Rozliczenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego

Rozliczenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego

30.07.2015

Rozwiązanie problemu zleconego przez użytkownika serwisu

Użytkownik serwisu zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w rozwiązaniu następującego przypadku: Pracodawca zawarł porozumienie z przedstawicielami załogi w sprawie stosowania 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych 25 sierpnia 2013 r., więc pierwszy długi okres rozpoczął się 1 września i trwa do 31 sierpnia 2014 r. W jego ramach pracodawca rozplanował 1992 godziny pracy, dzieląc je nierównomiernie na poszczególne miesiące okresu. W wykonaniu pracodawca wzywał pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym do pracy z przekroczeniem normy i przedłużonego wymiaru dobowego, planując udzielenie czasu wolnego w lipcu i sierpniu 2014 roku. W tym okresie wpłynęło jednak duże zlecenie, w wyniku którego nie tylko nie udzielono czasu wolnego, ale nadal polecano pracownikowi nadgodziny.

  1. Jak rozliczyć jego pracę, jeśli pracował zgodnie z przedstawionym poniżej grafikiem, wszystkie nadgodziny dobowe wystąpiły w porze dziennej i w dniach roboczych, a pracownik otrzymuje jedynie 3.000 zł pensji zasadniczej?

Miesiąc

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

7

Plan

180

190

200

130

140

80

150

160

180

192

200

Dobowe

12

8

6

0

0

0

0

0

5

0

15

Tygodniowe

8

6

8

0

0

0

0

0

4

0

12

GRAFIK CZASU PRACY

sierpień 2014 roku

Data

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Dzień

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śr

Czw

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śr

Czw

Pt

Plan

10

W5

WN

10

12

12

12

12

W5

WN

12

10

WH

12

WŚ

Wyk.

12

W5

WN

12

13

13

12

12

W5

WN

13

12

8

13

WŚ

Data

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Dzień

Sob

Nd

Pon

Wt

Śr

Czw

Pt

Sob

Nd

Pon

Wt

Śr

Czw

Pt

Sob

Nd

Plan

W5

WN

12

12

12

WH

12

W5

WN

12

WH

12

4

12

W5

WN

Wyk.

W5

WN

12

12

12

WH

13

W5

WN

12

WH

12

8

13

W5

WN

Legenda:
WN – wolna niedziela,
W5 – dzień wolny z 5-dniowego tygodnia pracy,
WH – dzień harmonogramowo wolny od pracy,
WŚ – święto,
4 – praca od 7.00 do 11.00,
8 – praca od 7.00 do 15.00,
10 – praca od 7.00 do 17.00,
12 – praca od 7.00 do 19.00,
13 – praca od 7.00 do 20.00.

Przyjmując za podstawę przedstawiony powyżej stan faktyczny, przygotowaliśmy kompleksowe rozwiązanie.

Przedstawiony plan pracy jest prawidłowy, gdyż uzupełnia wymiar czasu pracy ustalony dla przyjętego okresu rozliczeniowego o brakujące 190 godzin. Brak odbioru czasu wolnego będzie jednak skutkował komplikacją w naliczaniu wynagrodzenia i dodatków za nadgodziny. W sierpniu wystąpiło 12 nadgodzin dobowych, które są skutkiem przekraczania przedłużonych dobowych wymiarów czasu pracy w poszczególnych dobach. Ponadto pracownik przepracował kolejne 12 godzin, nie przekraczając normy dobowej, a więc ta wielkość oznacza nadgodziny średniotygodniowe. Za nadgodziny z wcześniejszych okresów pracodawca musi naliczyć stawki wynagrodzenia z tych miesięcy, w których one wystąpiły.

Jak przedłużyć okres rozliczeniowy

Kluczowe znaczenie ma fakt, czy w danym zakładzie funkcjonują związki zawodowe. Jeśli tak, pracodawca ma dwie możliwości stosowania długich okresów rozliczeniowych. Może to uczynić, wprowadzając odpowiednie postanowienia lub zawierając ze związkowcami układ zbiorowy pracy, względnie w ramach odrębnego porozumienia, zawieranego z przedstawicielami wszystkich organizacji zakładowych, lub jeśli okaże się to niemożliwe – wszystkich związków reprezentatywnych w rozumieniu art. 24125a kp. W praktyce znacznie wygodniej uregulować te kwestie w odrębnym porozumieniu, w treści którego strony mogą określić dogodny dla nich tryb wprowadzania zmian i zawieszania jego postanowień czy rozstrzygania sporów dotyczących rozumienia treści tego aktu.

Najkorzystniej przedstawia się sytuacja pracodawców, którzy nie są objęci działaniem organizacji związkowych i mogą przedłużyć okres rozliczeniowy w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym na potrzeby konkretnego pracodawcy. Może to być ta sama reprezentacja, która wstępuje w rolę związków zawodowych przy innych kwestiach, m.in. przy konsultacji warunków stosowania telepracy (art. 676 § 4 kp), czy ustalaniu wykazu prac uzasadniających wprowadzenie dodatkowych przerw lub skrócenie norm czasu pracy (art. 145 § 2 kp), o ile pracodawca posiada taką stałą reprezentację. W dużych firmach, w których działają rady pracowników, można na podstawie dodatkowego porozumienia czy głosowania załogi usankcjonować, aby to rada zawierała takowe porozumienie z pracodawcą.

W mniejszych zakładach pracy oraz firmach, w których pomimo liczebności załogi nie doszło do zorganizowania wyborów rady pracowników i twór ten nie funkcjonuje, przedłużenie okresów rozliczeniowych oraz inne kwestie wymagające przeprowadzania konsultacji wiążą się z koniecznością wyłonienia specjalnie w tym celu przedstawicieli załogi. Przepisy nie zawierają regulacji dotyczących procedury powoływania takiego przedstawicielstwa, niemniej jednak praktyka wskazuje, że postulowaną formą jest przeprowadzenie demokratycznych wyborów. Wpływ załogi na wybór swego przedstawicielstwa daje mu właściwe umocowanie do działania w jej imieniu i ucina zarzuty reprezentowania przez przedstawicieli pracowników interesów pracodawcy, które mogą się pojawić w przypadku ich wyznaczenia. Ostatecznie warto również zadbać, by w ramach omawianej procedury zabezpieczyć się na wypadek nikłego zainteresowania załogi zgłaszaniem kandydatów oraz przewidzieć procedurę uzupełniania składu przedstawicielstwa, w przypadku gdyby doszło do rozwiązania umów w trakcie jego kadencji.

Niezależnie od tego, z jakim podmiotem negocjujemy treść porozumienia, pracodawca ma 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia na przekazanie kopii tego dokumentu właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy.

WZÓR

Postanowienia regulaminu pracy dotyczące trybu wyłaniania przedstawicieli pracowników

„1. W sprawach wymagających zawarcia porozumienia z przedstawicielami pracowników ich interesy reprezentują trzej przedstawiciele wyłaniani w demokratycznych wyborach spośród zgłoszonych kandydatów na 5-letnie kadencje.
2. Kandydatów na przedstawicieli załogi zgłaszają pisemnie grupy pracowników liczące co najmniej 5 osób, za zgodą wytypowanych pracowników. Kandydatury należy zgłaszać w ciągu miesiąca od ogłoszenia wyborów. W razie niezgłoszenia wystarczającej liczby kandydatów pracodawca zastrzega sobie możliwość wyznaczenia dodatkowych osób, tak by do wyborów stanęło co najmniej 5 pracowników.
3. W ciągu 2 tygodni od ogłoszenia pełnej listy kandydatów pracodawca przeprowadza demokratyczne wybory, w których każdy pracownik dysponuje jednym głosem.
4. Przedstawicielami pracowników zostają 3 osoby, które zdobyły największą liczbę głosów, a nad prawidłowością przeprowadzanych wyborów czuwa komisja składająca się z 3 przedstawicieli pracowników oraz przedstawiciela pracodawcy.
5. Wybory uzupełniające są organizowane w sytuacji, gdy dojdzie do rozwiązania umowy z przedstawicielem w trakcie pełnionej kadencji”.

Przepisy odnoszące się do procedury konsultacji lub zawierania porozumień posługują się pojęciem przedstawicieli pracowników w liczbie mnogiej. Na tej podstawie PIP kwestionuje w praktyce kontrolnej podpisywanie takich porozumień z jednym przedstawicielem. Aby uniknąć związanych z tym wątpliwości, warto zadbać, by interesy załogi reprezentowały co najmniej 2 osoby. Powyższe nie znajdzie zastosowania, w przypadku gdy funkcję tę realizuje rada pracownicza, gdyż jej liczebność reguluje ustawa i jest ona kilkuosobowa.

Nierekompensowanie dodatkowej pracy na bieżąco może oznaczać duże komplikacje

Dotyczy to szczególnie przypadków, gdy pracodawca licząc na możliwość udzielenia czasu wolnego, w ostatnich miesiącach okresu nie rozliczał na bieżąco nadgodzin dobowych. Wobec nieoddania czasu wolnego pracownicy muszą wraz z pensją za ostatni miesiąc okresu otrzymać normalne wynagrodzenie i dodatki za wszystkie przypadki przekroczenia normy lub przedłużonego wymiaru w dobie. Naliczenie ich pracownikowi wynagradzanemu stałą stawką miesięczną wymaga jednak podzielenia jej przez nominały ustalone dla miesięcy, w których doszło do przekroczenia normy lub przedłużonego wymiaru dobowego, co znacząco skomplikuje obliczenia.

Podobnie w przypadku nadgodzin wynikających z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. W braku rekompensaty czasem wolnym, udzielanym na wniosek podwładnego w kolejnym okresie rozliczeniowym, normalne wynagrodzenie za tę pracę powinno zostać wypłacone z pensją za miesiąc, w którym ona wystąpiła. Stawkę normalnego wynagrodzenia za te nadgodziny należy ustalić zgodnie z wymiarem obowiązującym w miesiącach, w których doszło do dodatkowej pracy, czyli indywidualnie dla konkretnych nadgodzin. Jedynie dodatek za wszystkie przekroczenia średniotygodniowe, możliwe do stwierdzenia w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego, oblicza się na podstawie wymiaru czasu pracy z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego.

Taka kumulacja roszczeń płacowych pracowników w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego może zaburzyć płynność finansową zakładu, a komplikacja związana z naliczeniem normalnego wynagrodzenia i dodatków nie spodoba się pracownikom działu płac. Nie są to jedyne niekorzystne dla pracodawcy skutki, jakie wiążą się z nierozliczaniem na bieżąco nadgodzin dobowych i normalnego wynagrodzenia za przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej. Musi się on bowiem liczyć z ryzykiem mandatu w razie kontroli PIP, o ile nie dysponuje wnioskami pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny dobowe przed terminem wypłaty wynagrodzenia za kolejne miesiące lub nie wyznaczył wcześniej terminu jego odbioru bez wniosku.

Proszę pamiętać, że: zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy z 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny (GPP-306-4560-32/09/PE/RP) przekroczenia dobowe powstają w dniu, w którym wystąpiły i wtedy pracownik nabywa za nie prawo do normalnego wynagrodzenia i dodatku.

Zdaniem GIP: jedynym sposobem zwolnienia pracodawcy z obowiązku wypłaty tych składników w najbliższym terminie płatności wynagrodzenia jest wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o czas wolny lub skorzystanie z możliwości wyznaczenia go przez pracodawcę w wymiarze o połowę wyższym od liczby nadgodzin w grafiku pracownika. Musi to jednak nastąpić przed terminem wypłaty pensji za miesiąc, w którym doszło do takich nadgodzin.

Jak rozliczyć czas pracy

Postępując zgodnie z literą prawa, niezależnie od długości stosowanego okresu rozliczeniowego, pracodawca powinien rozliczać nadgodziny dobowe na bieżąco, z pensją za miesiąc, w którym wystąpiły. Wyjątek od tej zasady dotyczy nadgodzin rekompensowanych czasem wolnym. W przypadku firm, które mimo braku wniosków pracowników oraz niewyznaczenia terminu wolnego przez pracodawcę, nie wypłacają na bieżąco wynagrodzenia i dodatków za przekroczenia dobowe, rozliczenie nie będzie mogło nastąpić według stawek wynagrodzenia obowiązujących w miesiącu zamykania okresu rozliczeniowego. Skoro nadgodziny dobowe powstają w dniu ich wystąpienia, to pracodawca nie ma innej możliwości niż rozliczenie ich zgodnie ze stawką normalnego wynagrodzenia i dodatku, ustalonych w miesiącu ich wystąpienia. Fakt opóźnienia wypłaty wynagrodzenia i dodatku nic tu nie zmienia, więc przy ich obliczaniu trzeba się będzie cofnąć do miesięcy, w których doszło do przekroczeń dobowych.

Ta sama zasada znajdzie zastosowanie przy ustalaniu normalnego wynagrodzenia za przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, gdyż jako płaca za pracę wykonaną powinno być ono wypłacane na bieżąco, z pensją za miesiące, w których wystąpiły przekroczenia. Jedynie 100-proc. dodatki za nadgodziny średniotygodniowe powinny zostać rozliczone według wysokości stawki godzinowej za ostatni 12. miesiąc okresu rozliczeniowego.

Jeśli nadgodziny średniotygodniowe są konsekwencją nieoddania dni wolnych w zamian za pracę w „soboty”, czyli dni wolne z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy, to wypłata wynagrodzenia nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności wykroczeniowej. Przepisy nie przewidują bowiem w takim przypadku możliwości wypłaty wynagrodzenia z dodatkami za taką pracę, a trwają dopiero prace legislacyjne, które miałyby umożliwić takie rozliczenie pracy w tzw. szóstym dniu tygodnia.

ROZLICZENIE WYNAGRODZENIA

Składnik wynagrodzenia

Kolejność działań

Obliczenia

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny

1. Ustalamy stawkę godzinową normalnego wynagrodzenia za nadgodziny z:

2.Obliczamy normalne wynagrodzenie za nadgodziny z:

  • września 2013 roku: 3.000 zł/168 godz. = 17,86 zł,

  • października 2013 roku: 3.000 zł/184 godz. = 16,30 zł,

  • listopada 2013 roku: 3.000 zł/152 godz. = 19,74 zł,

  • maja 2014 roku: 3.000 zł/160 godz. = 18,75 zł,

  • lipca 2014 roku: 3.000 zł/184 godz. = 16,30 zł,

  • sierpnia 2014 roku: 3.000 zł/160 godz. = 18,75 zł;

  • września 2013 roku: 20 godz. × 17,86 zł = 357,20 zł,

  • października 2013 roku: 14 godz. × 16,30 zł = 228,20 zł,

  • listopada 2014 roku: 14 godz. × 19,74 zł = 276,36 zł,

  • maja 2014 roku: 9 godz. × 18,75 zł = 168,75 zł,

  • lipca 2014 roku: 27 godz. × 16,30 zł = 440,10 zł,

  • sierpnia 2014 roku: 24 godz. × 18,75 zł = 450 zł

Dodatek 50% za nadgodziny

3. Ustalamy stawkę dodatku 50% za nadgodziny dobowe z:

4.Obliczamy wartość należnego dodatku za nadgodziny dobowe z:

  • września 2013 roku: 17,86 zł × 50% = 8,93 zł,

  • października 2013 roku: 16,30 zł × 50% = 8,15 zł,

  • listopada 2013 roku: 19,74 zł × 50% = 9,87 zł,

  • maja 2014 roku: 18,75 zł × 50% = 9,38 zł,

  • lipca 2014 roku: 16,30 zł × 50% = 8,15 zł,

  • sierpnia 2014 roku: 18,75 zł × 50% = 9,38 zł;

  • września 2013 roku: 12 godz. × 8,93 zł = 107,16 zł,

  • października 2013 roku: 8 godz. × 8,15 zł = 65,20 zł,

  • listopada 2014 roku: 6 godz. × 9,87 zł = 59,22 zł,

  • maja 2014 roku: 5 godz. × 9,38 zł = 46,90 zł,

  • lipca 2014 roku: 15 godz. × 8,15 zł = 122,25 zł,

  • sierpnia 2014 roku: 12 godz. × 9,38 zł = 112,56 zł

Dodatki za nadgodziny średniotygodniowe

5. Ustalamy stawkę dodatku 100% za przekroczenia średniotygodniowe z okresu

6.Obliczamy wartość należnego dodatku za nadgodziny średniotygodniowe:

3.000 zł/160 godz. = 18,75 zł

50 godz. × 18,75 zł = 937,50 zł

Ogółem do wypłaty

Wynagrodzenie zasadnicze + normalne wynagrodzenie za nadgodziny + dodatki za nadgodziny dobowe + dodatki za nadgodziny średniotygodniowe

3.000 zł + 357,20 zł + 228,20 zł + 276,36 zł + 168,75 zł + 440,10 zł + 450 zł + 107,16 zł + 65,20 zł + 59,22 zł + 46,90 zł + 122,25 zł + 112,56 zł + 937,50 zł = 6.371,40 zł

  Prześlij nam swój problem. Skontaktujemy się i pomożemy.

Nasze usługi

Audyt dokumentów czasu pracy
Ułożenie grafików czasu pracy
Szkolenia

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel