00 do 16.00. Niemniej pracodawcy zdarza się wezwać go do pracy w wolną sobotę lub niedzielę. Taki przypadek zaistniał w sobotę 5 kwietnia oraz w niedzielę 13 kwietnia. Dodatkowo kierownik pełni dyżury zakładowe, podczas których pozostaje, co do zasady, w gotowości do udzielania merytorycznego wsparcia podległym handlowcom, a czasem przyjmuje od nich raporty. Dyżury te obejmują 5 godzin po zakończeniu pracy i są pełnione jedynie w dniach roboczych.

  1. Jak prawidłowo naliczyć mu wynagrodzenie, jeśli poza stałą pensją zasadniczą w kwocie 5.000 zł otrzymuje dodatek funkcyjny w kwocie 1.000 zł i zmienne premie wynikowe, za kwiecień w wysokości 2.000 zł?

Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy dla klienta kompleksowe rozwiązanie.

GRAFIK CZASU PRACY

kwiecień 2014 roku

Data

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Dzień

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Plan

8–16

8–16

8–16

8–16

W5

WN

8–16

8–16

8–16

8–16

8–16

W5

WN

8–16

8–16

Wyk.

8–16 + D5

8–16

8–16 + D5

8–18

8–16

WN

8–16 + D5

8–17

8–16 + D5

8–19

8–16 + D5

W5

8–16

8–16 + D5

8–16

Data

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Dzień

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Czw.

Pt.

Sob.

Nd.

Pon.

Wt.

Śr.

Plan

8–16

8–16

8–16

W5

WN

WŚ

8–16

8–16

8–16

8–16

W5

WN

8–16

8–16

8–16

Wyk.

8–16 + D5

8–16 + D5

W5

W5

WN

WŚ

8–16 + D5

8–17

8–16 + D5

8–19

W5

WN

8–16 + D5

8–16

8–16 + D5

Legenda:
WŚ – święto
W5 – dzień wolny z pięciodniowego tygodnia pracy
WN – niedziela
D5 – dyżur zakładowy 5–godzinny

Analiza planu pracy

Wstępem do rozliczenia czasu pracy kierownika musi być kontrola jego planu pracy, ta zaś wymaga ustalenia wymiaru czasu pracy obowiązującego w ramach całego etatu w kwietniu 2014 roku.

W tym miesiącu przypadają 4 pełne tygodnie oraz dwa dni powszednie, wystające poza pełne tygodnie (4 × 40 godzin) + (2 × 8 godzin). Należy również pamiętać o poniedziałku wielkanocnym, który jako ustawowo wolne od pracy święto obniża przypadający do przepracowania wymiar o 8 godzin. W sumie daje to więc 168 godzin pracy, które można rozłożyć na maksymalnie 21 dni pracy.

Odnosząc to do planu pracy na kwiecień, należy uznać, że jest prawidłowy. Pracodawca przewidział bowiem dla kierownika równo 21 dni pracy w wymiarze 8 godzin każdy, czyli wartość zgodną z wymiarem. Brak błędów w grafiku powoduje, że ewentualne nadgodziny były efektem jego modyfikacji w wykonaniu, nie zaś realizacji planu bez zmian.

Praca w wolną sobotę

Kierownik został zobowiązany do wykonywania pracy w wolną sobotę 5 kwietnia.

Proszę pamiętać, że: zatrudnienie na kierowniczym stanowisku nie wyłącza stosowania wobec pracownika zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustawodawca nie przewidział wobec takich osób możliwości odstąpienia od przepisu art. 1513 kp, który określa jedną formę rekompensaty dodatkowej pracy w dniu wolnym z pięciodniowego tygodnia pracy, czyli udzielenia innego dnia wolnego w terminie uzgodnionym z pracownikiem, przypadającym przed końcem okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiła taka praca.

W efekcie, niezależnie od zajmowanego przez pracownika stanowiska, pracodawca musi podjąć starania w celu przywrócenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, udzielając mu innego dnia wolnego od pracy. Tylko w ten sposób gwarantuje bowiem, że pracodawca nie spotka się z zarzutem naruszenia ochronnych przepisów o czasie pracy, który może być kwalifikowany jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Pracodawca uzgodnił z kierownikiem, że odbierze on za pracę w wolną sobotę dzień wolny w piątek, 18 kwietnia. Jest to rozwiązanie dogodne dla obu stron, gdyż kierownik zyskuje dłuższy weekend świąteczny, a pracodawca nie traci zbyt wiele z uwagi na spowolnienie branży w okresie świątecznym. Co więcej, udzielając dnia wolnego, pracodawca przywraca zasadę przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, co zwalnia go z odpowiedzialności za wykroczenie, które mogłoby zaistnieć w przypadku zawinionego nieudzielenia dnia wolnego. W omawianym przypadku 8 godzin pracy w wolną sobotę zostało zrekompensowane udzieleniem 8-godzinnego dnia wolnego, co w całości rekompensuje tę dodatkową pracę.

Proszę pamiętać, że: nieoddanie kierownikowi dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w sobotę nie tylko oznaczałoby powstanie wykroczenia, ale również spowodowałoby powstanie nadgodzin, za które pracownik nie zachowałby prawa do wynagrodzenia, gdyż za pracę w nadgodzinach kierownicy nie mają prawa ani do normalnego wynagrodzenia, ani dodatku za nadgodziny.

Rekompensata z tytułu pracy w niedzielę

Oprócz zobowiązania do wykonywania pracy w wolną sobotę pracodawca wezwał kierownika do pracy w niedzielę 13 kwietnia. W tym przypadku ogólna norma art. 15111 kp jest już znacznie bardziej liberalna, gdyż w razie braku możliwości udzielenia innego dnia wolnego dopuszcza wypłatę wynagrodzenia i 100% dodatku za każdą godzinę pracy w niedzielę.

W przypadku kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych ulega ona dodatkowemu złagodzeniu w art. 1514 § 2 kp. Przepis ten stanowi, że kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych nabywają za pracę w niedziele i święta prawo do normalnego wynagrodzenia uzupełnionego o 100% dodatek, jeśli w zamian za pracę w takim dniu nie otrzymali innego dnia wolnego. Wskazuje to jednoznacznie, że w przypadku tych pracowników wybór pomiędzy dwiema wspomnianymi formami rekompensaty niedzielno-świątecznej pracy jest swobodny i zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy.

W efekcie pracodawca może zdecydować o nieudzielaniu dnia wolnego za pracę w niedzielę i wypłacie wynagrodzenia powiększonego o 100% dodatek. W takiej sytuacji musi jednak liczyć się z tym, że za każdą godzinę niedzielnej pracy kierownik będzie miał prawo do normalnego wynagrodzenia i omawianego dodatku.

Proszę pamiętać, że: podstawy obliczania normalnego wynagrodzenia i dodatku będą się różnić, gdyż pierwszy składnik obejmuje poza pensją zasadniczą stały dodatek funkcyjny. Dodatek oblicza się w oparciu o stawkę zasadniczą wynagrodzenia, wynikającego z osobistego zaszeregowania, co oznacza, że do podstawy żadnego z tych składników płacy za nadgodziny nie wejdzie premia wynikowa, która jest zmiennym elementem siatki płac.

Rozliczenie dyżurów

Dyżur to okres pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania zadań wynikających z zawartej umowy w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym przez pracodawcę miejscu. Dyżur pracowniczy jest okresem płatnym w tym sensie, że pracownik ma w zamian prawo do czasu wolnego od pracy w tym samym wymiarze lub stawki godzinowej wynagrodzenia zasadniczego.

Proszę pamiętać, że: ustawodawca przewidział dwa wyjątki od powyższej zasady. Pierwszy z nich dotyczy dyżurów pełnionych przez pracownika w domu lub szerzej „pod telefonem”, gdyż z uwagi na mniejszą uciążliwość podwładny nie ma za nie prawa do rekompensaty. Drugi wyjątek dotyczy pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, którzy nie tylko nie mają prawa do wynagrodzenia za dyżury, lecz ponadto mogą je pełnić całodobowo bez względu na prawo do odpoczynków dobowych i tygodniowych.

Odnosząc to do kierownika, należy uznać, że nie wchodzi on w zakres żadnego z omawianych wyjątków. Jego dyżury zaistniały w zakładzie, a stanowisko kierownika działu sprzedaży nie mieści się w kręgu osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy, które jest ustawowo zdefiniowane i obejmuje jedynie członków zarządu oraz głównego księgowego. Tym samym więc za czas pełnionych dyżurów zakładowych ma on prawo do wynagrodzenia wynikającego z jego osobistego zaszeregowania. Skoro zaś dyżurował on 12 razy po 5 godzin, to oznacza, że łącznie pełnił dyżur przez 60 godzin.

Nadgodziny dobowe

Kierownik został zobowiązany do pozostania w pracy dłużej, niż to przewidziano w pierwotnym planie (tj. po godzinie 16.00). Było to w dniach: 4 kwietnia przez 2 godziny (praca w godzinach: 8–18), 8 kwietnia przez 1 godzinę (praca w godzinach: 8–17), 10 kwietnia przez 3 godziny (praca w godzinach: 8–19), 23 kwietnia przez 1 godzinę (praca w godzinach: 8–17) oraz 25 kwietnia przez 3 godziny (praca w godzinach 8– 19).

Tym samym pracownik wypracował łącznie 10 godzin nadliczbowych z przekroczenia 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy. W przypadku szeregowego pracownika okoliczność ta wymagałaby stosownej rekompensaty w postaci wypłaty wynagrodzenia i 50% dodatku, gdyż nadgodziny przypadały w dni robocze w porze dziennej lub udzielenia w zamian czasu wolnego (na wniosek lub bez wniosku pracownika).

Zasada ta została jednak wyłączona w odniesieniu do kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych, a z taką właśnie osobą mamy do czynienia w omawianym przypadku. Osoby zatrudnione na takich stanowiskach, podobnie jak pracownicy zarządzający zakładem pracy w imieniu pracodawcy, wykonują w razie konieczności pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu nadgodzin. W efekcie pracodawca nie musi płacić kierownikowi normalnego wynagrodzenia i dodatków za 10 nadgodzin dobowych, mimo obowiązku zrekompensowania 60 godzin dyżuru.

Przedstawiona regulacja jest wyjątkiem od ogólnej zasady, zgodnie z którą wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną oraz od przepisów określających sposób obliczania wynagrodzenia za nadgodziny. W związku z tym norma ta musi być interpretowana ściśle.

Zdaniem Sądu Najwyższego: W wyroku z 6 kwietnia 2011 r. (sygn. akt: II PK 254/10,), Sąd Najwyższy uznał, że osoby zatrudnione na kierowniczych stanowiskach nie mogą być pozbawione prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli wskutek niezależnej od nich i wadliwej organizacji pracy są zmuszone do systematycznego przekraczania obowiązujących norm czasu pracy. Taki przypadek nie zachodzi jednak w przykładzie, gdyż pięciokrotne polecenie nadgodzin w ciągu miesiąca nie może być kwalifikowane jako systematyczne przekraczanie norm czasu pracy.

Zdaniem Sądu Najwyższego: Innym przypadkiem uzasadniającym przyznanie prawa do wynagrodzenia za nadgodziny, mimo zajmowania kierowniczego stanowiska, może być stosowanie ukrytej pracy rotacyjnej. Sprawę taką Sąd Najwyższy rozstrzygnął w wyroku z 8 marca 2011 r. (sygn. akt: II PK 221/10), uznawszy, że jednoczesne i stałe wykonywanie przed głównego księgowego pracy szeregowego pracownika wyklucza możliwość stosowania wobec niego art. 1514 § 1 kp. Innymi słowy, pracownik taki ma prawo do wynagrodzenia i dodatku za wszystkie nadgodziny.

Przedstawione wyroki Sądu Najwyższego jasno wskazują, że kluczowym do ustalenia, czy mamy do czynienia z kierownikiem, jest zakres obowiązków faktycznie wykonywanych na danym stanowisku. Zobrazował to Sąd Najwyższy w uzasadnieniu ww. wyroku, uznawszy, że pracownik, który kierując wyodrębnioną komórką organizacyjną, wykonuje równocześnie pracę na równi z członkami kierowanego zespołu, nie może być kwalifikowany jako kierownik komórki organizacyjnej w rozumieniu art. 1514 § 1 kp.

W rozumieniu tego przepisu kierownikiem wyodrębnionej komórki organizacyjnej jest jedynie taki pracownik, którego całość zadań sprowadza się do zarządzania i kierowania podległą komórką, czyli realizacji zadań jakościowo innych niż przypisane podległym mu pracownikom. Jeśli dana cecha nie jest spełniona, bezpieczniej dla pracodawcy będzie płacić za nadgodziny na bieżąco, tak jak innym pracownikom, gdyż w przeciwnym razie ryzykuje, że pracownik będzie domagał się wypłaty wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny zbiorczo, nawet za 3 lata wstecz.

ROZLICZENIE WYNAGRODZENIA

  

Składnik wynagrodzenia

Kolejność działań

Obliczenia

normalne wynagrodzenie za pracę w niedzielę

1. Ustalamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny w niedzielę

2. Obliczamy należne wynagrodzenie

(5.000 zł + 1.000 zł) : 168 godz. = 35,71 zł

8 godz. × 35,71 zł = 285,68 zł

dodatki za pracę w niedzielę

3. Ustalamy stawkę godzinową dodatku za nadgodziny w niedzielę

4. Obliczamy należne dodatki

5.000 zł : 168 godz. = 29,76 zł

8 godz. × 29,76 zł = 238,08 zł

wynagrodzenie za dyżur

5. Ustalamy stawkę godzinową wynagrodzenia za dyżur

6. Obliczamy należne wynagrodzenie za dyżur

5.000 zł : 168 godz. = 29,76 zł

60 godz. × 29,76 zł = 1.785,60 zł

razem do wypłaty

wynagrodzenie zasadnicze + dodatek funkcyjny + zmienna premia wynikowa + normalne wynagrodzenie za pracę w niedzielę + dodatek za pracę w niedzielę + wynagrodzenie za dyżur

5.000 zł + 1.000 zł + 2.000 zł + 285,68 zł + 238,08 zł + 1.785,60 zł = 10.309,36 zł

Prześlij nam swój problem. Skontaktujemy się i pomożemy.

Nasze usługi

Audyt dokumentów czasu pracy
Ułożenie grafików czasu pracy
Szkolenia

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Konferencje

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel