Zmiana terminu urlopu podwładnego lub odwołanie go z wypoczynku – cz. II
W przeciwieństwie do przesunięcia terminu urlopu, jego przerwanie jest możliwe tylko w 4 przypadkach wymienionych w Kodeksie pracy. Jakakolwiek inna okoliczność, która wystąpi w trakcie urlopu, nie ma wpływu na jego bieg.
Może się zdarzyć, że po tym, jak pracownik rozpocznie urlop, wystąpią szczególne okoliczności uniemożliwiające wykorzystanie urlopu w całości. Takimi okolicznościami są:
-
czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
-
odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
-
odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
-
urlop macierzyński (także dodatkowy urlop macierzyński, urlop ojcowski, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlop rodzicielski).
W przypadku wystąpienia tych zdarzeń pracodawca musi udzielić niewykorzystanego urlopu w terminie późniejszym, uzgodnionym z pracownikiem (choć ostatecznie decyduje pracodawca).
Urlop przerywa choroba pracownika, ale nie jego dziecka
W przeciwieństwie do przesunięcia urlopu przerwanie jest możliwe tylko z przyczyn wymienionych wcześniej. Oznacza to, że inne usprawiedliwione nieobecności (np. obowiązek stawienia się w sądzie), które wystąpią w trakcie już rozpoczętego urlopu, nie przesuwają jego części na później. Urlop biegnie wówczas nadal mimo przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność, chyba że pracodawca dobrowolnie zgodzi się na dokonanie przesunięcia.
Pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku wziął urlop na 2 tygodnie, począwszy od poniedziałku. Jednak po 5 dniach urlopu, w sobotę, zachorował. Oznacza to, że niewykorzystane jeszcze 5 dni z drugiego tygodnia urlopu (w dniach poniedziałek – piątek) należy udzielić w późniejszym terminie.
Gdyby jednak temu samemu pracownikowi tuż po rozpoczęciu 2-tygodniowego urlopu zachorowało dziecko, nie może żądać przerwania urlopu i „przeniesienia” jego części na później, nawet jeśli na to chore dziecko otrzyma zwolnienie lekarskie.
Urlopu nie przerywają zatem m.in. okoliczności usprawiedliwiające, tzw. urlop okolicznościowy (np. ślub, pogrzeb). Ewentualnie, jeśli ma to jeszcze uzasadnienie czasowe, można udzielić urlopu okolicznościowego po powrocie z urlopu wypoczynkowego. Przykładowo w razie śmierci i pogrzebu ojca pracownika w trakcie urlopu wypoczynkowego pracownik może jeszcze po jego zakończeniu wziąć urlop okolicznościowy na załatwienie spraw związanych z pogrzebem itp.
Jeśli pracownik zachoruje w trakcie urlopu, nie powinien czekać z informacją o tym aż do zakończenia urlopu.
Pracownik rozpoczął 3-tygodniowy urlop. Po tygodniu urlopu zachorował, a lekarz wystawił mu 4-tygodniowe zwolnienie. Pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o chorobie niezwłocznie po uzyskaniu zwolnienia lekarskiego, najpóźniej w drugim dniu od zachorowania.
Jeśli jednak pracownik dopiero kilka dni po zachorowaniu (w trakcie trwającego oficjalnie urlopu) powiadomi o zwolnieniu, to pracodawca i tak ma obowiązek udzielić w terminie późniejszym całego objętego zwolnieniem lekarskim urlopu.
Nieudzielonej części urlopu nie trzeba udzielać bezpośrednio po ustaniu przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność, chyba że strony właśnie taki termin jej odebrania ustalą.
Pracownik rozpoczął w sierpniu zaległy urlop z poprzedniego roku kalendarzowego. Jednak zaraz po jego rozpoczęciu zachorował i był na zwolnieniach aż do połowy października. Normalnie urlopu zaległego należy udzielić do końca września. Jednak w tym przypadku nie było to możliwe i wolno udzielić go po powrocie pracownika (najlepiej już w październiku).
Jeśli pracownik nie może wykorzystać tylko części rozpoczętego już urlopu, pozostałe jego części uznaje się za udzielone. W tym przypadku nie trzeba od nowa uzgadniać udzielenia całego urlopu – jak przy przesunięciu urlopu.
Pracownik rozpoczął 3-tygodniowy urlop. Po tygodniu zachorował, a lekarz wystawił mu 1-tygodniowe zwolnienie. W takiej sytuacji pracownik może – bez dodatkowej zgody pracodawcy – skorzystać z trzeciego tygodnia urlopu, jaki mu jeszcze zostaje po chorobie (albo też jednak wnioskować o inny termin udzielenia tej części urlopu). Obowiązek uzgodnienia terminu wykorzystania dotyczy bowiem tylko przesuniętej części urlopu, z której pracownik nie mógł skorzystać w związku z chorobą.
Załóżmy, że w opisywanej sytuacji pracownik nie chce jednak obecnie korzystać z trzeciego tygodnia urlopu. Może wystąpić z wnioskiem o przesunięcie urlopu, ale ostateczna decyzja należy w tym wypadku do pracodawcy.
Przerwanie urlopu z powodu choroby pracownika może skutkować tym, że pracownik nie spełni warunku korzystania z urlopu w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, a tym samym nie nabędzie prawa do świadczenia urlopowego lub dopłaty do wypoczynku z ZFŚS.
Pracodawca zapisał w regulaminie ZFŚS, że dofinansowanie do wypoczynku przysługuje pracownikowi pod warunkiem wykorzystania co najmniej 2-tygodnowego urlopue. Pracownik wykorzystywał urlop w wielu częściach po kilka dni każda. Na koniec zostawił sobie jednak 10 dni urlopu, aby razem z wolnymi sobotami i niedzielami dały wypoczynek 14-dniowy i umożliwiły uzyskanie dofinansowania z funduszu socjalnego. Niestety, po tygodniu zachorował i otrzymał zwolnienie lekarskie. W tym przypadku być może bardziej opłaca mu się nie zgłaszać tego zwolnienia pracodawcy, ponieważ skutkowałoby przerwaniem urlopu i brakiem możliwości wykorzystania 14-dniowego odpoczynku, a co za tym idzie – utratą prawa do dofinansowania do wypoczynku w danym roku kalendarzowym.
Jeśli jednak dofinansowanie do wypoczynku zostało wypłacone pracownikowi przed urlopem, pracodawca nie może domagać się jego zwrotu w razie przerwania urlopu z powodu choroby pracownika.
Zagraniczne zaświadczenie także jest ważne
W przypadku gdyby pracownik zachorował w trakcie przebywania na urlopie za granicą, wystawione tam zaświadczenie lekarskie również spowoduje przerwę w wykorzystywaniu urlopu. Jednak aby mógł uzyskać zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą, zaświadczenie powinno zostać przetłumaczone na język polski. Warunek ten nie dotyczy zaświadczeń wystawionych na terytorium państw członkowskich UE i EFTA.
Niezastąpionego pracownika można odwołać z urlopu
Pracodawca może też odwołać pracownika z urlopu. Może to zrobić tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Okoliczności te muszą więc zaistnieć co najmniej w pierwszym dniu urlopu. W przeciwnym razie uzasadniałyby przesunięcie terminu urlopu, ale już nie jego przerwanie.
Przyjmuje się, że odwołanie pracownika z urlopu jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy jego nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, uniemożliwiające prawidłowe funkcjonowanie zakładu. Przy czym ten konkretny pracownik powinien być w danym przypadku niezastąpiony (to pracodawca ocenia, czy obecność w zakładzie tej osoby jest niezbędna). Klasyczny przykład to poważna awaria, z którą nie mogą sobie poradzić inni pracownicy.
W zakładzie wystąpiła awaria podstawowej maszyny służącej do bieżącej, codziennej produkcji. Produkcja nie może być wstrzymana, a naprawić maszynę potrafi tylko konserwator, który akurat ma urlop. Jeśli rzeczywiście nikt nie może zastąpić konserwatora, można odwołać go z urlopu. Nieuzasadnione byłoby natomiast odwoływanie pracownika z urlopu w związku z planowaną kontrolą w zakładzie, o której pracodawca był uprzedzony przed udaniem się pracownika na urlop (mogłoby to być co najwyżej ewentualnie przyczyną przesuwającą urlop).
Pracodawca powinien poinformować pracownika o przyczynach odwołania z urlopu. Przepisy nie wskazują formy odwołania, należy więc przyjąć, że można tego dokonać w każdy sposób przyjęty w danym zakładzie. Do celów dowodowych wskazane jest zachowanie formy pisemnej, chyba że regulacje zakładowe przewidują inaczej. Niewykorzystana część urlopu powinna zostać udzielona pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym.
Pracodawcę obciąża obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem z urlopu. Dotyczy to tylko tych kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem. Pracodawca musi więc np. pokryć koszty wykupionych biletów lotniczych, jeżeli nie ma możliwości odzyskania pieniędzy z tytułu ich zwrotu, a także wniesionych opłat, jeżeli zgodnie z zawartą umową organizator wypoczynku ich nie zwraca. Zalicza się tu także koszty wcześniejszego powrotu pracownika z miejsca spędzania urlopu. Gdy pracownik spędzał urlop z rodziną, pracodawca powinien także zwrócić koszty przypadające na członków rodziny, którzy również zostali zmuszeni do przerwania wypoczynku. Wniosku o zwrot kosztów pracownik nie musi uzasadniać, powinien natomiast udokumentować wydatki (za pomocą jakichkolwiek dokumentów: biletów, rachunków, cenników itd.).
Roszczeń związanych z poniesionymi kosztami odwołania z urlopu pracownik może dochodzić przed sądem pracy. Przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne, tj. od dnia poinformowania pracownika o odwołaniu.
Zakładając, że pracownik zapłacił już za cały tydzień w hotelu, a po 3 dniach odpoczynku został odwołany – za te 3 dni, w które wypoczywał, pracodawca nie musi już zwracać kosztów pobytu (podobnie jak za bilet lotniczy w tamtą stronę).
Uwaga: Przepisy nie przewidują przerwania urlopu na wniosek pracownika (np. uzasadniony ważnymi przyczynami). Niemniej jednak można analogicznie zastosować tu zasady dotyczące przesunięcia urlopu. Oznacza to, że pracodawca może (ale nie musi) wyrazić zgodę na przerwanie urlopu. Natomiast w takich przypadkach firma nie jest zobowiązana do zwrotu pracownikowi jakichkolwiek kosztów skróconego odpoczynku. Strony uzgadniają termin odbioru niewykorzystanej części urlopu.
art. 166, art. 167, art. 291 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),
art. 3 ust. 3, ust. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
§ 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),
§ 1, § 2, § 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281 ze zm.),
§ 5, § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2012 r., poz. 444 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska
