Dodatkowe wynagrodzenie roczne - jak je poprawnie rozliczyć z ZUS?
Do końca marca pracodawcy należący do sfery budżetowej mają obowiązek wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok ubiegły, popularnie zwanego trzynastką. Dokonane pracownikom wypłaty muszą być we właściwy sposób rozliczone z ZUS. Płatnicy wciąż zgłaszają tu szereg wątpliwości i problemów. Te najczęściej występujące w praktyce wyjaśniamy w artykule.
Problem 1. Składki na FEP z tytułu pracy świadczonej przez część roku
Ponieważ trzynastki przysługują za rok ubiegły, pracodawcy opłacający składki na Fundusz Emerytur Pomostowych zgłaszają wątpliwości dotyczące tego od jakiej kwoty naliczać wspomniane składki w sytuacji, jeśli pracownik wykonywał prace szczególne tylko przez część tego roku. Wyjaśniamy tę kwestię na poniższym przykładzie.
Przykład
1. Podstawa wymiaru składek na FEP
Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. otrzymał 45-letni pracownik – Adam K., który z dniem 1 sierpnia 2017 r. został przesunięty do wykonywania pracy o szczególnym charakterze i świadczy tę pracę do chwili obecnej. Pełna kwota trzynastki wypłacona na początku lutego wynosiła 3.765,40 zł. Natomiast za przepracowane w lutym dni pan Adam otrzymał wynagrodzenie w wysokości 3.321,20 zł. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za luty stanowić będzie kwota 7.086,60 zł (3.765,40 zł + 3.321,20 zł), a na ubezpieczenie zdrowotne 6.115,03 zł (7.086,60 zł – 971,57 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika). Chcąc obliczyć kwotę trzynastki, którą należy przyjąć do podstawy składek na FEP pracodawca powinien przeprowadzić następujące działania: (3.765,40 zł, tj. pełna kwota trzynastki za 2017 r. : 365, tj. dni kalendarzowych w 2017 r.) x 153, tj. dni, przez które w 2017 r. istniał obowiązek opłacania składek na FEP za wspomnianego pracownika = 1.578,37 zł. Podstawę wymiaru składek na FEP za luty stanowić więc będzie kwota 4.899,57 zł (1.578,37 zł + 3.321,20 zł).
Problem 2. Składki na FEP od trzynastek, jeśli w dniu ich wypłaty pracownik nie świadczy już pracy szczególnej
Płatnicy zgłaszają też wątpliwości dotyczące tego, czy naliczać składki na FEP od trzynastek, jeśli w dniu ich wypłaty pracownik nie świadczy już pracy szczególnej. Otóż, tak. Jak wspomniano, składki te należą się za okres od rozpoczęcia do zakończenia wykonywania pracy szczególnej. Nieważne więc, czy w momencie danej wypłaty pracownik nadal świadczy pracę szczególną. Istotnym jest, czy wykonywał ją w okresie, za który przysługuje trzynastka.
Problem 3. Składka na Fundusz Pracy
Pracodawcy zatrudniający pracowników na niepełnych etatach z wynagrodzeniem niższym od wynagrodzenia minimalnego (w 2017 r. wynosiło ono 2.000 zł, a w roku bieżącym wzrosło do 2.100 zł) powinni pamiętać o tym, że wypłata trzynastki za rok ubiegły może spowodować konieczność naliczenia składek na Fundusz Pracy za taką osobę w miesiącu, w którym miała miejsce wypłata.
Obowiązek odprowadzania składek na FP dotyczy bowiem pracowników, u których podstawa składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, odpowiada co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu. Wypłata trzynastki może spowodować, że w danym miesiącu pracownik osiągnie lub przekroczy tę kwotę, czego skutkiem będzie konieczność naliczenia składek na FP.
Przykład
2. Składka na FP od wypłaconej pensji i trzynastki
Jeden z pracowników (w wieku 46 lat) – Michał P. zatrudniony jest przez pracodawcę będącego jednostką budżetową na podstawie umowy o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. ½ etatu. Wynagrodzenie tej osoby jest stałe i wynosi 1.500 zł miesięcznie. Z uwagi na to, że jest ono niższe od wynagrodzenia minimalnego, pracodawca nie opłacał w 2017 r. i nie opłaca nadal składek na FP za wspomnianego pracownika. W lutym 2018 r. panu Michałowi wypłacono trzynastkę za 2017 r. w wysokości 1.345,60 zł. Podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych w lutym wyniosła 2.845,60 zł (1.500 zł + 1.345,60 zł), a więc była wyższa od wynagrodzenia minimalnego, co oznacza, że w lutym pracodawca powinien opłacić za wspomnianego pracownika także składkę na FP.
Problem 4.Wypłaty trzynastek byłym pracownikom
Fakt, że trzynastki przysługują za rok ubiegły oraz, że obowiązującym terminem ich wypłaty jest koniec marca roku przyszłego często skutkuje tym, że świadczenie to wypłacane jest byłym już pracownikom. Mimo to jest ono dochodem ze stosunku pracy i tym samym podlega oskładkowaniu na ogólnych zasadach.
Zdarza się, że w takich sytuacjach pracodawcy zgłaszają byłego pracownika do ubezpieczeń pracowniczych w miesiącu, w którym nastąpi wypłata trzynastki i następnie – z końcem tego miesiąca – wyrejestrowują. Postępowanie to jest niewłaściwe.
Pracownika, którego stosunek pracy ustał przed wypłatą trzynastki nie należy ponownie zgłaszać do ubezpieczeń, natomiast wypłaconą kwotę trzeba oskładkować i wykazać w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z odpowiednim kodem tytułu ubezpieczenia, który zależy od terminu rozwiązania umowy o pracę.
Wnioski dla płatnika
Jeżeli trzynastkę wypłaciliśmy w tym samym miesiącu kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, wykazujemy ją – wraz z innymi wypłatami z tego miesiąca – w raporcie z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 XX) składanym za ten miesiąc.
Jeżeli natomiast ustanie stosunku pracy miało miejsce w miesiącu poprzedzającym miesiąc wypłaty albo wcześniej, jako kod tytułu ubezpieczenia podajemy kod zaczynający się od cyfr 30 00, ponieważ oznacza on „ osobę, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń”. Same składki naliczamy i rozliczamy wówczas na ogólnych zasadach.
Przykład
3. Trzynastki dla byłych pracowników
20 lutego 2018 r. w jednostce budżetowej wypłacone było dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r. Trzynastkę otrzymało także dwoje byłych pracowników: pan Marcin P i pani Magdalena W. Z panem Marcinem rozwiązano umowę o pracę 30 listopada 2017 r., z panią Magdaleną zaś - 15 lutego 2018 r. Pan Marcin otrzymał trzynastkę w wysokości 3.765,30 zł, natomiast pani Magdalena w wysokości 3.987,21 zł. Oprócz tej wypłaty otrzymała ona wynagrodzenie za przepracowane w lutym dni w kwocie 1.345,68 zł. Obie trzynastki powinny być wykazane w raportach składanych za luty, przy czym:
-
w przypadku pana Marcina – pracodawca powinien złożyć raport ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 XX, gdzie rozliczy składki na wszystkie rodzaje ubezpieczeń społecznych od podstawy wynoszącej 3.765,30 zł, a na ubezpieczenie zdrowotne od 3.249,08 zł (3.765,30 zł – 516,22 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika),
-
w przypadku pani Magdaleny - płatnik złoży raport ZUS RCA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia (01 10 XX) – mimo, że w momencie składania raportu stosunek pracy już nie istniał – gdzie rozliczy składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy wynoszącej 5.332,89 zł (3.987,21 zł + 1.345,68 zł), a na ubezpieczenie zdrowotne od 4.601,75 zł (5.332,89 zł – 731,14 zł, tj. składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika).
-
art. 631 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.),
-
ustawa z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 poz. 2217 ze zm.),
-
art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 oraz ust. 2, art. 20, art. 41, art. 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.),
-
art. 104 ust. 1, art. 107 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1065 ze zm.),
-
art. 81 ust. 1 oraz ust. 5-6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1938 ze zm.),
- art. 35-37 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 664 ze zm.),
-
rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),
-
rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 222 ze zm.).
Bogdan Majkowski
