Jak w 2021 r. rozliczyć pomoc materialną z ZFŚS – przykład rozliczenia na liście płac

Pracodawca jest obowiązany w miarę posiadanych środków zaspakajać potrzeby socjalne pracowników. Jednym ze sposobów na wypełnienie tego obowiązku jest założenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Są podmioty, które tworzą fundusz obowiązkowo oraz podmioty, które robią to dobrowolnie. O charakterze funduszu decyduje liczba zatrudnianych pracowników na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

Działalność socjalną i zasady jej prowadzenia określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa ta objaśnia działalność socjalną jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem powyższych kryteriów, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej pracodawca określa w regulaminie ustalanym zgodnie z ustawy o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Regulamin jest miejscem, gdzie pracodawca konkretyzuje na co będzie przeznaczał środki socjalne. W ramach pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej można pokrywać:

1) zakup leków, opału,

2) zakup pomocy szkolnych dla dzieci (podręczniki, przybory, odzież),

3) dofinansowanie do pobytu dzieci w żłobkach, przedszkolach,

4) dofinansowanie do specjalistycznego leczenia, zakupu protezy, sprzętu rehabilitacyjnego, okularów korekcyjnych,

5) finansowanie zapomóg:

• losowych w razie indywidualnych zdarzeń jak powódź, pożar, kradzież, zapomóg

• zdrowotnych np. z tytułu długotrwałej choroby,

• materialnych, w tym mieszkaniowych w razie szczególnie trudnej sytuacji,

• w razie śmierci uprawnionego lub członka jego rodziny

6) zakup paczek/koszy z żywnością, słodyczami dla dzieci,

7) zakup bonów, kart przedpłaconych, kart upominkowych.

Wszelkie dodatkowe świadczenia pochodzące od pracodawcy, nawet te o charakterze socjalnym stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem, wszelkie formy pomocy materialnej jak zapomogi również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że pewne świadczenia pozostają zwolnione z podatku dochodowego. I tak, bez podatku pozostają:

1. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci – z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości; ze zwolnienia korzystają jedynie zapomogi wypłacone z tytułów wskazanych w tym przepisie (wystąpienie określonego zdarzenia), i pochodzące z ZFŚS,

2. świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach; bez limitu,

3. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1.000 zł; z tym że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, poza tym w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit zwolnienia wynosi 2.000 zł.

Zwolnienie jest więc obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie by miało ono zastosowanie:

• świadczenia mają postać rzeczową lub finansową,

• w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS – po stronie pracodawcy jest jedno źródło finansowania czyli fundusz; świadczenie nie może być zakupione częściowo z funduszu, a częściowo ze środków np. obrotowych,

• są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS – konieczne stosowanie kryteriów socjalnych,

• łączna, roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza kwoty 2.000 zł (dotyczy świadczeń limitowanych).

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie stanowią:

• zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,

• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych–do wysokości nie przekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS (1.550,26 zł).

W pierwszych dwóch przypadkach zapomogi są zwolnione z oskładkowania bez ograniczeń kwotowych. Różnica jest jednak taka, że wymienione wprost rodzaje zapomóg mogą pochodzić z różnego źródła, w tym np. ze środków obrotowych. W drugim z kolei zapomoga np. inna niż wcześniej wymienione może być zwolniona ze składek jako świadczenie socjalne. W trzecim przypadku, zwolnienie obejmuje zapomogi finansowane z funduszu socjalno-bytowego, ale do określonej wysokości, przy czym limit jest jeden i dotyczy różnego typu świadczeń.