Monitoring w pracy po nowemu. Sprawdź, jak wdrożyć stosowanie monitoringu wizyjnego

Monitoring w pracy po nowemu. Sprawdź, jak wdrożyć stosowanie monitoringu wizyjnego

Michał Culepa

04.06.2018

RODO wprowadziło szereg nowych obowiązków w zakresie ochrony i przetwarzania danych. Przepisy dotyczą praktycznie wszystkich przedsiębiorców i pracodawców, którzy zbierają i przetwarzają dane osobowe – także w zakresie przewidzianym do realizacji stosunku pracy. Między innymi zostały ustawowo uregulowane zasady prowadzenia monitoringu wizyjnego przez pracodawców.

Wraz z wejściem w życie RODO, weszła w życie nowa ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000), która wprowadziła do Kodeksu pracy nowe przepisy, regulujące na nowo i bardziej szczegółowo niektóre zasady przetwarzania danych osobowych, zwłaszcza jeżeli chodzi o obraz i wizerunek. Od 25 maja 2018 r. obowiązują bowiem regulacje dotyczące monitoringu pracowników – kwestii dotąd nie uregulowanej szczegółowo w przepisach, aczkolwiek dopuszczonej prawnie w świetle orzecznictwa i wykładni przepisów. Przykładowo, jeszcze 4 lata temu WSA w Warszawie w wyroku z 9 lipca 2014 r. (sygn. akt II SA/Wa 2393/13) wprost dopuścił możliwość stosowania systemu monitoringu wizyjnego, pozwalającego na identyfikację osób, ale już wówczas kwalifikował go jako zbiór danych osobowych podlegający przepisom o ochronie danych.

Dzisiaj kwestie monitoringu ostatecznie doprecyzował nowy art. 222 kp. Jakie są obecne warunki stosowania monitoringu przez pracodawcę?

Monitoring musi mieć określony cel

System monitoringu w zakładzie pracy dziś nie może już być zakładany „ot tak sobie”, „gdyż jest potrzebny”, „gdyż trzeba sprawdzać, co się dzieje na zakładzie” itp. Przepis art. 222 § 1 kp określa bowiem monitoring jako kategorię „szczególnego nadzoru” nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół niego. Musi on więc odpowiadać warunkom określonym w przepisach prawa, a jego wprowadzenie musi być uzasadnione.

Kodeks pracy wskazuje przyczyny, dla których pracodawca ma prawo założyć np. kamery w pomieszczeniach swojego zakładu. Monitoring można więc założyć, gdy jest on konieczny do zapewnienia:

  • bezpieczeństwa pracowników,

  • ochrony mienia,

  • kontroli produkcji,

  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Zauważyć należy, że przyczyny wprowadzenia monitoringu są wymienione enumeratywnie – choć niewątpliwie szeroko. Inne przyczyny nie są wymienione w przepisach, a zatem wprowadzanie monitoringu tylko w celu np. kontroli ruchu załogi w zakładzie, czy samego nadzorowania wejść i wyjść z pracy, a zwłaszcza w celu kontroli procesu pracy – jeżeli nie jest on związany z produkcją, nie jest więc dopuszczalne prawnie.

Warto jednak zauważyć, że niemal każdy pracodawca dysponuje w zakładzie pracy określonymi przedmiotami majątku trwałego, czy ruchomego (np. rozmaity sprzęt biurowy czy elektroniczny), który może podlegać ochronie. W takim wypadku, w celu zabezpieczenia przed ewentualną kradzieżą lub zniszczeniem tego mienia, monitoring można założyć.

Inną sytuacją będzie ochrona bezpieczeństwa pracowników. W tym wypadku uzasadnieniem wprowadzenia monitoringu będzie np. dopuszczalny w niektórych pomieszczeniach ruch osób trzecich – klientów lub interesantów. Aby zabezpieczyć zdrowie i życie pracowników obsługi klienta/interesanta założenie takiego monitoringu będzie więc dopuszczalne.

Jedynym przypadkiem dopuszczenia monitoringu w celu kontroli procesów pracy jest – jak to określono w przepisach – kontrola produkcji. Niestety, ani Kodeks pracy, ani inne przepisy nie określają normatywnie pojęcia „kontroli produkcji” a zatem należy przyjąć, że ustawodawca rozumie poprzez to pojęcie „kontrolę produkcji” w znaczeniu zwykłym, potocznym, tj. bieżący nadzór nad procesami wytwórczymi, jakie mają miejsce w danym zakładzie pracy. Należy zauważyć, że chodzi tu o produkcję – czyli zorganizowaną działalność mająca na celu wytwarzanie jakichś towarów, usług lub dóbr kultury (definicja za Internetowym Słownikiem Języka Polskiego – www.sjp.pwn.pl). Tym samym należy uznać, że w zakładach pracy, u pracodawców, u których nie jest prowadzony proces produkcji, kontrolowanie procesów pracy nie powinno być dopuszczone.

Przykład
Firma X. prowadzi działalność w zakresie produkcji napojów. Posiada w swojej fabryce kilka linii produkcyjnych, na których prowadzone są różne czynności – segregowanie surowców (np. owoców, warzyw), przetwarzanie tych surowców i zbieranie gotowych wyrobów (soków, przecierów itp.) oraz ich pakowanie (napełnianie butelek lub puszek). W takim wypadku, ze względu na rodzaj produkcji (artykuły spożywcze), firma ma prawo w całej fabryce, na wszystkich liniach produkcyjnych wprowadzić stały monitoring maszyn i urządzeń.
Z kolei w siedzibie firmy Z., która zajmuje się głównie pośrednictwem w obrocie nieruchomościami, zakładanie monitoringu w pokojach poszczególnych pracowników nie jest już uzasadnione prawnie, gdyż nie mamy tu do czynienia z produkcją. Możliwość założenia monitoringu istnieje tylko w pomieszczeniach archiwum firmy oraz na recepcji i biurze obsługi klienta, gdzie odpowiednio – istnieje konieczność ochrony informacji posiadanych przez pracodawcę, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkody (archiwum) oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracowników oraz ewentualnej ochrony mienia (recepcja i biuro obsługi klienta).

Ponadto należy uznać, że taki monitoring ma spełniać warunki kontrolne tylko w zakresie pracy na danym stanowisku, obserwacji działań pracownika – czy prawidłowo wykonuje on swoje czynności (zwłaszcza, gdy mamy do czynienia z produkcją w systemie taśmowym, gdy poszczególni pracownicy wykonują jakiś fragment wyrobu, by z tych fragmentów złożyć całość), czy praca wykonywania jest w sposób bezpieczny i czy nie występuje zagrożenie dla życia i zdrowia pracowników (zwłaszcza, gdy w toku produkcji używa się komponentów niebezpiecznych, toksycznych lub radioaktywnych). Monitoring kontroli produkcji ma więc służyć raczej bieżącej kontroli czynności pracowników, by wyeliminować potencjalne zagrożenia w toku produkcji, ewentualnie zapobiec czynom przestępczym (np. kradzieżom, czy aktom wandalizmu lub sabotażu).

Przyczyny wskazane w przepisie art. 222 § 1 kp mogą występować pojedynczo, wystarczy, że pracodawca wykaże choćby jeden z wymienionych wyżej powodów do wprowadzenia monitoringu, aby był on w pełni legalny.

Miejsca „zakazane”

Istnieją jednak miejsca, w których zasadniczo KP przewiduje zakaz prowadzenia monitoringu, są to:

  • pomieszczenia sanitarne (np. toalety, natryski, łaźnie),

  • szatnie,

  • stołówki,

  • palarnie,

  • pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej. 

Jednak i w takich pomieszczeniach monitoring będzie mógł być zainstalowany, jeżeli zostaną spełnione cele główne wprowadzenia monitoringu, a więc zachowanie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji, czy zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. W takim wypadku KP wprowadza dodatkowe warunki. Monitoring nie może naruszać:

  • godności i innych dóbr osobistych pracownika,

  • zasady wolności i niezależności związków zawodowych.

Dodatkowo kp przewiduje w takim wypadku zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Tym samym wprowadzanie monitoringu do wskazanych „zakazanych” stref zakładu pracy może okazać się bardzo kosztowne i tylko naprawdę poważne względy mogą przemawiać za instalacją monitoringu w takich miejscach. W praktyce będzie to możliwe tylko w zakładach pracy należących do pracodawców ściśle związanych z zabezpieczeniem podstawowych interesów państwa (np. produkcja zbrojeniowa, wytwórnie papierów wartościowych, mennice, a także w jednostkach związanych z obronnością, bezpieczeństwem publicznym, więziennictwem itp.).

Konieczność wydania przepisów zakładowych

Pracodawca, wprowadzając monitoring wizyjny, obowiązany jest do dopełnienia określonych w przepisach KP formalności.

Przede wszystkim monitoring – jego wprowadzenie, ale też zasady funkcjonowania muszą być ogłoszone w akcie zakładowego prawa pracy. Pracodawca obowiązany jest więc do zapisania w:

  • układzie zbiorowym pracy, lub

  • regulaminie pracy, albo

  • obwieszczeniu – gdy nie jest zobligowany do wydania regulaminu a nie obejmuje go układ zbiorowy.

Brak wprowadzenia wskazanych zasad wprowadzania i realizacji monitoringu do przepisów zakładowych oznacza, że pracodawca nie tylko nie dopełnił obowiązku ustawowego, ale może zostać obwiniony o zbieranie i przetwarzanie danych osobowych bez podstawy prawnej.

Wzór.

Zapis regulaminu pracy wprowadzający monitoring

§ 15

  1. W celu ochrony bezpieczeństwa pracowników zatrudnionych w biurze obsługi klienta oraz zabezpieczenia mienia należącego do Pracodawcy, znajdującego się w pomieszczeniach magazynowych oraz kasowych, a także zapobieżenia czynom skierowanym przeciwko zatrudnionym lub mieniu Pracodawcy wprowadza się monitoring wizyjny, polegający na rejestrowaniu obrazu przez zamontowane w siedzibie pracodawcy kamery i inne podobne urządzenia.

  2. Monitoring wizyjny będzie obejmować następujące pomieszczenia:

    1. wejścia do siedziby Pracodawcy od strony ul. Kwiatowej i ul. Strąkowej,

    2. zaplecze siedziby wraz z wejściem do magazynu,

    3. pomieszczenia magazynowe: A i B oraz pokoje nr 4 i nr 5 na parterze budynku siedziby Pracodawcy,

    4. biura obsługi klientów – pokoje nr 6 na parterze budynku oraz pokój nr 101 na I piętrze budynku siedziby Pracodawcy,

    5. kasę – pokój nr 107 na I piętrze budynku siedziby Pracodawcy.

  3. Monitoring pomieszczeń określonych w punktach 4 i 5 ustępu poprzedzającego jest prowadzony w godzinach pracy biura obsługi klientów i kasy. Urządzenia są włączane i wyłączane automatycznie, za pomocą komputera.

  4. Jeżeli pracownicy wykonują w pomieszczeniach wskazanych w ust. 3 czynności służbowe poza normalnymi godzinami pracy, czas monitorowania ulega przedłużeniu aż do faktycznego zakończenia czynności służbowych. W takim wypadku ręcznego wyłączenia urządzeń dokonuje pracownik wyznaczony, wskazany w ust. 7, który w tym czasie powinien znajdować się na terenie zakładu.

  5. Monitoring pozostałych pomieszczeń jest prowadzony całodobowo.

  6. Urządzenia rejestrujące obraz znajdują się w wyłącznej dyspozycji pracodawcy. Informacje o ich umiejscowieniu w określonych pomieszczeniach stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.

  7. Do przeglądania zarejestrowanego obrazu oraz do kontroli urządzeń rejestrujących obraz mogą zostać upoważnieni pracownicy Działu Administracyjnego i Działu Kadr i Płac – po jednej osobie z każdego działu.

  8. Osoby wyznaczone w ust. 6 otrzymują imienne upoważnienia Prezesa Zarządu do czynności związanych z monitoringiem i nadzorem nad urządzeniami.

  9. Nadzór nad monitoringiem i przeglądanie zarejestrowanych obrazów następuje wyłącznie w godzinach pracy, na pisemne polecenie Prezesa lub członka zarządu odpowiedzialnego za sprawy administracji i bezpieczeństwa Spółki lub zakładowego inspektora ochrony danych.

  10. Dostęp pozostałych pracowników oraz osób postronnych do urządzeń rejestrujących obraz jest zabroniony, za wyjątkiem: upoważnionych pracowników serwisu urządzeń rejestrujących obraz w celu dokonania niezbędnych napraw i czynności serwisowych, oraz członków zarządu Spółki i zakładowego inspektora ochrony danych osobowych.

  11. Obraz zarejestrowany za pomocą urządzeń monitoringu jest przechowywany na zasadach określonych w przepisach Rozporządzenia RODO i Kodeksu pracy. Podlega on zniszczeniu po upływie 3 miesięcy od zarejestrowania, chyba, że zarejestrowany obraz może być użyty lub będzie użyty jako dowód w postępowaniu prowadzonym przez właściwy sąd lub inny organ publiczny. Za przechowywanie i zniszczenie materiałów po upływie określonych prawem terminów odpowiada zakładowy inspektor ochrony danych.

  12. Każdy nowy pracownik przed dopuszczeniem do pracy otrzymuje pisemną informację o monitoringu na terenie siedziby pracodawcy ze wskazaniem które pomieszczenia są objęte monitoringiem i w jakim czasie. Odpowiedzialni za przekazanie tych informacji są bezpośredni przełożeni pracownika lub kierownik Działu Kadr i Płac.

  13. Wejścia do budynków, oraz pomieszczenia objęte monitoringiem są oznakowane tablicami z rysunkiem kamery i napisem „Teren monitorowany Se-Com Sp. z o.o.” lub „Pomieszczenie monitorowane Se-Com sp. z o.o.”. W pomieszczeniach monitorowanych musi znajdować się w widocznym miejscu co najmniej jedna tablica. W przypadku pomieszczeń kasy i biura obsługi klientów określonych w ust. 2 pkt 4 i 5, tablica może znajdować się nad drzwiami wejściowymi do określonych w tych przepisach pokojów.

Nakazy informacyjne

Kodeks pracy w art. 222 § 7-9 nakłada na pracodawcę obowiązki informacyjne. Przede wszystkim pracodawca obowiązany jest poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Informacja ta ma charakter jednorazowy i dotyczy pracowników już zatrudnionych w chwili wprowadzenia monitoringu.

Ogłoszenie to może nastąpić w różnoraki sposób, generalnie pracodawca powinien dokonać takiego ogłoszenia w identyczny sposób, w jaki ogłasza zmiany w przepisach zakładowych. Ogłoszenie to może więc zostać wywieszone na tablicy informacyjnej, przesłane pracownikom e-mailem, przedłożone do wglądu np. wraz z listą obecności.

W stosunku do pracowników już zatrudnionych, pracodawca po wprowadzeniu monitoringu nie musi już ponawiać tego ogłoszenia.

Kodeks pracy nie reguluje jednak sytuacji odwrotnej, gdy pracodawca rezygnuje z prowadzenia monitoringu. Jednak należy uznać, że powinien on poinformować o tym fakcie zatrudnionych, gdyż pracodawca w takim wypadku rezygnuje z przetwarzania danych zebranych dzięki monitoringowi.

Natomiast w przypadku nowozatrudnionych pracowników, już po wprowadzeniu monitoringu, pracodawca ma obowiązek przekazania informacji o stosowaniu monitoringu w zakładzie pracy na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Informacja ta powinna zawierać te same elementy, które znajdują się w regulacjach dotyczących monitoringu, zawartych w przepisach zakładowych tj. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, lub obwieszczeniu. Można więc pracownikowi przekazać na piśmie np. wyciąg z regulaminu pracy, układu zbiorowego, lub obwieszczenie dotyczące monitoringu.

Informacja przekazana nowemu pracownikowi o monitoringu może zawierać przepisy dotyczące monitoringu będące wyciągami z odpowiednich aktów zakładowego prawa pracy.

Istotne jest także oznakowanie miejsc monitorowanych. Kodeks pracy nakazuje, aby w przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznaczył pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu. Po uruchomieniu monitoringu informacje te powinny pozostać.

Kodeks pracy nie określił normatywnego wzoru takiej informacji dlatego informacja wizualna powinna zawierać co najmniej tekst „Obiekt monitorowany”, „Pomieszczenie monitorowane”, „Teren monitorowany” lub podobne. Niekiedy dla wzmocnienia przekazu na tabliczkach informacyjnych umieszcza się np. rysunek lub piktogram oznaczający kamerę. Pożądanym jest też wskazanie w tej informacji nazwy (firmy) pracodawcy, który wprowadził i dysponuje monitoringiem.

Przechowywanie zapisów

Kodeks pracy ustalił normatywny termin przechowywania nagrań monitoringu wizyjnego na 3 miesiące od daty nagrania. Po upływie tego okresu nagrania mają być zniszczone, co oznacza w praktyce fizyczną likwidację nośników typu ROM (ang. read only memory, tj. nośników które można wyłącznie odtwarzać np. płyt CD lub DVD). W przypadku nośników zapisywalnych (takich jak dyski twarde magnetyczne, dyski SSD, pendrive’y itp.) pliki z nagraniami muszą zostać skasowane, a następnie usunięte z pamięci (dysku) urządzenia. To oznacza, że w niektórych wypadkach muszą zostać zainstalowane specjalne aplikacje niszczące pliki. Tryb likwidacji danych powinien być zapisany w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych osobowych.

Termin 3-miesięczny nie obowiązuje jednak w dwóch wypadkach:

  • jeżeli odrębne przepisy przewidują inny termin przechowywania (np. dla danej kategorii pracodawców),

  • jeżeli nagrania mają stanowić dowód w postępowaniu.

W tym drugim przypadku mamy do czynienia z dwiema sytuacjami:

  • gdy postępowanie już się toczy i pracodawca został zobowiązany postanowieniem wydanym przez właściwy sąd lub organ publiczny do zabezpieczenia i przekazania nagrań,

  • gdy pracodawca powziął wiadomość o możliwości użycia nagrań jako dowodów w postępowaniu; w takim wypadku należy przyjąć, że postępowanie już zostało wszczęte, z tym, że nie doszło jeszcze do formalnego zobowiązania pracodawcy do udostępnienia nagrań, którymi on dysponuje.

Kodeks pracy nie przewiduje możliwości „prewencyjnego” przechowywania nagrań monitoringu w sytuacji, gdy postępowanie jeszcze nie zostało wszczęte przez jakikolwiek organ. Nie można wtedy mówić o możliwości użycia nagrań jako dowodów – gdyż postępowania nie ma.

Jeżeli jednak postępowanie zostanie wszczęte i pracodawca zostanie zobligowany do przedłożenia nagrań jako dowodów lub poweźmie wiadomość o takiej możliwości, wówczas termin 3-miesięczny przestaje obowiązywać i pracodawca musi przechowywać nagrania aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. W przypadku postępowania sądowego przechowywanie to musi trwać aż do bezskutecznego upływu terminu zaskarżania orzeczenia I instancji lub do dnia wydania przez sąd II instancji wyroku, jednak należy uznać, że w razie skutecznego złożenia skargi kasacyjnej przez jedną ze stron, nagrania powinny być nadal przechowywane, aż do wydania przez Sąd Najwyższy ostatecznego orzeczenia kończącego postępowanie. W niektórych przypadkach przechowywanie nagrań może być przedłużone nawet o kilka lat.

Podstawa prawna: 
  • rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1),

  • art. 222 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 917 ze zm.).

Autorem odpowiedzi jest: 

Michał Culepa

Michał Culepa

Michał Culepa

Prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, wieloletni redaktor Serwisu Prawno-Pracowniczego, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca. Autor licznych komentarzy i opracowań dotyczących m.in. zatrudnienia w jednostkach sektora finansów publicznych, instytucjach kultury, oświacie.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Słowa kluczowe:
monitoring w firmie

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel