Przepisy o pracy zdalnej obciążą pracodawców. Dlaczego właśnie teraz warto zautomatyzować kadry i płace?

13 stycznia br. Sejm odrzucił wszystkie poprawki Senatu, dotyczące m.in. wydłużenia vacatio legis z 2 do 3 miesięcy. Chociaż ustawodawca zezwala na stosowanie bieżących przepisów o telepracy aż do 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, pracodawcy nie powinni zwlekać z przygotowaniem się do nowych regulacji.

– Nowelizacja Kodeksu pracy sprzyja wprowadzeniu elektronicznych wniosków oraz zautomatyzowaniu naliczania wynagrodzeń. Oczywiście pracodawcy ograniczyli papierowe formularze na rzecz arkuszy online i komunikacji mailowej już w okresie pandemii, ale procesy kadrowo-płacowe wciąż wymagają usprawnień, zwłaszcza pod kątem manualnych, powtarzalnych czynności. Można je wyeliminować, korzystając z wspólnego systemu dla specjalistów ds. HR, pracowników i pracodawców – komentuje Błażej Bereta, CEO TribePerk, startupu świadczącego usługi kadrowo-płacowe i rozwijającego zautomatyzowaną platformę kadrowo-płacową.

Nowelizacja Kodeksu pracy umożliwia pracę zdalną całkowitą (wykonywaną wyłącznie w miejscu wskazanym przez pracownika), częściową (w modelu hybrydowym, czyli częściowo w biurze, częściowo w domu) i okazjonalną (czyli wykonywaną w domu przez określoną liczbę dni w roku). Praca zdalna okazjonalna jest najmniej sformalizowana, nie zobowiązuje bowiem pracodawców do określania jej zasad w przepisach wewnątrzzakładowych, zapewniania sprzętu pracownikom czy zwrotu kosztów ponoszonych podczas home office. Niemniej może wygenerować falę wniosków – nawet w małej firmie.

Pracownik złoży aż 24 wnioski o pracę zdalną okazjonalną w ciągu roku, jeśli za każdym razem będzie chciał pracować zdalnie przez 1 dzień. Pracodawca może odmawiać, co oznacza powtórne ubieganie się o home office – i jeszcze więcej wniosków. Przepisy przewidują ich składanie w formie papierowej lub elektronicznej. Komunikacja mailowa jest korzystniejsza, ale ma pewne wady. Można przeoczyć wniosek pracownika, a na dodatek trzeba prowadzić oddzielną ewidencję okazjonalnej pracy zdalnej, aby pilnować ustawowego limitu.

– Platforma TribePerk umożliwi sprawne zarządzanie wnioskami i śledzenie limitu przypisanego pracującym sporadycznie w trybie home office. Pracownik złoży wniosek kilkoma kliknięciami, wybierając odpowiednią pozycję z listy nieobecności i datę. Przełożony błyskawicznie zaakceptuje lub odrzuci wniosek z listy oczekujących. Bez odręcznych podpisów czy odpisywania na maile – tłumaczy Błażej Bereta.

Pracownicy wykonujący pracę całkowicie zdalnie lub pracujący w modelu hybrydowym zyskają przywileje dotyczące kosztów, które ponoszą w trybie home office.

Pracodawcy będą zobligowani do pokrycia niezbędnych kosztów związanych z:

• eksploatacją, instalacją, konserwacją i serwisem narzędzi pracy,

• zużyciem energii elektrycznej,

• korzystaniem z usług telekomunikacyjnych (np. internetu),

• innymi aspektami pracy zdalnej, które nie zostały sprecyzowane w ustawie, a do których możemy zaliczyć m.in. zakup ergonomicznego krzesła biurowego czy dodatkowego monitora.

Ponadto pracownikowi wykorzystującemu własny sprzęt w pracy, np. laptopa, będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny.

Jeśli pracownik będzie wykonywał pracę zdalną okazjonalnie, czyli przez maksymalnie 24 dni w roku, pracodawca nie będzie zobowiązany do zwrotu powyższych kosztów. W innych przypadkach firmy będą musiały zadecydować, czy będą rozliczać się z pracownikami za pomocą ryczałtu, czy będą obliczać np. realne zużycie energii elektrycznej przez sprzęt wykorzystywany do pracy podczas home office. Wyznaczenie ryczałtu, który odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez zdalnego pracownika, jest prostsze. Pozwala wziąć pod uwagę np. średni koszt taryfy za energię elektryczną w województwie. W przeciwnym razie trzeba by wziąć pod uwagę stawkę za prąd u każdego pracownika, co oznaczałoby sporo dodatkowych obliczeń.

Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierze pracodawca, platforma kadrowo-płacowa TribePerk przyspieszy i ułatwi rozliczanie kosztów pracy zdalnej. Moduł płacowy automatycznie pobiera dane niezbędne do naliczania wynagrodzeń z innych sekcji, w tym listy dodatków, które można przypisywać wszystkim lub wybranym pracownikom.

– Platforma jest dostępna całodobowo, dzięki czemu pracodawcy nie są ograniczeni godzinami pracy biura rachunkowego. Mogą analizować listy płac i pobierać raporty kadrowo-płacowe w dowolnym momencie. Z kolei pracownicy generują czytelne paski płacowe kilkoma kliknięciami, kiedy chcą zobaczyć, co złożyło się na wynagrodzenie za dany miesiąc. Ta funkcjonalność eliminuje sporo pytań kierowanych do specjalistów ds. kadr i płac – wyjaśnia Błażej Bereta, CEO TribePerk.

Pracodawcy, którzy prowadzą ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, mogą wykorzystywać imienne arkusze kalkulacyjne. To oznacza, że każdy pracownik raportuje godziny pracy we własnym arkuszu, nie wiedząc, czy i kiedy inni pracownicy zaplanowali nieobecności.

– Załóżmy, że pracownik napisze mailowo lub na czacie służbowym, że będzie pracował zdalnie przez kilka dni. Współpracownik może nie zauważyć tej informacji i zaplanować ważne spotkanie w dniu, w którym kluczowa osoba pracuje w domu. Aby zapobiec takim nieporozumieniom, wdrożyliśmy wspólny kalendarz urlopów i nieobecności na platformie TribePerk. Kiedy przełożony zaakceptuje wniosek o okazjonalną pracę zdalną, odpowiednie oznaczenie od razu pojawi się w kalendarzu, który można filtrować według dat, stanowisk czy zespołów – wyjaśnia Błażej Bereta.

Kolejną wadą ewidencji czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym jest konieczność przepisania danych do programu kadrowo-płacowego. TribePerk umożliwia również raportowanie godzin pracy – w tym godzin nadliczbowych – które są automatycznie uwzględniane w module płacowym. Ponadto ułatwia onboarding pracowników. Nowo zatrudnieni mogą szybko odnaleźć firmowe dane kontaktowe wybranych osób i zorientować się w strukturze organizacji, przeglądając poszczególne zespoły.

Pracodawcy zmierzą się jeszcze z innymi wyzwaniami w 2023 roku. „W kolejce” czekają przepisy wdrażające dyrektywę work-life balance oraz dyrektywę w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE. To oznacza wprowadzenie nowych urlopów czy elastycznej organizacji pracy, a co za tym idzie – kolejnych wniosków i zmian w naliczaniu płac.

– Śledzimy zmiany w prawie pracy i aktualizujemy platformę TribePerk na bieżąco. Pracodawcy mają pewność, że wynagrodzenia są naliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami, i oszczędzają czas na przygotowywaniu wzorów dokumentów. Proste kreatory wniosków umożliwiają pracownikom zgłoszenie dowolnej nieobecności w kilkanaście sekund. Z naszych danych wynika, że automatyzacja pozwala zaoszczędzić nawet do 60% na procesach kadrowo-płacowych – podkreśla Błażej Bereta.