6 problemów w rozliczaniu podróży służbowych

Obowiązujące od 1 marca 2013 r. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) miało nie tylko wprowadzić zmiany w dotychczasowych regulacjach, ale też wyjaśnić pojawiające się na tle poprzednich przepisów wątpliwości i problemy oraz uporządkować rozliczenia. Niestety nie wszystko udało się osiągnąć – nadal pojawiają się liczne niejasności.

Wspomniane rozporządzenie określa jedynie termin, w jakim pracownik ma złożyć niezbędne do rozliczenia delegacji dokumenty, informacje – jest to 14 dni od dnia zakończenia podróży. Nie odnosi się jednak do terminu dokonania wypłaty należności przez pracodawcę.

Rozwiązanie: niezwłoczna wypłata
Odpowiednie zastosowanie znajdzie w tym zakresie zasada zawarta w art. 455 Kodeksu cywilnego. Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Złożenie przez pracownika pełnej informacji o kosztach podróży należy traktować na równi z wezwaniem drugiej strony (pracodawcy) do zapłaty. Przy braku regulacji wewnętrznej odnoszącej się do kwestii rozliczeń delegacji pracodawca powinien bez zbędnej zwłoki, w najbliższym możliwym czasie dokonać wypłaty należności pracownikowi.

Ta zasada ma zastosowanie zarówno w zakresie należności, jakie ma wypłacić pracownikowi pracodawca, jak i do zaliczki, z której musi rozliczyć się pracownik. Pracodawca powinien przekazać informację o konieczności zwrotu kwoty zaliczki, zastrzegając, że jeśli pracownik nie zwróci jej niezwłocznie, należność zostanie potrącona z jego wynagrodzenia. Potrącenie może być dokonane w oparciu o art. 87 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

Często zdarza się, że pracownicy (np. w ramach opłaty za konferencję) mają zapewnione posiłki o innych nazwach, niż wskazane w rozporządzeniu – najczęściej lunch, obiadokolacja. Inne nazewnictwo sprawia jednak problem przy rozliczaniu delegacji – czy i jak kwalifikować te posiłki do „wyżywienia z rozporządzenia”?

Rozwiązanie: ważna nie nazwa, ale charakter posiłku
Obecnie każdy posiłek, który pracownik otrzymuje nieodpłatnie podczas delegacji krajowej lub zagranicznej, wpływa na wysokość należnej mu diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, odpowiednio za:

• śniadanie – 25% diety (wyjazd krajowy), 15% diety (wyjazd zagraniczny);

• obiad – 50% diety (wyjazd krajowy), 30% diety (wyjazd zagraniczny);

• kolacja – 25% diety (wyjazd krajowy), 30% diety (wyjazd zagraniczny).

Lunch oznacza lekki posiłek, najczęściej ciepły, spożywany zwykle około południa. Często to określenie przekłada się na „obiad”, do którego rzeczywiście jest mu najbliżej; w większości przypadków traktowany jest wręcz jako synonim słowa obiad. Tak też powinien być kwalifikowany w zakresie rozliczania diety, o ile według wiedzy pracodawcy lub oświadczenia pracownika był to posiłek podawany na ciepło, gdyż to jest jeden z najistotniejszych wyznaczników obiadu.

Zapewnienie wyżywienia w przypadku delegacji oznacza każde umożliwienie pracownikowi przez pracodawcę skorzystania z posiłku bez obciążania go kosztami. Nie obniży diety kolacja spożyta u przyjaciół mieszkających w miejscowości, do której udał się w celach służbowych pracownik. Wpłynie jednak na dietę zarówno posiłek kupiony – bezpośrednio lub pośrednio (np. zapewniony w ramach opłaty konferencyjnej) – przez pracodawcę, jak również otrzymany w związku z zatrudnieniem (np. obiad, na który pracownik został zaproszony przez kontrahenta pracodawcy).

Przez lata pracodawcy mieli wątpliwości, czy wypłacać ryczałty noclegowe kierowcom, którzy nocowali w kabinie pojazdu wyposażonego w homologowane miejsce do spania. Przeważały opinie (w wyrokach sądowych oraz interpretacjach organów skarbowych), że nie pozbawia to prawa do ryczałtu, niemniej występowały także inne orzeczenia.

Rozwiązanie: kabina to nie pokój w hotelu, ryczał się należy
Chociaż przepisy rozporządzenia nie regulują tej kwestii, wątpliwości rozwiała uchwała Sądu Najwyższego z 12 czerwca 2014 r. (sygn. akt II PZP 1/14), zgodnie z którą zapewnienie pracownikowi – kierowcy samochodu ciężarowego odpowiedniego miejsca do spania w kabinie tego pojazdu podczas wykonywania przewozów w transporcie międzynarodowym nie stanowi zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w rozumieniu rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

SN słusznie wskazał, że pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg (poza hotelem), jeżeli umożliwia mu spędzenie nocy (przenocowanie) w warunkach podobnych do warunków hotelowych, czyli w budynku (także w domku kempingowym), ewentualnie w odrębnej części samochodu odpowiednio przystosowanej do noclegu, ale nie na leżance wstawionej do kabiny kierowcy.

Kolejną wątpliwość budzi kwestia rozliczania podróży służbowej, której miejscem docelowym jest inne państwo, ale która połączona jest z przejazdem po terenie kraju.

Rozwiązanie: sumować odcinki krajowe
Rozporządzenie delegacyjne wskazuje w § 21, że w takim przypadku przepisy dotyczące świadczeń z tytułu delegacji krajowej stosuje się odpowiednio. Niestety zapis ten niewiele wnosi – oczywiste jest, że w trakcie wyjazdu za granicę nie można pominąć ewentualnie występującej części krajowej, jednak od lat problem dotyczy nie tyle samego tego faktu, ale tego, czy czas dwóch części przejazdów krajowych (dojazd do granicy i powrót od granicy po zakończeniu pobytu za granicą) dodawać do siebie czy traktować osobno. Ma to niekiedy istotne znaczenie.

Wyobraźmy sobie pracownika, który wyjeżdża w delegację do Niemiec. Do granicy jedzie 5 godzin, potem tyle samo wraca od granicy do miejscowości zakończenia podróży. Jeżeli potraktujemy te części oddzielnie, to pracownik nie otrzyma nic. Jeżeli zaś dodamy do siebie, to będzie on miał prawo do połowy diety (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Zgodnie z opinią GIP (pismo z 2 lutego 2009 r., nr GPP-417-4560-10/09/PE/RP), w przypadku pracownika wyjeżdżającego w zagraniczną podróż służbową, w czasie której w jednej dobie dojeżdża on do granicy państwa, a w innej dobie po zakończeniu podróży zagranicznej wraca z granicy państwa do miejsca ustalonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, odbywa on dwie podróże krajowe i jedną podróż zagraniczną. Czas zagranicznej podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej do kraju. Natomiast czas podróży pracownika obejmujący czas dojazdu do granicy państwa oraz powrotu z granicy do miejsca określonego przez pracodawcę jako miejsce zakończenia delegacji, przypadające w różnych dobach, należy liczyć odrębnie dla każdej z tych podróży.

Jednak wyrażane są również inne opinie.

Departament Prawa Pracy MPiPS (pismo z 3 lutego 2009 r.) wskazał, że przy ustalaniu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży.

Podobnie Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji z 27 lutego 2006 r. (DM/P/415-0064/05/AP) wskazał, że w sytuacji gdy zagraniczna podróż służbowa łączy się z podróżą krajową konieczne jest zawsze wyznaczenie momentów, od kiedy mamy do czynienia z poszczególnymi podróżami. Odrębnie należy ustalić wysokość diety za czas podróży służbowej na terenie kraju, przy czym należną dietę ustala się, sumując czas tej podróży na terenie kraju.

Trudno jest uznać, że przy zleceniu wyjazdu w podróż zagraniczną de facto pracownik otrzymuje trzy polecenia wyjazdów – np. do granicy polsko-niemieckiej, na terenie Niemiec i od granicy niemiecko-polskiej. Nadal mówimy o jednej podróży, a zatem części krajowe należy wyodrębnić i rozliczać łącznie. Najlepiej jednak, aby kwestia ta została rozstrzygnięta w przepisach wewnątrzzakładowych.

Pracodawca, który porozumiał się z pracownikiem w kwestii przejazdu w podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, lecz pracownika, lub pojazdem, którym pracownik może dysponować – ustala stawkę zwrotu kosztów za jeden przejechany kilometr, będąc związanym maksymalną stawką określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265).

Rozwiązanie: z góry określona (i znana) kwota
Przede wszystkim nie może tu wystąpić sytuacja, w której pracownik dowiaduje się o stosowanej stawce po zakończeniu podróży. Wysokość „kilometrówki” powinna być mu znana w chwili zawierania porozumienia dotyczącego użytkowania prywatnego pojazdu – pracownik musi zdawać sobie sprawę, na co się konkretnie godzi. Najlepszym rozwiązaniem jest wprowadzenie informacji o wysokości „kilometrówki” do przepisów wewnątrzzakładowych. Wysokość rozliczenia jest wówczas z góry znana i wyeliminowany zostaje potencjalny problem nierównego traktowania pracowników w związku z ustalaniem stawki każdorazowo, do konkretnego wyjazdu.

Podobnie jak dwa poprzednie, także obecnie obowiązujące rozporządzenia dotyczące podróży służbowych nie reguluje kwestii związanych z dokumentowaniem polecenia odbycia wjazdu oraz z jego rozliczaniem. W rozporządzeniu brak jest wytycznych, jakie dokumenty powinni sporządzać pracodawcy, delegując pracowników w podróż służbową, oraz czy i jak długo je przechowywać.

Rozwiązanie: polecenie i rozliczenie wyjazdu „na papierze”
W wyroku z 26 stycznia 2007 r. (sygn. akt I SA/Wr 1332/06, M.Podat. 2007/10/35) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu wskazał, że powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania, takim dokumentem najczęściej jest polecenie wyjazdu służbowego (delegacja).

Co prawda żaden przepis prawa pracy nie narzuca obowiązku takiego właśnie zlecania wyjazdów i w praktyce pracownik zwykle otrzymuje polecenie służbowe ustnie, a dopiero potem na druku „polecenie wyjazdu służbowego”, ale warto przyjąć zasadę posiadania w dokumentacji polecenia w formie pisemnej. Przy czym należy pamiętać, że fakt odbycia podróży służbowej oraz jej czas mogą być dowodzone wszelkimi środkami dowodowymi (wyrok WSA w Białymstoku z 19 sierpnia 2009 r., sygn. akt I SA/Bk 213/09, LEX nr 519441).

Polecenie wyjazdu służbowego to dokument, który jest podstawą kwalifikowania wyjazdu jako podróży służbowej, w kontekście nie tylko zobowiązania pracownika, ale – może nawet przede wszystkim – prawidłowości późniejszego stosowania zwolnień podatkowo-ubezpieczeniowych do świadczeń wypłaconych zatrudnionemu w związku z odbytym wyjazdem.

Kolejnym dokumentem jest rozliczenie wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesienie poszczególnych wydatków oraz oświadczeniami pracownika dotyczące:

• poniesionych kosztów przy braku rachunków itp., potwierdzających wydatek, oraz

• okoliczności mających wpływ na prawo do diet i innych należności.

Dokumenty te powinno się przechowywać przez 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym odbyła się i została rozliczona delegacja. Taki termin stosowany jest do przedawnienia roszczeń podatkowych oraz „zusowskich”, zaś prawidłowość rozliczenia delegacji może być badana z punktu widzenia prawidłowości zwolnień z podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Roszczenia pracownicze przedawniają się z upływem 3 lat, a zatem ten okres będzie kwalifikowany do dłuższego terminu przedawnienia przy kwestiach podatkowo-ubezpieczeniowych.