Co musi się znaleźć w informacji o warunkach zatrudnienia

Obowiązek wręczenia pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia wynika z art. 29 § 3 Kodeksu pracy (kp) i dotyczy każdego nowo nawiązanego stosunku pracy – bez względu na podstawę jego nawiązania. Zatem nie tylko pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę (każdej – na okres próbny, na czas określony, na zastępstwo, na czas wykonywania określonej pracy czy na czas nieokreślony), ale także pracownik z wyboru, powołania, mianowania czy zatrudniony na podstawie spółdzielczej umowy o pracę musi dostać taki dokument (art. 29 § 5 kp).

Informacja o warunkach zatrudnienia musi być sporządzona na piśmie i przekazana pracownikowi najpóźniej 7. dnia od dnia zawarcia umowy (lub nawiązania stosunku pracy na innej podstawie).

Zakres informacji, jakie pracodawca ma obowiązek przekazać nowo zatrudnianemu pracownikowi, uzależniony jest – co do zasady – od liczby osób pracujących w zakładzie. W omawianym dokumencie zawsze muszą znaleźć się informacje o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Na tych elementach poprzestaje duży pracodawca, tj. taki, który zatrudnia co najmniej 20 pracowników i tym samym zobowiązany jest do wydania regulaminu pracy.

Zobacz wzór: Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników

Jeśli natomiast u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy (ponieważ pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników), w informacji dodatkowo trzeba wskazać:

• porę nocną,
• miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia oraz
• przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zobacz wzór: Informacja o warunkach zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników

Ponieważ informacja o warunkach zatrudnienia jest dokumentem dla pracownika i powinny z niego jasno wynikać warunki jego pracy, warto zadbać, aby była czytelna i zrozumiała dla zatrudnionego. W tym celu należy dokładnie i precyzyjnie opisać poszczególne jej elementy. Przepisy pozwalają jednak na sporządzenie części informacji przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Trzeba jednak podkreślić, że nie cały dokument można zredagować w ten sposób.

Raz przekazana pracownikowi informacja o warunkach zatrudnienia nie pozostaje z nim do ustania stosunku pracy. W trakcie trwania umowy niektóre jej elementy mogą się zdezaktualizować, a wówczas – trzeba przekazać pracownikowi informację o ich zmianie (także na piśmie). Jednak termin jest znacznie dłuższy niż na wydanie tego dokumentu, pracodawca ma na to 1 miesiąc licząc od dnia wejścia w życie zmiany.

Zobacz wzory:
Informacja o zmianie warunków zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników
Informacja o zmianie warunków zatrudnienia dla pracodawcy zatrudniającego mniej niż 20 pracowników

Literalne brzmienie art. 29 § 3² kp wskazuje, że pracodawca może poinformować pracownika tylko o zmianach w jego warunkach zatrudnienia. A zatem może wręczyć mu dokument zatytułowany „Informacja o warunkach zatrudnienia – zmiana/aktualizacja”, w którym wskazuje tylko na te elementy które uległy zmianie. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca wydał pracownikowi nową informację o warunkach zatrudnienia. W praktyce również i takie rozwiązanie jest stosowane.

Jak wspomniano wyżej – zakres informacji o warunkach zatrudnienia uzależniony jest od liczby pracowników zatrudnionych u pracodawcy. Jednak cecha ta nie jest stała i może się zdarzyć, że liczba pracowników wzrośnie do 20 lub spadnie poniżej tej liczby.

Wraz ze wzrostem zatrudnienia do co najmniej 20 pracowników pojawia się obowiązek wydania regulaminów pracy oraz wynagradzania. Jeśli jednak regulamin pracy nie wprowadza zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia to nie ma potrzeby wręczania nowych warunków zatrudnienia. Przepisy obligują pracodawcę do poinformowania pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia. Zobowiązują go także do poinformowania pracownika o objęciu go układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty. Jednak układ zbiorowy pracy jest odrębnym rodzajem aktów zakładowego prawa pracy, niż regulamin. Zatem sam fakt wydania regulaminu pracy – o ile jego postanowienia nie zmieniają dotychczasowych warunków zatrudnienia (pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy) – nie wiąże się dla pracodawcy z koniecznością zmiany wcześniej wydanych informacji.

Również w odwrotnym przypadku – kiedy liczba zatrudnionych spada poniżej 20 – pracodawca nie musi zmieniać przekazanych wcześniej dokumentów. Przyjmuje się bowiem, że w sytuacji, gdy u danego pracodawcy dojdzie do spadku zatrudnienia poniżej minimalnego stanu, z którym ustawa wiąże obowiązek wprowadzenia regulaminu wynagradzania oraz regulaminu pracy, ustanowione wcześniej regulaminy nie tracą mocy prawnej. Brak jest bowiem przepisu, który przewidywałby utratę mocy obowiązującej powyższych aktów w takim przypadku.

1. Obowiązujące pracownika normy czasu pracy

Norma dobowa i tygodniowa zostały określone w Kodeksie pracy i wynoszą odpowiednio 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień. Normy te są takie same dla pracownika zatrudnionego na pełny etat, jak i dla niepełnoetatowca.

Zatem w informacji o warunkach zatrudnienia dla pracownika zatrudnionego na część etatu należy wskazać 8-godzinną normę dobową i 40-godzinną normę średniotygodniową. Jednak z uwagi na to, że dla pracownika niepełnoetatowego taki zapis może być mylący, pracodawca może dodatkowo poinformować go o wymiarze czasu pracy, np.:

„Obowiązująca Pana norma dobowa czasu pracy wynosi 8 godzin, a norma tygodniowa przeciętnie 40 godzin w okresie rozliczeniowym. Jednocześnie informuję, że z uwagi na zatrudnienie w wymiarze 1/2 etatu obowiązujący Pana przeciętny wymiar tygodniowy wynosi 20 godzin”.

   >> Informacja o warunkach zatrudnienia a system czasu pracy

2. Częstotliwość, termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia

W przypadku pracodawcy, u którego obowiązuje regulamin pracy, w tym punkcie informacji wystarczy wskazać, że wynagrodzenie jest płatne raz w miesiącu (chyba, że wypłacane jest częściej – co jest dopuszczalne).

Natomiast mniejszy pracodawca musi dodatkowo wskazać dokładny termin, miejsce i czas wypłaty. Należy pamiętać, że termin wypłaty musi być określony dokładnie – nie można wskazać, że wynagrodzenie jest wypłacane np. do 28. dnia każdego miesiąca. Musi to być konkretny dzień:

„Wynagrodzenie wypłacane jest raz w miesiącu – 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, w biurze zakładu pracy w godzinach od 9.00 do 14.00 lub przelewem na wskazane przez Pana konto bankowe (po wcześniejszym złożeniu pisemnej zgody na wypłatę wynagrodzenia na konto bankowe). Gdy dzień wypłaty przypada w dniu wolnym od pracy, wynagrodzenie za pracę wypłacane jest w dniu bezpośrednio poprzedzającym ten dzień.”

W przypadku pracowników mobilnych, zatrudnionych np. na budowie, którzy otrzymują wynagrodzenie w gotówce, miejscem wypłaty wynagrodzenia nie musi być stały punkt:

„Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana 3. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni, w miejscu faktycznego wykonywania pracy przez pracowników, w godzinach 10.00-12.00 do rąk własnych pracowników.”

3. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Kolejnym punktem informacji o warunkach zatrudnienia jest wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Warto pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy prezentuje pogląd, iż informacja udzielona pracownikowi powinna być zindywidualizowana. Oznacza to, że pracownik powinien dowiedzieć się z niej m.in. o faktycznej liczbie dni (godzin) urlopu, które mu przysługują. W przypadku informacji o urlopach wypoczynkowych podanie jedynie rocznego wymiaru urlopu może dotyczyć tylko pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony. Jeśli jednak pracodawca zatrudnia pracowników na czas określony, to w ocenie PIP wymiar urlopu wypoczynkowego powinien być ustalony z uwzględnieniem trwania terminowej umowy o pracę.

„Przysługujący Panu wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• w 2014 roku 5/12 z 26 dni, czyli 11 dni,

• w 2015 roku 3/12 z 26 dni, czyli 7 dni.”

Podobnie jest w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu – jemu również należy podać wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego obliczonego w proporcji do wymiaru zatrudnienia. Oczywiście nie dotyczy to pracodawców, którzy w informacji przytaczają konkretne przepisy.

   >> Informacja o wymiarze urlopu dla pracownika zatrudnionego na zastępstwo

4. Okres wypowiedzenia

Długość okresu wypowiedzenia zawartej z pracownikiem umowy o pracę wynika z przepisów prawa pracy. Problem może jednak pojawić się w przypadku umowy o pracę zawartej na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy – nie może ona bowiem być rozwiązana za wypowiedzeniem, a tym samym pracodawca nie ma możliwości wypełnienia tego punktu informacji. W dokumencie dla pracownika należy zatem wskazać, że umowa nie może być rozwiązana za wypowiedzeniem przez żadną ze stron.

5. Pora nocna i potwierdzanie obecności

„5. Pora nocna w zakładzie pracy trwa od 23.00 do 7.00.

6. Obecność w pracy obowiązany jest Pan potwierdzić podpisem na liście obecności w biurze zakładu. O przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy ma Pan obowiązek uprzedzić pracodawcę, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W innych przypadkach powinien Pan niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy. Może Pan to uczynić osobiście, przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, a następnie niezwłocznie dostarczyć pracodawcy dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy.”