Zwrot kosztów odwołania z urlopu wyłączony z podstawy

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień pracownika i nie może się on tego prawa zrzec, ani też nie może „zamienić” urlopu w naturze na ekwiwalent. Wypłata ekwiwalentu za urlop jest możliwa jedynie w razie ustania stosunku pracy, gdy pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu – nigdy w trakcie trwania zatrudnienia.

Urlop wypoczynkowy powinien być „nieprzerwany”. Przepisy prawa pracy przewidują jednak sytuacje, w których pracodawca może odwołać pracownika z urlopu oraz inne okoliczności przerywające urlop.

Może zdarzyć się sytuacja, że obecność w zakładzie pracy pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego jest konieczna. W takim przypadku pracodawca może odwołać pracownika z urlopu.

Należy jednak pamiętać, że:

• odwołanie z urlopu jest możliwe tylko wtedy, gdy zajdą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu przez pracownika – pracodawca nie może więc udzielić pracownikowi urlopu z zamiarem odwołania go z niego (wówczas lepiej przesunąć termin urlopu w uzgodnieniu z pracownikiem),

• obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna (wiedza, umiejętności, zakres odpowiedzialności lub inne czynniki powodują, że pracownik musi stawić się w zakładzie pracy osobiście),

• w razie odwołania z urlopu na pracodawcy ciąży obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (chodzi tu m.in. o koszty przejazdu, opłaty za wczasy, które nie podlegają zwrotowi).

Pracodawca, odwołując pracownika z urlopu, musi pokryć tylko te koszty, które pracownik faktycznie poniósł oraz udokumentował. Pracownik powinien zatem przedstawić pracodawcy wszelkie dokumenty uprawniające go do zwrotu poniesionych kosztów (rachunki, faktury).

Składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika są opłacane od przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jaki otrzymuje on w związku ze świadczeniem pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby oraz zasiłków. Składek na ubezpieczenia społeczne nie nalicza się natomiast od przychodów wymienionych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek. Paragraf 2 ust. 1 pkt 27 tego rozporządzenia wyraźnie wskazuje na wyłączenie z podstawy wymiaru zwrotu pracownikowi kosztów przejazdów urlopowych.

Pracodawca może również zrekompensować pracownikowi odwołanie z urlopu, wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych przez pracownika wydatków. Można to nazwać ekwiwalentem za pokrzyżowanie planów urlopowych. Należy jednak pamiętać, iż wszelkie kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy.