E-ZLA: Do końca 2015 r. płatnik powinien założyć profil informacyjny

Zmiany dotyczące przekazywania zwolnień lekarskich wynikają z ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ma przyspieszyć, poprawić i usprawnić proces obsługi zwolnień lekarskich. O wystawieniu zwolnienia płatnicy będą informowani automatycznie. O zwolnieniu i jednostce chorobowej informację niezwłocznie otrzyma i ZUS, i płatnik składek. Dzięki temu ZUS będzie mógł kontrolować zasadność wystawienia także krótkich zwolnień lekarskich.

Aby płatnik mógł otrzymywać zwolnienia lekarskie, musi założyć profil informacyjny. Będzie on tworzony za pomocą systemu teleinformatycznego, który nieodpłatnie udostępni Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Zmiany nie dotyczą płatników do 5 ubezpieczonych, którzy dokumenty do ZUS składają w formie papierowej. Będą oni zobowiązani do poinformowania ubezpieczonych, a więc pracowników, zleceniobiorców, o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie wydruku. Tę informację powinni przekazać na piśmie pierwszego dnia podlegania przez ubezpieczonego ubezpieczeniu chorobowemu. W związku z tym, że nowe przepisy będą obowiązywać od 1 stycznia 2016 r., to informację w formie pisemnej ubezpieczeni powinni otrzymać nie później niż do końca grudnia 2015 r. Osoby zatrudniane i zgłaszane do ubezpieczenia chorobowego w 2016 roku informację powinni otrzymać w dniu zatrudnienia.

Płatnik, który następnie założy profil, w terminie 7 dni powinien przekazać tę informację zatrudnionym ubezpieczonym, aby wiedzieli oni o konieczności przekazywania zwolnień przez profil i nie przekazywali ich w formie wydruku. Informacja o tym, że płatnik ma założony profil, będzie widoczna w systemie dla lekarza wystawiającego zwolnienie.

Celem wprowadzonej zmiany jest, aby wszystkie zwolnienia były wystawiane w formie elektronicznej. Będzie tak jednak dopiero od 1 stycznia 2018 r. W okresie przejściowym ubezpieczony będzie mógł otrzymywać zwolnienie na druku ZUS ZLA.

Obok zaświadczenia w formie elektronicznej dodatkowo ma funkcjonować wydruk zaświadczenia z systemu, zawierający pieczęć lekarza i podpis. Ubezpieczony otrzyma wersję papierową zwolnienia, w przypadku gdy:

• płatnik nie ma profilu i ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć zwolnienie w formie wydruku,

• ubezpieczony złoży takie żądanie,

• lekarz wystawiający nie ma dostępu do Internetu i nie może wysłać zwolnienia do ZUS.

Taki sposób postępowania obowiązywać będzie w przypadku braku dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia informacji lub zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP, np. podczas wizyt domowych. Lekarz będzie mógł wystawić stosowne zaświadczenie wydrukowane z programu. Dane potrzebne do jego wypełnienia przekaże ubezpieczony. Lekarz w terminie 3 dni od wystawienia zwolnienia lub ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego będzie zobowiązany do wprowadzenia danych do systemu teleinformatycznego ZUS.

Co prawda nowy wzór zaświadczenia o niezdolności do pracy nie jest jeszcze udostępniony, ale zakres informacji w nim podawanych określa ustawa z 15 maja 2015 r. Zaświadczenie zawierać będzie m.in. dane ubezpieczonego, dane płatnika, okres orzeczonej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu, informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokości (np. okresy wcześniejsze choroby), wskazanie, czy chory może chodzić.

Najważniejszą zmianą jest brak pieczątki lekarza oraz pieczątki zakładu opieki zdrowotnej. Będzie to forma dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP. Sam formularz zostanie udostępniony przez ZUS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Obecnie ubezpieczeni są zobowiązani przekazywać zwolnienie lekarskie swoim płatnikom składek, czyli pracodawcy (zleceniodawcy) nie później niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Jeżeli płatnik składek nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków,to zwolnienie przekazuje niezwłocznie do ZUS, podając datę dostarczania go przez ubezpieczonego. W przypadku przekazania zaświadczenia z opóźnieniem należny zasiłek ulega obniżeniu o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8. Dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia.

W przypadku przekazywania zaświadczenia w wersji elektronicznej informacja o tym zostanie udostępniona płatnikowi zasiłków najpóźniej drugiego dnia od daty, kiedy otrzyma ją ZUS. W związku z tą zmianą ubezpieczeni nie będą już przekazywali płatnikowi zwolnień w formie papierowej (poza wskazanymi wcześniej wyjątkami). Nowelizacja ustawy chorobowej z 15 maja całkowicie znosi sankcję związaną z nieprzekazaniem zwolnienia w terminie 7 dni.

Postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku będzie wszczynane na wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Wobec tego z chwilą pojawienia się zaświadczenia na profilu płatnika albo z chwilą przekazania przez ubezpieczonego zwolnienia będą biegły terminy do wypłaty świadczeń.

Elektroniczne zwolnienie może funkcjonować w pełnym zakresie tylko wtedy, gdy wszystkie trzy podmioty uczestniczące w procesie będą mieć dostęp do systemu informatycznego ZUS, tj.:

1. lekarz,

2. ZUS oraz

3. płatnik składek.

Płatnicy, poza tymi zgłaszającymi do 5 ubezpieczonych, będą gotowi do zmian od 1 stycznia 2016 r. (w tym celu muszą założyć profil płatnika). W przypadku lekarzy okres stosowania starych zasad został wydłużony. Do 31 grudnia 2017 r. będą jeszcze funkcjonowały obecnie obowiązujące druki, a lekarze na nowy system będą zobowiązani przejść od 1 stycznia 2018 r. Do tego czasu stosować się będzie, zarówno nowe, jak i stare zasady.

Oznacza to, że płatnik otrzyma:

• e-zwolnienie, jeżeli jego pracownik pójdzie do lekarza, który przejdzie na nowy system, a

• stary druk obowiązujący, jeżeli pracownik pójdzie do lekarza, który nie wdrożył nowego systemu.

W praktyce o tym, kiedy nowy system zacznie działać, zadecydują lekarze.