Świadczenia świąteczne – rozliczenia na listach płac (2 warianty)

21.12.2015AKTUALNE

Świadczenia świąteczne – rozliczenia na listach płac (2 warianty)

Jak co roku wielu pracodawców w okresie przedświątecznym obdarowało swoich pracowników świątecznymi prezentami. Najczęściej były to bony, talony lub ostatnio bardzo popularne karty przedpłacone (pre-paid). Sposób ich rozliczenia w dużej mierze zależy od tego, czy środki na ich sfinansowanie pochodziły z ZFŚS czy ze środków obrotowych.

Z funduszu socjalnego – nie wszystkim po równo

Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych można finansować działalność polegającą m.in. na udzielaniu pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Przejawem takiego wsparcia może być przekazywanie osobom uprawnionym bonów towarowych, paczek żywnościowych czy zapomóg pieniężnych. Choć Fundusz nie jest źródłem, które można przeznaczać na zakupy prezentów okolicznościowych, to akceptowane i dopuszczalne jest korzystanie z niego w czasie przedświątecznym, np. przed Wielkanocą czy Bożym Narodzeniem. Szczególnie rodziny wielodzietne czy znajdujące się w trudnej sytuacji materialnej potrzebują wtedy dodatkowych środków.

Odpowiadając na zwiększone potrzeby swoich podopiecznych, pracodawca może uruchomić Fundusz i w okolicach świąt rozpocząć akcję udzielania pomocy, zgodnie z postanowieniami regulaminu ZFŚS. Rodzaje świadczeń i procedury ich przyznawania powinny być tam określone. Pracownicy i inne osoby uprawnione, wymienione w regulaminie, powinni być też poinformowani, kiedy mogą składać odpowiednie wnioski w tej sprawie, kiedy pisma będą rozpatrywane, jakie mają dostarczyć dokumenty (załączniki do wniosku) oraz kiedy przyznane świadczenia będą udostępnione. Należy bowiem podkreślić, że pomoc udzielana jest na prośbę uprawnionego i ma ona charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie może, ale nie musi być przydzielone. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych.

Zapamiętaj

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stąd, aby pracodawca mógł prawidłowo rozporządzać Funduszem, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się odpowiednich dokumentów potrzebnych do zweryfikowania sytuacji materialno-bytowej jej i rodziny. Do wniosku pracownik powinien więc dołączyć np. zaświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jedną osobę w rodzinie, pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym.

Przyznawanie świadczeń pochodzących z ZFŚS bez różnicowania ich wysokości ze względu na stan rodzinny czy ekonomiczny pracownika (każdemu jednakowo) jest naruszeniem ustawy o ZFŚS, a dodatkowo odbiera prawo do zwolnień podatkowo-składkowych. Pracodawca postąpi więc nieprawidłowo, jeśli rozda pracownikom np. bony o tej samej wartości czy takie same paczki, uznawszy, że ze względu na święta nie będzie to moralnie uzasadnione i mile widziane przez załogę. Środki Funduszu powinny być bowiem kierowane do najbardziej potrzebujących, a nie jest możliwe, by wszyscy pracownicy znajdowali się w jednakowym położeniu osobistym.

Zwolnienie z PIT – warunkowo

Wszelkie dodatkowe świadczenia pochodzące od pracodawcy, nawet te o charakterze socjalnym stanowią przychód ze stosunku pracy, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem, bony, paczki, karty podarunkowe czy przedpłacone również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że pewne świadczenia pozostają zwolnione z podatku dochodowego. Wśród nich jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Zwolnienie jest więc obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie, by miało ono zastosowanie:

  • świadczenia mają postać rzeczową lub finansową

  • w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS – po stronie pracodawcy jest jedno źródło finansowania, czyli Fundusz; świadczenie nie może być zakupione częściowo z Funduszu, a częściowo ze środków np. obrotowych,

  • są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o ZFŚS – konieczne stosowanie kryteriów socjalnych,

  • łączna, roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza kwoty 380 zł.

Do świadczeń pieniężnych można tu zaliczyć karty przedpłacone (pre-paid). Jest toinstrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, który umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych takich jak płatność za towary lub usługi. Karta przedpłacona jest więc środkiem płatniczym. Stąd, jeśli karta została sfinansowania z ZFŚS, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do limitu 380 zł na rok. Z kolei do rzeczowych świadczeń można przyporządkować paczki, kosze z artykułami konsumpcyjnymi, które również mogą pozostać zwolnione. Odmiennie należy jednak potraktować karty (kupony) upominkowe. Zwane są inaczej elektronicznymi bonami towarowymi. Zastępujątradycyjne, papierowe bony/talony towarowe, ale pełnią tę samą funkcję. Inny jest tylko nośnik, czyli magnetyczna karta. Ma ona określony nominał i do tej wartości posiadacz może dokonać wymiany karty na towar z oferty w oznaczonej sieci sklepów (wystawcy karty), np. zakupić odzież, kosmetyki.

Do celów podatkowych takie karty są traktowane jak znaki uprawniające do wymiany na towar/usługę, a to oznacza, że nie ma do nich zastosowania zwolnienie z PIT. W przeciwieństwie do karnetów na siłownię czy biletów do kina karta podarunkowa, podobnie jak bon paliwowy czy turystyczny, nie jest rzeczą. Znaki te mają jakiś konkretny nominał i w ramach oznaczonej kwoty okaziciel może nabyć towar/usługę u wskazanego sprzedawcy (biurze podróży, supermarkecie). Zastępują one co prawda środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym jak pieniądz czy karta kredytowa. Zatem, nawet jeśli zostaną zakupione ze środków ZFŚS, a ich wartość – łącznie z ewentualnymi innymi świadczeniami – nie przekroczy progu 380 zł na rok, to podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Świadczenia socjalne bez ZUS

Przepisy ubezpieczeniowe są tu bardziej przychylne. Mianowicie, z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Takie brzmienie treści zwolnienia oznacza, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie od tego, jaką mają formę czy wartość. Nie ma bowiem żadnego ograniczenia w tym zakresie. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli Fundusz oraz fakt, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o ZFŚS.

ZUS podczas przeprowadzanych kontroli u płatników składek zwraca szczególną uwagę na sposób przyznawania świadczeń z ZFŚS. Jeśli stwierdzi nieprawidłowości, np. brak dokumentacji, na podstawie której oceniana jest indywidualna sytuacja osoby uprawnionej i przyznawanie świadczeń wszystkim po równo, to wyda decyzję ustalającą zapłatę zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Przykład
Razem z grudniowym wynagrodzeniem pracownikom zostały przekazane dodatkowe świadczenia z okazji świąt. Są to kupony upominkowe, karty przedpłacone o różnej wartości doładowania, a także kosze prezentowe z artykułami spożywczymi (słodycze, kawa). Świadczenia zostały sfinansowane z dwóch źródeł: ze środków ZFŚS – według sytuacji materialnej pracownika i jego rodziny oraz z obrotowych – dla tych, którzy nie spełniają warunków z regulaminu Funduszu.
Pierwszy z pracowników, którego wynagrodzenie miesięczne wynosi 1.900 zł i w 2015 r. dotychczas nie korzystał z pomocy Funduszu, otrzymał z ZFŚS:
- kosz o wartości 160 zł,
- kartę przedpłaconą z limitem 300 zł.
Natomiast inny pracownik, który zarabia 3.600 zł, otrzymał ze środków bieżących kartę upominkową na kwotę zakupów 200 zł.

Jak powinna wyglądać grudniowa lista płac dla każdego z nich?

Pierwszy pracownik, korzystający ze świadczeń pochodzących z ZFŚS, nie zapłaci od nich żadnych składek na ZUS, gdyż będzie tu miało zastosowanie pełne zwolnienie. Natomiast zaliczkę na podatek dochodowy należy naliczyć tylko od kwoty 80 zł ze względu na przekroczenie rocznego limitu zwolnienia dla świadczeń z ZFŚS. Z kolei drugi pracownik, z tytułu otrzymanej karty upominkowej, zostanie obciążony zarówno składkami jak i podatkiem.

We wskazanym przypadku pracownicy otrzymują świadczenia z ZFŚS, jeśli tylko spełniają regulaminowe kryteria. Natomiast pozostali, którzy nie kwalifikują się do wsparcia socjalnego, nie są pomijani w okresie świątecznym, lecz obdarowywani upominkami nabywanymi ze środków obrotowych. Wartość tych świadczeń musi być jednak doliczona do podstawy oskładkowania i opodatkowania. Takim dodatkowym przychodem będzie u pracownika karta upominkowa o wartości 200 zł. Natomiast pracownik, który otrzymał kosz oraz kartę pre-paid z ZFŚS, musi zapłacić tylko podatek, ale od wartości przekraczającej roczny limit 380 zł [(160 zł + 300 zł) – 380 zł), tj. od 80 zł.

Lista płac za grudzień dla pracownika ze świadczeniami z ZFŚS

Pozycja

Składniki

Działanie

Kwota

1.

Wynagrodzenie brutto

1.900 zł

2.

Świadczenia socjalne

(160 zł + 300 zł)

460 zł

3.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Poz. 1

1.900 zł

4.

Składka emerytalna finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 9,76%

185,44 zł

5.

Składka rentowa finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 1,5%

28,50 zł

6.

Składka chorobowa finansowana przez pracownika

poz. 3 × 2,45%

46,55 zł

7.

Razem składki ZUS finansowane przez pracownika

Poz. 4 + poz. 5 + poz. 6

260,49 zł

8.

Podstawa składki zdrowotnej

Poz. 1 – poz. 7

1.639,51 zł

9.

Składka zdrowotna

Poz. 8 × 9%

147,56 zł

10.

Koszty uzyskania

111,25 zł

11.

Dochód do opodatkowania

(Poz. 1 + poz. 2 – 80 zł) – poz. 7 – poz. 10; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

1.608 zł

12.

Kwota zmniejszająca podatek

46,33 zł

13.

Podatek

(poz.11 × 18%) – poz. 12

243,11 zł

14.

Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy

Poz. 8 × 7,75%

127,06 zł

15.

Zaliczka na podatek

Poz. 13 – poz. 14; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

116 zł

16.

Wynagrodzenie netto

Poz. 1 – (poz. 7 + poz. 9 + poz. 15)

1.375,95 zł

Lista płac za grudzień dla pracownika z kartą upominkową ze środków obrotowych

Pozycja

Składniki

Działanie

Kwota

1.

Wynagrodzenie brutto

3.600 zł

2.

Karta upominkowa

200 zł

3.

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Poz. 1 + poz. 2

3.800 zł

4.

Składka emerytalna finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 9,76%

370,88 zł

5.

Składka rentowa finansowana przez pracownika

Poz. 3 × 1,5%

57 zł

6.

Składka chorobowa finansowana przez pracownika

poz. 3 × 2,45%

93,10 zł

7.

Razem składki ZUS finansowane przez pracownika

Poz. 4 + poz. 5 + poz. 6

520,98 zł

8.

Podstawa składki zdrowotnej

Poz. 3 – poz. 7

3.279,02 zł

9.

Składka zdrowotna

Poz. 8 × 9%

295,11 zł

10.

Koszty uzyskania

111,25 zł

11.

Dochód do opodatkowania

(Poz.1 + poz. 2) – poz. 7 – poz. 10; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

3.168 zł

12.

Kwota zmniejszająca podatek

46,33 zł

13.

Podatek

(poz. 11 × 18%) – poz. 12

523,91 zł

14.

Część składki zdrowotnej odliczanej od zaliczki na podatek dochodowy

Poz. 8 × 7,75%

254,12 zł

15.

Zaliczka na podatek

Poz. 13 – poz. 14; wynik po zaokrągleniu do pełnych złotych

270 zł

16.

Wynagrodzenie netto

Poz. 1 – (poz. 7 + poz. 9 + poz. 15)

2.513,91 zł

Nagrody i wyróżnienia

Certyfikat rzetelnosci Laur zaufania SMB logo Top firma

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo