Jak rozliczyć pracownika na PIT-40 oraz wystawić PIT-11

Roczne rozliczenie podatku w wersji elektronicznej należy sporządzić na formularzu PIT-40(22) do końca lutego następnego roku, czyli za 2015 rok do 29 lutego 2016 r. W wersji papierowej termin sporządzenia za 2015 rok to 1 lutego 2016 r. (poniedziałek), ponieważ 31 stycznia 2016 r. przypada w niedzielę. W tych samych terminach PIT-40 należy przekazać podatnikowi (m.in. pracownikowi) oraz urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. W przypadku nierezydentów PIT-40 przekazuje się urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (patrz dalej – opis formularza IFT-1/IFT-1R). Przy czym: „płatnik przekazując pracownikowi roczne obliczenie podatku PIT-40 lub imienną informację PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej e-mailem, przy zachowaniu obowiązującego wzoru realizuje obowiązek przekazania pracownikowi stosownej informacji (interpretacja indywidualna wydana przez dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 30 marca 2011 r., sygn. ILPB1/415-6/10/11-S/IM). W przypadku nierezydentów PIT-40 należy przekazać urzędowi skarbowemu właściwemu dla opodatkowania osób zagranicznych: zob. m.in. pismo naczelnika Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Zasady określania właściwości organów podatkowych w tym przypadku określają przepisy § 5 i 10 rozporządzenia w sprawie właściwości organów podatkowych.

Obowiązek rozliczenia podatników mają następujący płatnicy:

• pracodawcy określeni w art. 31 ustawy o PIT,

• rolnicze spółdzielnie produkcyjne (inne spółdzielnie zajmujące się produkcją rolną) określone w art. 33 ustawy o PIT,

• osoby prawne i ich jednostki organizacyjne, które dokonują wypłaty emerytur i rent z zagranicy (art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT),

• jednostki organizacyjne uczelni, placówki naukowe, zakłady pracy oraz inne jednostki organizacyjne – od wypłacanych przez nie stypendiów (art. 35 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT),

• areszty śledcze oraz zakłady karne – od należności za pracę przypadającej tymczasowo aresztowanym oraz skazanym (art. 35 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT),

• centra integracji społecznej – od wypłacanych świadczeń integracyjnych i motywacyjnej premii integracyjnej, przyznanych na podstawie ustawy o zatrudnieniu socjalnym (art. 35 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT).

Podatek dochodowy wynikający z obliczenia rocznego PIT-40 jest podatkiem należnym od podatnika za dany rok, chyba że naczelnik urzędu skarbowego wyda decyzję określającą inną wysokość zobowiązania w podatku dochodowym (art. 37 ust. 1b ustawy o PIT).

Jak wynika z art. 37 ust. 4 ustawy o PIT, różnicę między podatkiem wynikającym z rocznego obliczenia PIT-40 a sumą zaliczek pobranych za miesiące od stycznia do grudnia pobiera się z dochodu:

• za marzec roku następnego albo

• za kwiecień roku następnego (na wniosek podatnika).

Jednak jeśli stosunek uzasadniający pobór zaliczek ustał w styczniu lub w lutym, różnicę pobiera się z dochodu za miesiąc, za który pobrana została ostatnia zaliczka. Pobraną różnicę płatnik wpłaca na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla płatnika łącznie z zaliczkami za te miesiące. Jeśli z PIT-40 wynika nadpłata, zalicza się ją na poczet zaliczki należnej za marzec. A jeżeli ta nadpłata jest wyższa od zaliczki, płatnik zwraca podatnikowi różnicę w gotowce. Rozliczenie różnicy wynikającej z PIT-40 wykazuje się również w deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach (PIT-4R), ponieważ ma to wpływ na wysokość zaliczek przede wszystkim za marzec następnego roku. Różnice wynikające z zeznania PIT-40 za 2015 rok wykazuje się więc w deklaracji PIT-4R za 2016 rok.

Przykład

Spółka rozliczyła za 2015 rok Andrzeja Kowalskiego zatrudnionego na umowę o pracę w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2015 r. Pracownik nie korzystał z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, a zatem koszty pracownicze były potrącane w wysokości 111,25 zł miesięcznie. Przy poborze zaliczek płatnik potrącał również w trakcie roku podatkowego kwotę wolną od podatku w wysokości 46,33 zł miesięcznie. Wynagrodzenie brutto wynosiło miesięcznie 4.200 zł. Pracownik złożył w terminie oświadczenie PIT-12.

Suma wyliczeń dokonywanych w trakcie 2015 roku

W zeznaniu PIT-40 wykazuje się:

1. W części F, wiersz 1:

• poz. 29: 25.200,00,

• poz. 30: 667,50,

• poz. 31: 24.532,50,

• poz. 32: 1.830.

2. W części F, wiersz 8:

• poz. 57: 25.200,00,

• poz. 58: 667,50,

• poz. 59: 24.532,50,

• poz. 60: 1.830.

3. W części G:

• poz. 61: 3.454,92.

4. W części H:

• poz. 66: 21.078 (24.532,50 – 3.454,92),

• poz. 67 i 69: 3.238,02 (3.794,04 – 556,02).

5. W części H:

• poz. 70 i 72: 1.685,22,

• poz. 75: 1.553,

• poz. 77: 277.

Z dokonanego rozliczenia wynika nadpłata w wysokości 277 zł, którą (zgodnie z art. 37 ust. 4 ustawy o PIT) należy zaliczyć na poczet należnej zaliczki za marzec 2016 roku. Jeśli jednak po pobraniu nadal pozostanie nadpłata, należy zwrócić ją w gotówce pracownikowi.

Jeśli płatnik nie dokonuje rocznego rozliczenia podatku podatnikowi, który spełnia warunki do takiego rozliczenia, wówczas obowiązkiem płatnika jest wystawienie imiennej informacji PIT-11. Informację tę na formularzu w wersji PIT-11(23) płatnik powinien sporządzić i przekazać podatnikowi i urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika. A w przypadku nierezydentów – urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (patrz niżej – opis formularza IFT-1/IFT-1R). PIT-11 w wersji elektronicznej przekazuje się w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, natomiast w wersji papierowej – do końca stycznia następnego roku. Za 2015 rok omawianą informację na formularzu PIT-11 w wersji elektronicznej sporządza się i przekazuje do 29 lutego 2016 r., natomiast w wersji papierowej – do 1 lutego 2016 r. (poniedziałek), ponieważ 31 stycznia 2015 r. przypada w niedzielę.

PIT-11 powinny też składać podmioty dokonujące świadczeń z tytułu działalności wykonywanej osobiście oraz z praw majątkowych (art. 13 pkt 2 i 4–9 oraz art. 18 ustawy o PIT), czyli m.in. z umowy zlecenia i o dzieło, z działalności społecznej i obywatelskiej, działalności sportowej, trenerskiej, z tytułu praw majątkowych, tj. przede wszystkim z praw autorskich. Informację PIT-11 składają też podmioty wskazane w art. 42e ustawy o PIT, tj. komornik sądowy, oraz podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania wynikające ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy (np. syndyk masy upadłości).

W PIT-11 wykazuje się m.in.:

• przychody ze stosunku pracy, służbowego i innych pokrewnych,

• należności za pracę tymczasowo aresztowanych,

• przychody z działalności wykonywanej osobiście,

• przychody z czynności związanych z pełnieniem obowiązkow społecznych i obywatelskich,

• przychody z praw autorskich.

W PIT-11 wykazuje się także przychody:

• otrzymywane z zagranicy określone w art. 21 ust. 1 pkt 74 ustawy o PIT,

• z bezzwrotnej pomocy zagranicznej określone w art. 21 ust. 1 pkt 76 ustawy o PIT,

• dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Jeśli obowiązek poboru przez płatników, o których mowa w art. 31, 33 i 35 ustawy o PIT, zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, płatnicy ci mają obowiązek wystawienia informacji PIT-11 (ale tylko na pisemny wniosek podatnika) w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku. Niezłożenie tego wniosku oznacza więc, że płatnik ma obowiązek wystawić PIT-11 do końca lutego następnego roku.

Przykład

„ABC” sp. z o.o. zatrudniała na umowę o pracę w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2015 r. Adama Kowalewskiego. Wynagrodzenie brutto ustalono w wysokości 3.500 zł. Pracodawca potrącał koszty pracownicze w wysokości 111,25 zł za miesiąc. Odliczeniu od podatku podlegała również kwota wolna od podatku w wysokości miesięcznej 46,33 zł.

Wielkości podlegające wykazaniu w PIT-11 za okres zatrudnienia

W części E informacji PIT-11(23) należy wykazać:

• poz. 29: 21.000,

• poz. 30: 667,50,

• poz. 31: 20.332,50,

• poz. 33: 1.458,

• poz. 70: 2.879,10,

• poz. 72: 1.404,36.

Dnia 30 czerwca 2015 r. pracownik złożył pracodawcy wniosek o wcześniejsze wystawienie mu informacji PIT-11. Pracodawca wystawił i przekazał PIT-11 pracownikowi i urzędowi skarbowemu 7 lipca 2015 r. – termin wystawienia (14 dni od dnia złożenia wniosku upłynął 14 lipca 2015 r.).