Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą

Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do tworzenia funduszu socjalnego. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pełnoetatowców mogą albo tworzyć ZFŚS albo wypłacać świadczenie urlopowe.

Co ważne, zarówno większy, jak i mniejszy pracodawca może całkowicie zrezygnować z prowadzenia działalności socjalnej w formach, jakie przewiduje ustawa o ZFŚS.

U pracodawców tworzących ZFŚS jednym z najpopularniejszych celów, na jakie wydatkowane są jego środki jest dofinasowanie wypoczynku pracowników i innych osób uprawnionych. Chociaż przeznaczenie „wczasów pod gruszą” jest takie samo jak świadczenia urlopowego (wsparcie wypoczynku pracowników), więcej je dzieli niż łączy.

Podstawową różnicą jest charakter tych świadczeń. Jedynym warunkiem otrzymania świadczenia urlopowego jest wykorzystanie przez pracownika wypoczynku w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli pracownik spełni ten wymóg, a pracodawca zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty wybrał wypłatę świadczeń urlopowych zamiast tworzenia ZFŚS – pracownik może skutecznie domagać się wypłaty świadczenia urlopowego.

Inaczej jest w przypadku dofinansowania do wypoczynku z ZFŚS. Szczegółowe zasady jego przyznawania i wypłaty, podobnie jak i innych ulgowych usług i świadczeń z funduszu, określa pracodawca w regulaminie działalności socjalnej uzgodnionym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników – jeśli w zakładzie nie działają organizacje związkowe. Przepisy ustawy o ZFŚS stanowią jedynie, że wszelkie ulgowe usługi i świadczenia (zarówno prawo do nich, jak i ich wysokość) są uzależnione od rozpatrywanej łącznie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, czyli od tzw. kryterium socjalnego. Inne, dodatkowe warunki (jak np. minimalny wymiar wypoczynku, na który ma być udzielone dofinansowanie) mogą – choć nie muszą – wynikać z regulaminu.

To pracodawca, będąc dysponentem funduszu (samodzielnie lub za pośrednictwem komisji socjalnych), ocenia sytuację socjalną osoby ubiegającej się o dopłatę do wypoczynku i podejmuje decyzję w kwestii jego wypłaty. Przy czym świadczenia z ZFŚS nie mają charakteru roszczeniowego i pracownik nie może domagać się ich wypłaty.

Przepisy ustawy o ZFŚS stawiają konkretny (i jak wspominano) jedyny warunek uzyskania świadczenia urlopowego – wykorzystanie co najmniej 14 kolejnych dni wypoczynku.

Wymóg ten jest ściśle powiązany z przepisem art. 162 Kodeksu pracy, zgodnie z którym jeśli pracownik dzieli urlop wypoczynkowy na części, powinien to zrobić w taki sposób, aby przynajmniej jedna z nich obejmowała co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Zatem warunek otrzymania świadczenia urlopowego ma „zmotywować” pracowników do korzystania z urlopów w sposób wskazany w Kodeksie pracy. Artykuł 162 kp nie zawiera bowiem żadnych sankcji (ani dla pracownika, ani dla pracodawcy) za niezachowanie co najmniej 14-dniowej części wypoczynku.

>> Przeczytaj: 14-dniowy urlop wypoczynkowy na przełomie lat a prawo do świadczenia urlopowego 

Warunek skorzystania z co najmniej 14 dni wypoczynku nie musi być natomiast powiązany z prawem do dofinansowania do urlopu. Często bywa jednak wprowadzany w regulaminie funduszu.

Chociaż wysokość i prawo do ulgowych usług i świadczeń z funduszu socjalnego powinny być ustalane w oparciu o kryterium socjalne, przyjmuje się, że wprowadzenie takiego wymogu nie jest sprzeczne z przepisami ustawy. Pokrywa się bowiem ze sposobem wykorzystywania urlopu wskazanym w kp. Nie ma jednak przeszkód, aby dopłata do wypoczynku przysługiwała bez względu na to, przez ile dni pracownik korzystał z urlopu (np. na majówkowy wyjazd).

Kolejnym elementem, który różni świadczenie urlopowe od dofinansowania do wypoczynku z ZFŚS jest termin wypłaty. Pracodawca ma obowiązek wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Świadczenie urlopowe, ze swego założenia, ma służyć pracownikowi w trakcie urlopu – np. na pokrycie części wydatków związanych z zakupem wycieczki. Żadne regulacje wewnętrzne nie mogą zmienić tego terminu na późniejszy – wynika on bowiem wprost z ustawy.

Inaczej jest w przypadku terminu wypłaty „wczasów pod gruszą”. Tutaj przepisy nie precyzują, kiedy pracownik musi otrzymać dopłatę. Dlatego w praktyce spotkać można obie opcje – przed i po wczasach. Przy czym, jeśli regulamin działalności socjalnej zakłada, że jednym z warunków uzyskania dopłaty do wypoczynku jest przedstawienie dokumentów poświadczających poniesione wydatki na urlop, dopłata (co oczywiste) wypłacana jest po powrocie z wypoczynku.

>> Przeczytaj: Termin wypłaty dofinansowania do wypoczynku z ZFŚS

Świadczenie urlopowe różni się od dofinansowania z ZFŚS także znacznie węższym kręgiem uprawnionych do niego osób. Pracodawca jest bowiem zobowiązany wypłacać je tylko pracownikom – czyli osobom zatrudnionym w ramach stosunku pracy. Może wprawdzie przyznać „świadczenia urlopowe” np. zleceniobiorcom lub byłym pracownikom-emerytom, jednak mimo zbliżonego charakteru (a nawet zachowania wymogu wykorzystania co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku) nie będzie to świadczenie urlopowe w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS.

Tego problemu nie ma przy dofinansowaniu do wypoczynku. Tutaj, podobnie jak przy innych świadczeniach z funduszu socjalnego, krąg uprawnionych jest znacznie szerszy i obejmuje pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodziny, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych.

Przepisy ograniczają również częstotliwość wypłaty świadczenia urlopowego. Mimo że i tak trudno byłoby zaplanować urlop w taki sposób, aby skorzystać z 14-dniowego wypoczynku dwa lub więcej razy w roku, przepisy wprost wskazują, że świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku.

Takie ograniczenie nie dotyczy dofinansowania do wypoczynku z funduszu socjalnego. Może ono jednak wynikać z regulaminu działalności socjalnej, obowiązującego u pracodawcy. Jeśli dopłata do wczasów ma przysługiwać tylko raz w roku, regulamin ZFŚS powinien zawierać takie postanowienia. W przeciwnym razie pracownicy oraz inne osoby uprawnione do korzystania z funduszu będą mogli ubiegać się o wypłatę „wczasów pod gruszą” częściej, nawet kilka razy w roku – jeśli spełnione będą pozostałe warunki wynikające z regulaminu.

Ostatnią już różnicą między omawianymi świadczeniami jest sposób ustalania ich wysokości.

Świadczenie urlopowe, przysługujące w wysokości nie wyższej niż odpis podstawowy, oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Zatem dla pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach w pełnym wymiarze etatu w 2015 r. wynosi 1.093,93 zł, ale dla zatrudnionego na 1/2 etatu już tylko 546,97 zł.

Kryterium wymiaru czasu pracy nie jest i nie może być brane pod uwagę przy ustalaniu wysokości dopłat do wypoczynku z ZFŚS. Fundusz socjalny jest funduszem celowym, który ma niwelować różnice w poziomie życia między jego beneficjentami. Zatem największe wsparcie powinno trafiać do osób znajdujących się w najgorszej sytuacji socjalnej. Tym samym możliwe, że to właśnie osoby zatrudnione na część etatu uzyskają wyższe kwoty dofinansowań niż zatrudnieni w pełnym wymiarze.

>> Przeczytaj: Zatrudnienie na część roku a prawo do świadczenia urlopowego i jego wysokość 

Niezależnie od tego, jakiego rodzaju świadczenie otrzyma pracownik – czy będzie to świadczenie urlopowe, czy dopłata do wypoczynku ze środków funduszu socjalnego – nie powiększy ono podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Świadczenie urlopowe i wszelkie inne świadczenia socjalne z ZFŚS są zwolnione ze składek ZUS. Dodatkowo „wczasy pod gruszą” mogą korzystać ze zwolnienia z podatku – przy czym trzeba pamiętać, że limit zwolnienia dla wszystkich świadczeń z funduszu socjalnego (oraz funduszy związków zawodowych) wynosi 380 zł w roku podatkowym. Jeśli więc pracownik otrzymuje dopłatę do wypoczynku jako pierwsze świadczenie z zfśs w danym roku, opodatkowaniu podlega jedynie nadwyżka ponad 380 zł.  

Na koniec warto wspomnieć jeszcze o innych formach, w jakich pracodawcy mogą wspierać wypoczynek pracowników. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby nie tworząc zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz nie wypłacając świadczenia urlopowego w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS, przyznawali pracownikom inne bonusy na wypoczynek. Coraz bardziej popularne jest np. powiększanie puli urlopu wypoczynkowego pracowników, czyli przyznawanie kilku lub nawet kilkunastu dodatkowych dni wolnych – oczywiście z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Bywają także pracodawcy, którzy wypłacają różnego rodzaju premie urlopowe czy dopłaty do wczasów.

Niewątpliwym plusem takich rozwiązań jest zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników. Minusem są pieniądze – w stosunku do tego typu świadczeń (wypłacanych ze środków obrotowych firmy, poza ustawową działalnością socjalną) przepisy nie przewidują żadnych preferencji składkowych i podatkowych, a tym samym ich wartość w całości podlega doliczeniu do opodatkowanego i oskładkowanego przychodu pracownika.