Jak ustać staż urlopowy, gdy pracownik uczył się lub pracował za granicą

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od posiadanego przez pracownika stażu pracy oraz innych okresów zaliczanych na podstawie przepisów prawa pracy, w tym m.in. ukończonych szkół ponadgimnazjalnych.

Kodeks pracy przewiduje zaliczenie do „stażu urlopowego” określonej liczby lat z tytułu ukończenia poszczególnych szkół, przy założeniu, że wlicza się tylko jedną ukończoną szkołę (w wariancie najkorzystniejszym dla pracownika). Powstaje jednak pytanie, co robić w sytuacji, gdy pracownik ukończył szkoły za granicą. Nie rozstrzyga tego ani Kodeks pracy, ani ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty, ani też ustawa z 27 lipca 2005 r. o szkolnictwie wyższym.

W myśl ustawy o systemie oświaty, zagraniczne świadectwa szkolne i maturalne uznaje się za równorzędne krajowym świadectwom ukończenia odpowiednich szkół publicznych i świadectwom dojrzałości, na podstawie umów międzynarodowych lub po nostryfikacji  (w razie braku umów międzynarodowych). Mimo że regulacje te nie odnoszą się wprost do uprawnień pracowniczych, świadectwa szkolne uznane za równorzędne z krajowymi na podstawie ustawy powinny również zostać zaliczone do stażu urlopowego.

Przy czym pracodawca może (choć nie musi) żądać, aby zagraniczne dokumenty zostały przetłumaczone na język polski na koszt pracownika (niekoniecznie przez tłumacza przysięgłego, chyba że pracodawca tego wymaga). W takim przypadku w aktach osobowych przechowuje się zarówno odpis dokumentu, jak i jego tłumaczenie.

Ustawa o szkolnictwie wyższym określa wprawdzie zasady uznawania dyplomów, ale jedynie do celów akademickich, nie zaś do uprawnień pracowniczych. Ukończenie studiów wyższych za granicą uznaje się za równorzędne ukończeniu krajowych studiów, jeżeli te zagraniczne zostały ukończone w państwie członkowskim UE, Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) lub Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Oprócz tego dyplom może być uznany za równorzędny krajowemu na podstawie umów międzynarodowych albo po nostryfikacji.

Mimo braku wyraźnych regulacji dyplomy wyższych uczelni równorzędne na podstawie ustawy o szkolnictwie wyższym, umowy międzynarodowej lub nostryfikowane również powinny być moim zdaniem uwzględnione przy ustalaniu stażu urlopowego. Pracodawca również w tym przypadku może domagać się przetłumaczenia dokumentu.

Kwestię zagranicznego stażu pracy i jego relacji do krajowych uprawnień pracowniczych rozstrzyga ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Na jej podstawie udokumentowane okresy zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego są zaliczane do okresów pracy w Polsce w zakresie uprawnień pracowniczych. Pracodawca powinien więc zaliczyć do stażu urlopowego pracy wszystkie okresy zagranicznego zatrudnienia, bez względu na to, w jakim kraju praca była wykonywana (europejskim czy innym). Oczywiście chodzi tu o zatrudnienie na podstawie stosunku pracy, co czasem może stwarza trudności z odróżnieniem go od zagranicznego zatrudnienia na innej podstawie (odpowiadającej naszym umowom cywilnoprawnym). Stąd niekiedy może być potrzebne dokładne przetłumaczenie dokumentu stwierdzającego zatrudnienie. Jeśli wątpliwości istnieją nadal, bezpieczniej jest zaliczyć wątpliwy okres do stażu pracy.

W każdym razie warunkiem takiego zaliczenia jest przedstawienie dokumentów potwierdzających pracę za granicą. Przepisy nie precyzują, o jakie konkretnie pisma chodzi. Mogą to być zatem wszelkie dokumenty wydane na podstawie przepisów obowiązujących za granicą, w państwie, w którym pracownik świadczył pracę, np. zaświadczenie o zatrudnieniu, świadectwo pracy, czy nawet umowa o pracę. W przypadku umowy wątpliwości mogą dotyczyć daty zakończenia takiego zatrudnienia, dlatego pracownik powinien obok niej dostarczyć także dokument, z którego wynika data rozwiązania stosunku pracy.

Podobnie jak w przypadku świadectw szkolnych oraz dyplomów studiów wyższych, pracodawca może (ale nie musi) zobowiązać pracownika do dostarczenia przetłumaczonych dokumentów. To pracodawca decyduje o konieczności tłumaczenia dokumentów oraz o wyborze tłumacza (przysięgły czy nie).

Często powstaje w praktyce problem z liczeniem urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który wcześniej (w tym samym roku kalendarzowym) był zatrudniony za granicą. Chodzi zwłaszcza o przypadek, gdy w innym państwie wymiar urlopu, albo zasady jego nabywania różnią się od krajowych. Również i tej kwestii nie rozstrzyga wprost Kodeks pracy.

Może się okazać, że praca za granicą była pierwszą pracą w życiu pracownika. Jeżeli pracownik wróci do kraju i w trakcie tego samego roku, w którym podjął pierwszą pracę za granicą, zatrudni się w polskiej firmie, do końca tego roku nadal będzie nabywał prawo do pierwszego urlopu. Wciąż bowiem będzie to jego pierwszy rok zatrudnienia pracowniczego.  Po każdym przepracowanym miesiącu będzie mu przysługiwał urlop w wymiarze 1,66 dnia (czyli 1/12 z 20 dni). Przy czym pracodawca może (ale nie musi) zaokrąglić taki urlop do pełnego dnia.

Jeśli natomiast okazałoby się, że pracownik w poprzednim roku był już zatrudniony na podstawie umowy o pracę, ale wyłącznie za granicą, w obecnym roku nie można już traktować go jak osoby w pierwszym roku pracy.

Może też powstać wątpliwość, w jaki sposób obliczać urlop proporcjonalny, jeśli pracownik najpierw był zatrudniony za granicą, a następnie – w tym samym roku kalendarzowym – zatrudnił się u polskiego pracodawcy. Chodzi tu o przypadek, gdy nie jest to pierwszy, lecz kolejny rok kalendarzowy w karierze zawodowej pracownika.

Jeśli zmiana pracodawców nastąpiła w trakcie roku kalendarzowego, polski pracodawca udzieli pracownikowi urlopu w wymiarze:

• proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

• proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Kodeks pracy stanowi jednak, że jeśli u dotychczasowego pracodawcy pracownik wykorzystał więcej urlopu, niż mu przysługiwało z racji zatrudnienia, kolejny pracodawca może dokonać potrącenia urlopu. Udziela go wówczas odpowiednio mniej tak, aby wymiar urlopu w danym roku nie przekroczył 20 albo 26 dni (w zależności od stażu pracy tego pracownika).

Zasada ta dotyczy jednak urlopu wypoczynkowego w tym samym podstawowym wymiarze. W mojej ocenie będzie więc można ją stosować jedynie w razie, gdy wymiar urlopu u pracodawcy zagranicznego był identyczny jak u polskiego, tj. 20 lub 26 dni na rok w zależności od stażu pracy.

Nie będzie jednak dotyczyła sytuacji, w której wymiar urlopu wypoczynkowego oraz zasady nabywania prawa do urlopu są różne od polskich (tak jest np. we Francji, Anglii, Niemczech, o urlopach w poszczególnych krajach członkowskich UE można uzyskać informację na stronach www.eures.praca.gov.pl). Podobnie zresztą, jak nie dotyczy przypadków krajowych, w których wymiar urlopów u różnych pracodawców nie jest identyczny (patrz: przykład 3). W tym zakresie należałoby przyjąć zasadę odrębnego ustalania uprawnień urlopowych. A zatem polski pracodawca ustala wymiar urlop wypoczynkowego pracownika kierując się wyłącznie zasadą proporcjonalności, bez uwzględniania tego, ile urlopu pracownik wykorzystał u poprzedniego, zagranicznego pracodawcy.

Problemy z udzielaniem urlopu mogą powstać także w przypadku, gdy polski pracownik świadczy pracę za granicą na rzecz polskiego pracodawcy. Taka praca bywa wykonywana na kilka sposobów:

• w ramach podróży służbowych (przy czym w literaturze prawa pracy na ogół przyjmuje się, że taka podróż nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące) albo

• czasowej zmiany miejsca świadczenia pracy (strony w umowie o pracę określają zagraniczne miejsce pracy),

• na podstawie delegowania pracowników do innego państwa UE, w celu i na zasadach określonych w Dyrektywie 96/71/WE z 16 grudnia 1996 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.Urz. L 18 z 21 stycznia 1997 r. str. 1–6).

W dwóch pierwszych przypadkach pracownik będzie nabywał urlop wypoczynkowy na identycznych zasadach, jakby pracował w kraju. Natomiast w przypadku delegowania na podstawie dyrektywy unijnej pracodawca delegujący musi zagwarantować pracownikowi podstawowe warunki zatrudnienia obowiązujące w państwie przyjmującym (tj. w państwie, w którym praca ma być wykonywana), chyba że warunki krajowe są dla pracownika korzystniejsze. Dotyczy to m.in. minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych (czy zasad ich udzielania). A zatem, gdy wymiar urlopu wypoczynkowego:

• jest wyższy za granicą lub

• udziela się go za granicą na korzystniejszych zasadach,

• polski pracodawca delegujący pracownika do innego kraju UE musi mu zapewnić urlop w wymiarze i na zasadach obowiązujących w państwie, w którym praca jest świadczona.