Praca hybrydowa w nowych realiach – poznaj rozwiązania enova365!
Dzisiaj nie ma znaczenia, skąd pracujemy. Nowoczesne technologie umożliwiają wykonywanie obowiązków z każdego miejsca na świecie – od biura, przez hybrydę, po pracę w pełni zdalną. Klikam, więc jestem.
Nowe zapisy Kodeksu Pracy, wchodzące w życie w kwietniu, oficjalnie uregulowały model, który upowszechnił się w okresie pandemicznym. Choć realia wyprzedziły literę prawa, to teraz pracodawcy i pracownicy muszą wspólnie odpowiedzieć na nurtujące obydwie strony pytanie: jak zdalnie i legalnie pracować? Z pomocą przychodzą nowoczesne rozwiązania informatyczne, których przeglądu należy dokonać. Przyjrzyjmy się najpierw jednak samej aktualnej materii prawnej.
W myśl ostatniej nowelizacji Kodeksu Pracy pracownik musi zadeklarować, że ma odpowiednie warunki lokalowe do prowadzenia pracy zdalnej. Jednocześnie po jego stronie pozostaje obowiązek powiadomienia pracodawcy, w jakich lokalizacjach będzie pracował. Pracodawca określa z kolei regulamin pracy zdalnej, w jakim możemy się poruszać.
Rodzaje pracy zdalnej w myśl nowych przepisów
- Ustawa wprowadza różne wnioski: praca zdalna na wniosek pracownika, na wniosek pracodawcy, dla kobiet w ciąży, opiekuna osoby niepełnosprawnej, rodzica dziecka do 4 roku życia, praca zdalna okazjonalna... – opisuje Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry i Płace enova365.
W jej ramach ustawodawca przewidział 24 dni, o które może zawnioskować każdy pracownik. Pracodawca niekoniecznie musi się na nią zgodzić, ale wówczas musi podać przyczynę odmowy. Każdy z nich musi również uregulować kwestię ekwiwalentów za pracę zdalną.
Szczególnie ważna w kontekście wprowadzenia pracy zdalnej staje się więc umiejętność sprawnego operowania danymi wewnątrz organizacji. Praca rozproszona musi wystarczająco dobrze odwzorowywać strukturę przedsiębiorstwa, dbając o przepływ informacji. Jej naturalnym źródłem są systemy ERP (Enterprise Resources Planning), gromadzące wszystkie informacje i procesy podczas codziennego funkcjonowania firmy.
Jak tego typu narzędzie radzi sobie z prowadzeniem pracy rozproszonej? Eksperci enova365 dokładnie prześledzili rozwój trendów w okresie pandemii. Owocem tej analizy stał się moduł Praca Hybrydowa, stanowiący część całego systemu ERP. Jego konstrukcja obsługuje zarówno pracę prowadzoną w biurze, jak i w domu. Sposób jego działania objaśnił współtwórca rozwiązania, Wojciech Smagło.
Czym jest praca hybrydowa? Co ten termin oznacza w teorii?
Praca hybrydowa to model pracy, który łączy w sobie pracę biurową oraz zdalną – potocznie „pracę z domu”. Ten model zazwyczaj jest albo oparty o rotacyjność - część pracowników najpierw pracuje w biurze, a druga część w domu, i po czasie występuje zamiana – albo o stały podział pracowników, gdzie ktoś stale pracuje z biura.
Ten model nie jest nowy. Był obecny na rynku pracy już wcześniej, a teraz się upowszechnił. W branży IT czy wielkich korporacjach pracownicy już wcześniej mieli pewną swobodę wykorzystania kilku dni w miesiącu albo pracy raz w tygodniu z domu. Praca hybrydowa funkcjonowała również w firmach handlowych i usługowych. Serwisanci czy agenci ubezpieczeniowi częściowo pracowali z biura, a częściowo swoje czynności wykonywali u klienta. Więc to pojęcie jest obecne na rynku od dawna.
Jak teorię przełożyć na rozwiązania systemowe?
Moduł opracowaliśmy w oparciu o cztery elementy, chcąc wesprzeć naszych klientów w okresie pandemii. Przede wszystkim: organizacja i planowanie pracy w oparciu o hierarchiczną strukturę aktywności. Ta zaś pozwala delegować nam zadania, planować pracę i następnie przypisać ją do wykonania konkretnym pracownikom.
Drugi taki element to wsparcie w zakresie rejestrowania czasu pracy. Chodzi zarówno o formalne ujęcie czasu pracy, czyli coś, co nazywamy RCP (Rejestracja Czasu Pracy), a także czas funkcjonalny. To z kolei jest czas, który składa się na realizację zadań.
Trzeci element programu to wsparcie wymiany informacji. Realizując zadania, nie musimy korzystać z zewnętrznych narzędzi. Unikamy rozproszenia informacji. Jednocześnie do dyspozycji użytkowników są takie elementy jak system komentarzy, powiadomienia, czy możliwość wysyłania krótkich wiadomości.
Czwarty element to wsparcie raportowania i analityki. Pracownik raportuje, realizując swoje zadania. Jeżeli zaś chodzi o analizy, moduł Praca Hybrydowa jest częścią systemu ERP enova365. Możemy mówić o analizach wielowymiarowych z użyciem narzędzi zewnętrznych, lub z wykorzystaniem modułu Business Intelligence.
Główne zalety pracy zdalnej w systemie ERP
Moduł enova365 Praca Hybrydowa sprawnie buduje historię wykonywanej pracy. Dzięki systemowi komentarzy jesteśmy w stanie w pełni odtworzyć proces, który realizowaliśmy w przeszłości. Zwiększa się świadomość pracowników, którym nie umyka zasób niezbędnej wiedzy.
Skrócone ścieżki komunikacyjne umożliwiają szybszy przepływ informacji bieżących. Nikt nie musi kontaktować się dodatkowo, by upewnić się, czy zadanie jest w toku. Jednocześnie system komentarzy umożliwia komunikację z konkretnymi osobami ściśle w temacie danego projektu.
Program radzi sobie również z przyjmowaniem i rozliczaniem wniosków, wprowadzonych przez nowe przepisy.
- W enova365 wiele rzeczy wprowadziliśmy już półtorej roku temu, korzystając z eRCP. Każdy loguje się, wbijając wejście, wyjście z pracy, wyjście prywatne czy służbowe lub dowolne inne nieobecności. – opisuje Joanna Walentek. – To ułatwia dotrzymanie formalności, które nakłada na pracodawcę Kodeks Pracy. Dzięki temu mamy system, który jest kompleksowo przygotowany, by wdrożyć ustawę o pracy zdalnej od A do Z.
Poznaj lepiej działanie pracy hybrydowej! Przesłuchaj pełną wersję rozmowy:
