Ewidencja nieobecności kierowcy

Ewidencja nieobecności kierowcy powinna odzwierciedlać dane, które deklarujemy w wystawianych kierowcom zaświadczeniach o rodzaju prowadzonej działalności. Wymóg prowadzenia tej ewidencji dotyczy wszystkich kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, niezależnie od DMC pojazdu, czy liczby osób, które mogą nim jednocześnie podróżować.

W przypadku kierowców wykonujących przewozy w oparciu o umowy cywilnoprawne podmiot korzystający z ich pracy ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, przechowywać przez okres 2 lat oraz wydawać jej kopię kierowcom. Żaden przepis nie wprowadza jednak obowiązku rejestrowania ich nieobecności.

W przypadku zatrudnienia na stanowisku kierowcy obowiązek ten powstaje niezależnie od DMC pojazdu, czy liczby pasażerów z kierowcą, która może być nim przewożona. Nie jest on również powiązany z charakterem wykonywanych przewozów - transport drogowy, czy przewozy na potrzeby własne. Niestety, ale nie ma znaczenia także częstotliwość, z jaką pracownik wykonuje przewozy w imieniu pracodawcy.

W efekcie ewidencję nieobecności w pracy trzeba prowadzić nawet, jeśli kierowca prowadził pojazd tylko raz, dostarczając go do warsztatu. Ewidencja powinna być prowadzona bowiem przez cały okres zatrudnienia pracownika na stanowisku kierowcy u danego pracodawcy. W sytuacji jednego przewozu jej prowadzenia można by uniknąć jedynie, gdyby wykonał go pracownik zatrudniony na innym stanowisku. Dla nich prowadzi się bowiem ewidencję czasu pracy na podstawie przepisów Kodeksu pracy, a nie ustawy o czasie pracy kierowców.

Przepisy nie określają formy, w jakiej pracodawca powinien ewidencjonować nieobecności w pracy kierowcy. Przepis wymaga jedynie, by dokumentację tą prowadzić z podziałem na rodzaj i wymiar nieobecności, więc najbezpieczniej byłoby rejestrować w niej te dane, które pracodawca wykazałby w zaświadczeniu o nieprowadzeniu pojazdu, gdyż tylko w ten sposób będzie ona stanowiła ciągłość z zapisami tachografu.

Podobnie jak ewidencja czasu pracy, ewidencja nieobecności musi być prowadzona indywidualnie dla każdego kierowcy, przez cały okres w którym pozostaje on w zatrudnieniu na rzecz pracodawcy. Nie mogą to być zatem zbiorcze karty, zawierające dane na temat kilku kierowców jednocześnie, tylko oddzielne dla każdego, przy czym nie ma znaczenia okres, jaki będzie rejestrowany na danej karcie - miesiąc, kwartał, czy rok.

Obowiązek ewidencjonowania nieobecności w pracy dotyczy kierowców będących pracownikami. Nie obejmuje on jednak stron umów prawa cywilnego ani kierowców samozatrudnionych, gdyż w ich przypadku ewidencjonowany musi być wyłącznie czas pracy. Przepisy rozdziału ustawy o czasie pracy kierowców regulujące czas pracy kierowców samozatrudnionych nie odsyłają bowiem do art. 25 ust. 3 ustawy o czasie pracy kierowców, który zobowiązuje do prowadzenia indywidualnych ewidencji czasu pracy kierowcy, a nie zawierają w tej kwestii odrębnej regulacji. Zatem u takich kierowców wystarczające będzie prowadzenie ewidencji czasu pracy.