Pracownik wie, że go nie będzie - musi o tym uprzedzić

Przepisy prawa pracy przewidują, poza urlopami (wypoczynkowym, bezpłatnym, szkoleniowym czy związanymi z pełnieniem funkcji rodzicielskich), szereg innych zwolnień od pracy, których pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi. Bywają one płatne lub niepłatne, różni je także wymiar oraz zasady udzielania.

Jednymi z najpopularniejszych zwolnień od pracy są tzw. urlopy okolicznościowe. To płatne dni wolne, których pracodawca udziela zatrudnionemu na jego wniosek, jeśli zajdą okoliczności przewidziane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (dalej: rozporządzenie). Wymiar zwolnienia uzależniony jest od zdarzenia, stanowiącego podstawę udzielenia zwolnienia i wynosi:

• 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,

• 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

W przypadku innych zdarzeń niż wymienione, np. pogrzebu dziadków żony, pracownikowi nie przysługuje urlop okolicznościowy. W tego typu sytuacjach, jeśli pracodawca nie chce udzielić płatnego zwolnienia, pracownikowi pozostaje wnioskowanie np. o urlop wypoczynkowy lub bezpłatny albo wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w trybie „na żądanie”.

Obowiązek udokumentowania faktu będącego powodem zwolnienia spoczywa na pracowniku, który o nie wnioskuje. Może on to zrobić przedkładając pracodawcy np. akt ślubu, zaświadczenie od duchownego udzielającego ślubu czy akt zgonu.

Zwolnienie (urlop okolicznościowy) jest udzielane na dni pracy danego pracownika, a więc na taką liczbę godzin, jaką w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z harmonogramem czasu pracy, np. 4, 8, 12 czy nawet 24 godziny w przypadku pracy w systemie równoważnym.

Mimo, że przepisy rozporządzenia zawierają zamknięty katalog przypadków, uprawniających pracownika do uzyskania urlopu okolicznościowego, w praktyce spotkać się można z sytuacjami nietypowymi.

Załóżmy, że pracownik wziął ślub w 2003 roku i z tego tytułu pracodawca udzielił mu urlopu okolicznościowego. W 2008 roku zatrudniony rozwiódł się, a w 2014 – znowu się ożenił. Czy w takiej sytuacji przysługują mu 2 dni urlopu okolicznościowego? Tak, przepisy nie limitują bowiem ile razy pracownik może skorzystać z takich dni wolnych. Podstawą ich udzielenia jest wystąpienie danej okoliczności i pracownik może skorzystać z urlopu okolicznościowego za każdym razem, gdy dane zdarzenie ma miejsce.

Wątpliwości pojawiają się również w przypadku zgonu i pogrzebu osoby najbliższej. Najczęściej dotyczą tego, czy pracownik ma prawo do dwóch odrębnych urlopów, tj. jednego z tytułu zgonu i jednego z tytułu pogrzebu. W takiej sytuacji przysługuje pracownikowi tylko jeden urlop okolicznościowy, a nie dwa (osobno z tytułu zgonu i osobno z tytułu pogrzebu). Taki urlop, np. w przypadku śmierci i pogrzebu małżonka pracownika, można podzielić i np. jeden dzień wykorzystać po śmierci osoby najbliższej, a drugi w dniu uroczystości pogrzebowych.

Kolejny problem dotyczy liczby dni przysługującego pracownikowi urlopu, w sytuacji gdy kilku członków rodziny straci życie w tym samym czasie, np. w wyniku wypadku. W takim przypadku urlop okolicznościowy należy się z tytułu zgonu każdego członka rodziny osobno, np. jeśli w tym samym czasie umrze matka i ojciec pracownika, należy udzielić pracownikowi w sumie 4 dni urlopu okolicznościowego (2 z tytułu śmierci matki i 2 z tytułu śmierci ojca). Bez znaczenia jest fakt, że rodzice pracownika zmarli w tym samym czasie.

Podobnie gdy pracownica urodzi martwe dziecko. Pojawia się wówczas pytanie, czy w takiej sytuacji pracownikom (matce i ojcu) należą się urlopy okolicznościowe i w jakim wymiarze. W praktyce najczęściej w takim przypadku, w zależności od sytuacji i stopnia zaawansowania ciąży, a także od przedłożonych w zakładzie pracy dokumentów, np. ze szpitala lub z urzędu stanu cywilnego, pracownica rozpoczyna korzystanie z 8-tygodniowego urlopu macierzyńskiego albo ze zwolnienia lekarskiego ze względu na swój stan zdrowia. Dlatego też urlop okolicznościowy z reguły nie będzie jej przysługiwał ze względu na brak więzi czasowej z wydarzeniem (taki urlop mógłby zostać udzielony pracownicy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego lub zwolnienia lekarskiego).

Natomiast, zdaniem autorki, pracownik ojciec dziecka ma prawo do obu urlopów okolicznościowych. W takiej sytuacji prawo do urlopu z tytułu zgonu dziecka jest niewątpliwe, w szczególności gdy wnioskujący o taki urlop pracownik przedłoży pracodawcy stosowne dokumenty (np. akt urodzenia z adnotacją o urodzeniu martwym). Dyskusyjne może być natomiast prawo do urlopu z tytułu urodzenia dziecka. Jednakże w ocenie autorki taki urlop pracownikowi będzie przysługiwać, jest bowiem logiczną konsekwencją urlopu z tytułu zgonu dziecka, a ponadto przepisy rozporządzenia z 15 maja 1996 r. nie precyzją, że chodzi o urodzenie żywe.

Ponieważ urlopy okolicznościowe są związane z określonym zdarzeniem, powinien istnieć rozsądny związek czasowy między tym zdarzeniem a terminem odbioru dnia wolnego. Co do zasady pracownik może wziąć urlop okolicznościowy kilka dni po urodzeniu dziecka – np. na zarejestrowanie go w urzędzie, ale raczej już nie kilka tygodni po porodzie – np. po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego przez pracownicę. Są jednak przypadki, gdy takie oddalenie w czasie będzie uzasadnione.

Należy pamiętać, że zdarzenia, które dają prawo do urlopu okolicznościowego, nie przerywają automatycznie innych okresów usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego.

Załóżmy, że pracownikowi przebywającemu na urlopie wypoczynkowym w tym czasie zmarł dziadek. Zasadniczo w takiej sytuacji nie przysługuje mu urlop okolicznościowy, jednak pracodawca może zgodzić się na przerwanie urlopu wypoczynkowego i udzielenie zatrudnionemu urlopu okolicznościowego.

W niektórych sytuacjach pracodawca wręcz powinien udzielić urlopu okolicznościowego – np. po zakończeniu zwolnienia lekarskiego, jeśli oczywiście istnieje rozsądny związek czasowy między zdarzeniem będącym podstawą jego udzielenia a terminem jego wykorzystania.

Oprócz przypadków, w których przysługuje urlop okolicznościowy, pracodawca ma również obowiązek zwolnić pracownika z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w innych sytuacjach przewidzianych przepisami, m. in. w razie:

• oddania krwi oraz badań zleconych przez stację krwiodawstwa (z tym że w przypadku badań zwolnienie przysługuje, tylko wówczas gdy nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy) – zwolnienie to przysługuje na czas niezbędny do pobrania krwi czy wykonania badań; czas ten powinien być oznaczony przez stację krwiodawstwa;

• badań i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, wenerycznych oraz gruźlicy – na czas niezbędny do ich wykonania (badania i szczepienia w tym zakresie są obowiązkowe m.in. dla osób zatrudnionych przy produkcji żywności);

• akcji ratowniczej (dotyczy to tylko pracownika będącego ratownikiem GOPR–na czas niezbędny do jej prowadzenia i na czas koniecznego wypoczynku po jej zakończeniu; zwolnienie następujew trybie przyjętym przez odpowiednią służbę ratowniczą, a czas koniecznego wypoczynku po zakończeniu akcji ratowniczej ustala osoba, która kierowała taką akcją;

• udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji lub stawiennictwa przed komisją w charakterze strony lub świadka – na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej lub do uczestniczenia w postępowaniu przed komisją (wynagrodzenie przysługuje tylko stronie albo świadkowi).

W wykonaniu ciążącego na pracowniku obowiązku, o którym mowa w § 2 ust. 1 - ust. 3 rozporządzenia (…), pracownik powinien z własnej inicjatywy (osobiście lub za pośrednictwem osoby trzeciej), w sposób wiarygodny i bez nieuzasadnionej zwłoki powiadomić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie trwania swej nieobecności w pracy. Nie wywiązanie się z tego obowiązku wskutek winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika stanowi ciężkie naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy)
(wyrok Sądu Najwyższego z 16 czerwca 2004 r., sygn. akt I PK 639/03).

Na co warto zwrócić uwagę, a o czym nie zawsze pamiętają pracownicy, to obowiązek uprzedzenia pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W praktyce nagminne są bowiem przypadki, gdy pracownik jednego dnia nie pojawia się w pracy, a następnego dnia przedstawia pracodawcy np. zaświadczenie ze stacji krwiodawstwa. W takim przypadku trudno uznać, że podwładny nie mógł przewidzieć swojej nieobecności i nie mógł poinformować o niej pracodawcy. Takie zachowanie może być podstawą do nałożenia na pracownika kary na podstawie art. 108 Kodeksu pracy, a nawet rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika – w zależności od konkretnego przypadku.