Nakładanie kary porządkowej – krok po kroku

Pracodawca ma wiele możliwości dyscyplinowania swoich pracowników. Jednym z nich są kary porządkowe, które wprost przewiduje Kodeks pracy, tj.:

• kara upomnienia,

• kara nagany oraz

• kara porządkowa.

O tym, czy i którą z wymienionych kar zastosuje pracodawca, decydują rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Jak wskazał Okręgowy Sąd Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w Łodzi w postanowieniu z 31 grudnia 1977 r. (I P 1301/77), „organy rozstrzygające spory pracownicze nie są powołane do oceny celowości ukarania pracownika przez kierownika zakładu pracy karą regulaminową, trafności wyboru zastosowanej kary lub stopnia jej dolegliwości, a także do oceny winy pracownika, ale mają prawo kontrolowania, czy potrącenie części wynagrodzenia pracownika – w postaci kary pieniężnej – nastąpiło zgodnie z ustawowymi (formalnymi) przesłankami”.

Przypomnijmy, że karę porządkową (upomnienia lub nagany) pracodawca ma prawo zastosować za:

• nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,

• nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, a także

• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Natomiast karę pieniężną może nałożyć na pracownika, który:

• nie przestrzega przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,

• opuszcza pracę bez usprawiedliwienia,

• stawia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywa alkohol w czasie pracy.

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, a także za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika. Natomiast łącznie kary pieniężne w miesiącu nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia, przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń ustawowych.

Powyższy katalog przesłanek nałożenia kary porządkowej na pracownika jest katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że pracodawca nie może zastosować takiej kary w przypadku, gdy pracownik dopuści się innych naruszeń lub w jakikolwiek inny sposób nie spełnia oczekiwań i wymagań pracodawcy.

Kary porządkowej pracodawca nie może stosować na podstawie oceny jakości pracy pracownika. Jeśli pracownik jest nieefektywny, nie osiąga wyznaczonych celów lub nie realizuje planów sprzedażowych, możemy mu z tego powodu wypowiedzieć umowę o pracę, ale nie nałożymy już za to na niego kary porządkowej.

Celem kary porządkowej jest zwrócenie pracownikowi uwagi na fakt, że dopuścił się jakiegoś naruszenia. Naruszenie to musi jednak: 1) wiązać się z organizacją lub porządkiem pracy (jeśli pracownik np. złamał obowiązujące w firmie procedury, nie zastosował się do określonego trybu postępowania, nie wykonał polecenia służbowego), przepisami BHP lub przeciwpożarowymi albo 2) dotyczyć zasad potwierdzania przybycia do pracy lub usprawiedliwiania nieobecności, bądź – w przypadku kary pieniężnej – 3) być związane ze spożywaniem alkoholu w pracy lub stawieniem się do pracy w stanie nietrzeźwości.

Wbrew pozorom ocena, czy w danym przypadku możemy nałożyć na pracownika karę porządkową, jest więc stosunkowo prosta – jeśli pracownik złamał obowiązujące w danym zakładzie pracy przepisy (także wewnętrzne, w szczególności regulamin pracy), procedury, zasady – pracodawca może sięgnąć po taki środek dyscyplinujący.

Decyzję o nałożeniu na pracownika kary porządkowej powinniśmy podjąć możliwie najszybciej. Podstawy do ukarania, w przeciwieństwie do przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę, dezaktualizują się bowiem bardzo szybko. Pracodawca nie może zastosować kary porządkowej po upływie:

• 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz

• 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia przez pracownika.

Jak wynika z powyższego, przy nakładaniu kar porządkowych decydujące są dwa momenty:

• moment popełnienia przez pracownika naruszenia oraz

• moment dowiedzenia się o tym fakcie przez pracodawcę.

Nie zawsze bowiem będzie tak, że zdarzenia te wystąpią w tym samym czasie.

Karę porządkową pracodawca może zastosować wyłącznie po uprzednim wysłuchaniu pracownika (art. 109 § 2 Kodeksu pracy). Wysłuchanie jest bardzo ważnym etapem nakładania kary porządkowej. Możliwa jest także sytuacja, że będzie ono ostatnim etapem – niewykluczone bowiem, że wyjaśnienia złożone przez pracownika skłonią pracodawcę do zaniechania ukarania.

Przepisy nie precyzują formy ani sposobu wysłuchania pracownika. Do celów dowodowych jednak warto, aby przy wysłuchaniu pracownika obecne były dwie osoby (np. bezpośredni przełożony i pracodawca lub pracownik działu personalnego). W trakcie takiego spotkania pracodawca powinien przedstawić pracownikowi swoje zarzuty, opisać sytuację, jaka wystąpiła, a pracownik powinien odpowiedzieć na te zarzuty.

Po wysłuchaniu pracownika sporządzamy protokół (chociaż to również nie jest wymagane przepisami). Protokół jest przede wszystkim potwierdzeniem faktu, że pracodawca wysłuchał pracownika (tj. spełnił warunek wymagany w przepisie), a po drugie – zawiera wyjaśnienia pracownika, które mogą dać pracodawcy szerszy obraz sytuacji.

Wysłuchanie pracownika nie musi mieć formy spotkania, na którym strony omawiają sytuację/zdarzenie, stanowiące podstawę ukarania. Pracownik może także złożyć wyjaśnienia na piśmie. Ma również prawo odmówić składania wyjaśnień – wówczas jednak taka informacja powinna się znaleźć w protokole z wysłuchania, wraz z podpisem osób obecnych podczas wysłuchania pracownika.

Brak możliwości wysłuchania pracownika z powodu jego nieobecności w pracy (np. z powodu choroby lub przebywania na urlopie wypoczynkowym) powoduje, że bieg 2-tygodniowego terminu na nałożenie kary nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu – do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Po wysłuchaniu pracownika pracodawca może nałożyć na niego karę porządkową – jeśli oczywiście wyjaśnienia złożone przez pracownika nie skłoniły pracodawcy do zmiany decyzji.

Pismo zawiadamiające o nałożeniu kary porządkowej musi przybrać formę pisemną. Wskazujemy w nim:

• rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych,

• datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz

• informacje o prawie zgłoszenia przez pracownika sprzeciwu od ukarania i terminie jego wniesienia.

Wskazanie rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych musi być precyzyjne i jednoznaczne. Jeżeli pracownik dopuścił się naruszenia zasad uregulowanych w przepisach – wewnątrzzakładowych lub powszechnie obowiązujących – powołujemy się na te przepisy. W przypadku gdy pracownik nie wykonał polecenia służbowego, podajemy kiedy i przez kogo zostało ono wydane oraz do kiedy pracownik był zobowiązany je wykonać.

Zawiadomienie sporządzamy zazwyczaj w dwóch egzemplarzach – po jednym dla pracownika i pracodawcy. Warto, aby pracownik potwierdził otrzymanie zawiadomienia na egzemplarzu składanym do akt osobowych. Wprawdzie nie jest to obligatoryjne i nie wpływa na skuteczność nałożenia kary, jednak może być ważne w razie ewentualnego sprzeciwu lub sporu sądowego.

Jeżeli pracownik odmawia przyjęcia zawiadomienia o ukaraniu, informację taką powinniśmy zamieścić na egzemplarzu zawiadomienia przechowywanym w jego aktach. Odpis zawiadomienia musimy bowiem złożyć do akt osobowych pracownika.

Po roku nienagannej pracy karę uznajemy za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwamy z akt osobowych pracownika. Przy czym dotyczy to roku nienagannej pracy od ostatniego ukarania. Pracodawca może również uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu – z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

W zawiadomieniu o ukaraniu pracodawca musi poinformować pracownika o prawie zgłoszenia przez niego sprzeciwu oraz terminie jego wniesienia. Jeśli bowiem kara porządkowa została nałożona z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw.

Na rozpatrzenie sprzeciwu pracodawca ma 14 dni. Wydaje się, że jest to dość dużo czasu, ale tylko w przypadkach, gdy interesów pracownika nie reprezentuje organizacja związkowa. W przeciwnym razie, zanim pracodawca podejmie decyzję o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu, musi uzyskać i rozpatrzyć stanowisko związku zawodowego.

Przepisy nie określają terminu, w jakim reprezentujący pracownika związek zawodowy musi się wypowiedzieć w sprawie wniesionego przez pracownika sprzeciwu od kary. W doktrynie można spotkać stanowiska, że poprzez analogię zastosowanie mają terminy wiążące związek przy konsultacji wypowiedzeń umów o pracę (5 dni) lub rozwiązania umowy w trybie dyscyplinarnym (3 dni). Najlepiej jednak, aby kwestię te strony (tj. pracodawca i związek zawodowy) określiły np. w porozumieniu.

Gdy pracodawca odrzuci sprzeciw, pracownik ma 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu, wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.