Odszkodowanie za błędne świadectwo pracy – ustalanie wysokości, zasady rekompensaty

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Czynności związane z wydaniem świadectwa nie mogą być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracodawca musi bezwarunkowo wydać świadectwo pracy – nie czekając ani na żaden wniosek pracownika, ani na ewentualne wyliczenie się pracownika z powierzonego mienia. Wyjątek w zakresie terminu wydania świadectwa pracy dotyczy jedynie sytuacji, gdy strony zawierają kilka umów na czas określony (np. po umowie na okres próbny zostaje zawarta kolejna na czas określony). W innych przypadkach koniec zatrudnienia wiąże się z koniecznością przygotowania i wręczenia pracownikowi tego dokumentu.

Świadectwo pracy poświadcza okres pozostawania w stosunku pracy, czyli staż pracy np. do celów emerytalno-rentowych czy zasiłkowych. W razie rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku kalendarzowego dla nowego pracodawcy stanowi natomiast podstawę do ustalenia dalszych uprawnień pracowniczych, które zostały ustanowione na dany rok, bez względu na liczbę pracodawców. Może się bowiem okazać, że w poprzednim zakładzie pracownik już je wyczerpał (urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie chorobowe). W świadectwie pracy podaje się informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto, w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Natomiast na żądanie pracownika w świadectwie pracy umieszcza się także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (kursach, szkoleniach).

Kodeks pracy stanowi, że świadectwo wydaje się pracownikowi „niezwłocznie”. O tym, kiedy dokładnie powinno to nastąpić, określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony pracodawca wydaje świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli jednak w podanym dniu nie jest to możliwe (z przyczyn obiektywnych, np. wymaga czasu ustalenie wszystkich danych dotyczących przebiegu zatrudnienia długoletniego pracownika, z którym dochodzi do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia), pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu, przesyła świadectwo pracy pracownikowi (lub osobie upoważnionej), za pośrednictwem poczty albo doręcza je w inny sposób.

Niewydanie świadectwa pracy w ogóle lub ze zwłoką albo wydanie go z błędną treścią może sprawić byłemu pracownikowi wiele problemów. Gdy nie ma prawidłowego świadectwa pracy, ryzykuje utratę szansy zdobycia nowego zatrudnienia. Firmy przyjmujące do pracy żądają bowiem od osoby ubiegającej się o posadę złożenia m.in. świadectw pracy potwierdzających okresy i przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Ich brak może więc zaważyć na dalszej karierze pracownika. Stąd też pracownik, który w wyniku uchybienia pracodawcy poniósł szkodę, może wystąpić do sądu pracy o odszkodowanie z tego tytułu.

Pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 kp). Odszkodowanie, o którym mowa, przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Przepisy przewidują odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy nie za samo niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy, a jedynie za szkodę, jaką pracownik poniósł wskutek wydania świadectwa nieprawidłowego, polegającą na pozostawaniu przez pracownika bez pracy z tego powodu (wyrok Sądu Rejonowego we Wrocławiu z 28 lutego 2014 r., XP 882/13). Przez „pozostawanie bez pracy” należy także rozumieć podjęcie zatrudnienia, ale niżej wynagradzanego z powodu braku lub niewłaściwego świadectwa pracy. Szkoda jest wtedy niższa, a odszkodowanie stanowi różnicę między tym, należnym na podstawie art. 99 § 2 kp, a uzyskiwanymi zarobkami.

Wyłącznie na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że świadectwo wydano po terminie lub jest niewłaściwe, że poniósł szkodę oraz że ta szkoda (polegająca na niemożliwości podjęcia odpowiedniej pracy lub utracie określonych przychodów) jest normalnym następstwem tych bezprawnych zachowań pracodawcy.

Sąd Najwyższy w wyroku z 10 listopada 1978 r. (sygn. akt: I PRN 107/78,) uznał, że w świetle art. 99 § 2 kp odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł uzyskać z tego powodu nowej pracy pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, co sam powinien udowodnić. Jeśli pracownik w ogóle nie starał się o nową pracę, należy uznać, że powstała na skutek tej bierności strata nie pozostaje w związku przyczynowym z niewydaniem świadectwa pracy. Może się więc zdarzyć, że odszkodowanie nie zostanie przyznane z tego powodu, iż wydanie świadectwa pracy po terminie nie wiązało się dla pozywającego z jakimikolwiek ujemnymi skutkami i nie prowadziło do powstania szkody.

Z dość licznego orzecznictwa sądowego wynika, że niewydanie właściwego świadectwa pracy lub wydanie z opóźnieniem może też pozbawić pracownika prawa do zasiłku dla bezrobotnych, co też generuje powstanie szkody. Oznacza to, że pracownik może dochodzić od pracodawcy odszkodowania z tego tytułu, w wysokości odpowiadającej wartości utraconego zasiłku. Jak wywiódł Sąd Okręgowy w Łodzi w wyroku z 4 sierpnia 2014 r. (sygn. akt: VII Pa 176/14), jeżeli niewydanie lub opóźnienie wydania właściwego świadectwa dodatkowo uniemożliwiało pracownikowi znalezienie nowej pracy, może on dochodzić z tego tytułu odszkodowania w wysokości określonej w art. 99 § 2 kp. Odszkodowanie za utratę zasiłku dla bezrobotnych podlega wówczas zaliczeniu na poczet tego odszkodowania. Utrata obu tych świadczeń wynika bowiem z tego samego zdarzenia i pełnią one częściowo zbliżoną funkcję, polegającą na dostarczeniu pracownikowi środków niezbędnych do utrzymania się.

W wyrokach sądowych wyraża się stanowisko, że wynagrodzenie określone w art. 99 § 2 kp dotyczy świadczenia, które pracownik mógłby otrzymać, gdyby podjął pracę po otrzymaniu prawidłowego świadectwa pracy. Podstawą obliczenia odszkodowania wynikającego z tego przepisu nie może być zatem wynagrodzenie otrzymywane u pracodawcy, który zaniedbał obowiązku wydania świadectwa pracy, lecz wynagrodzenie, które pracownik otrzymałby, gdyby podjął zatrudnienie. Dotyczy to również uzyskania innego świadczenia, np. zasiłku dla bezrobotnych. Przykładowo, w jednej z rozpatrywanych spraw sąd zasądził na rzecz pracownika odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy w wysokości odpowiadającej wysokości zasiłku dla bezrobotnych, który powód mógłby uzyskać przez okres 6 tygodni (wyroki Sądów Rejonowych: w Jeleniej Górze z 2 sierpnia 2013 r., IV P 129/12, w Wałbrzychu z 27 lutego 2014 r., V P 280/13).

Analogiczne stanowisko przedstawił również Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 2 grudnia 2005 r.

Jednak GIP w treści pisma przyznał, że sprawa jest dyskusyjna głównie ze względu na sposób obliczenia odszkodowania, które Kodeks pracy – na podstawie przepisów rozporządzenia MPiPS – każe ustalać według zasad przyjętych do wyznaczania ekwiwalentu za urlop. Dlatego też zastrzegł, że we wszystkich sytuacjach spornych lub wątpliwych konieczne będzie uzyskanie rozstrzygnięcia sądu pracy.

Faktycznie z przepisów powołanego rozporządzenia wynika, że w celu obliczenia odszkodowania przysługującego pracownikowi w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 § 2 kp) stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Jednak, jak wynika z aktualnego orzecznictwa, potwierdza się stanowisko, że podstawą obliczenia odszkodowania nie jest wynagrodzenie uzyskiwane u starego pracodawcy.

Odszkodowanie za niewydanie w terminie świadectwa pracy nie podlega:

• opodatkowaniu – wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw,

• oskładkowaniu – podstawy wymiaru składek na ZUS nie stanowią bowiem m.in. odszkodowania z tytułu niewydania w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy.