Automatyzacja w dziale HR. Jak system rejestracji czasu pracy pomaga usprawnić wykonywanie zadań?

Tak jak napisano wcześniej, pracownicy działów HR mają wiele obowiązków związanych z zarządzaniem personelem i zapewnieniem sprawnego funkcjonowania organizacji. Jakich konkretnie? Przede wszystkim odpowiadają za nabór nowych pracowników — od wystawienia ogłoszenia aż po wybór najlepszego kandydata. Po nawiązaniu współpracy z nową osobą dział zasobów ludzkich pomaga we wprowadzeniu jej do firmy, wdrażając w kulturę organizacji i przekazując informacje dotyczące polityk oraz procedur. Kolejne z zadań to zarządzanie zatrudnionym personelem. Obejmuje m.in. prowadzenie akt osobowych pracowników, zarządzanie systemem wynagrodzeń i świadczeń oraz aktualizację wszelkich zmian w zatrudnieniu, takich jak awanse, przesunięcia czy zwolnienia. Nie mniej ważna jest dbałość o szkolenia i programy rozwoju zawodowego, które pomagają pracownikom rozwijać umiejętności oraz kompetencje. Ponadto w wielu firmach dział HR odpowiada za pomoc w ustalaniu celów i ocenianiu wydajności pracowników, rozwiązywaniu sporów i konfliktów między pracownikami lub między pracownikami a przełożonymi, a także wsparcie w tworzeniu i utrzymaniu pozytywnej kultury organizacyjnej.

Rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zasoby ludzkie w firmach, zarówno małych, jak i dużych, wykazują kilka stałych problemów, z którymi borykają się osoby odpowiedzialne za HR. Wiele z nich może być rozwiązanych poprzez odpowiedni system rejestracji czasu pracy. Które z problemów są na tyle częste i uciążliwe, że należy je wyeliminować jak najszybciej?

Prawidłowe grafikowanie korzystnie wpływa na firmę z kilku powodów. Dzięki odpowiednio zaplanowanemu harmonogramowi pracy można efektywnie wykorzystać zasoby ludzkie, zwiększając wydajność i realizując cele w terminie. To także ogranicza koszty związane z nadgodzinami i nietypowymi godzinami pracy. Przy uwzględnieniu preferencji pracowników co do dni pracy, zwiększa się ich satysfakcja, co redukuje rotację kadry. Dlatego istotne jest korzystanie z programu RCP, który optymalizuje harmonogramy, uwzględniając limity i przepisy prawne oraz dostosowuje grafiki do potrzeb zespołów, minimalizując ryzyko konfliktów. Właśnie takim rozwiązaniem jest UNIS RCP (Rejestracja Czasu Pracy) od AutoID Polska S.A. Ponadto system ten pozwala na rozwiązanie innych, wymienionych dalej problemów, z którymi borykają się działy HR.

Program RCP, czyli rejestracja czasu pracy, ułatwia monitorowanie czasu pracy i raportowanie nadgodzin oraz niedogodzin. Dzięki automatycznym obliczeniom zgodnym z przepisami, pomaga uniknąć błędów w wynagrodzeniach oraz efektywnie planować grafiki pracy, ograniczając koszty nadgodzin i niedogodzin. Intuicyjne generowanie raportów ułatwia zarządzanie danymi pracowników, a dostosowanie ich zawartości do potrzeb organizacji jest szczególnie przydatne dla działów HR w dużych firmach.

Generowanie listy obecności w firmach jest procesem często uciążliwym i wymagającym sporo czasu. Ręczne rejestrowanie obecności niesie ryzyko popełnienia błędów i sprawia, że konieczne jest przetwarzanie danych manualnie. Lista obecności jest istotna zarówno do zarządzania personelem, rozliczeń płacowych, jak i celów kontrolnych. Rozwiązanie z zakresu RCP automatyzuje rejestrację czasu pracy i generuje aktualne listy obecności, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych, co przekłada się na większą dokładność i mniejsze ryzyko błędów. Działy HR mają również łatwy dostęp do aktualnych informacji o obecności pracowników, co ułatwia raportowanie i przekazywanie danych kierownikom, menadżerom.

Program rejestracji czasu pracy może usunąć problemy z brakiem elektronicznych wniosków urlopowych. Integracja RCP z Portalem Pracownika firmy AutoID pozwala pracownikom składać wnioski o urlop poprzez intuicyjny interfejs internetowy, eliminując potrzebę papierowej dokumentacji i e-maili. Wystawione wnioski automatycznie trafiają do przełożonych, którzy mogą je zatwierdzić lub odrzucić. System ułatwia działom HR zbieranie, przetwarzanie i monitorowanie próśb o urlopy, zapewniając kontrolę nad dostępnymi dniami wolnymi, eliminując konflikty terminowe i zwiększając wydajność organizacji. Dzięki temu można lepiej zarządzać zasobami ludzkimi i poprawić efektywność całej firmy.

Informacje o dostępnych dniach urlopu są istotne dla większości zatrudnionych, a osoby w działach HR spędzają mnóstwo czasu na wyliczenia oraz przekazywanie ich zainteresowanym. Integracja systemu rejestracji czasu pracy z wcześniej wspomnianym Portalem Pracownika pozwala samodzielnie sprawdzać dostępność urlopu, eliminując konieczność kontaktowania się z działem HR. System może obliczać dostępne dni urlopu zgodnie z polityką firmy, uwzględniając zarówno te płatne, jak i niepłatne. Ponadto ta automatyzacja i samodzielność pomagają uniknąć błędów w obliczeniach, co przekłada się na większą dokładność i satysfakcję pracowników.

W tradycyjnym podejściu do HR konieczne jest ręczne tworzenie kartotek pracowników, co jest czasochłonne i podatne na błędy. System UNIS RCP stworzony przez AutoID Polska S.A. automatyzuje ten proces, generując kartoteki na podstawie wprowadzanych danych. Zmniejszone jest ryzyko błędów takich jak literówki czy pomyłki w danych osobowych. System umożliwia śledzenie historii pracy pracowników, ułatwiając ocenę osiągnięć i awansowanie. Ponadto można w nim zarządzać informacjami o wymaganych szkoleniach i ich terminach ważności dla pracowników, co ułatwia sprawne kontrolowanie uprawnień podwładnych.

Automatyzacja procesu rozliczania wynagrodzeń może znacznie poprawić wydajność działów HR, ułatwiając skuteczniejsze zarządzanie procesami związanymi z naliczaniem wypłat. Częstą praktyką jest integracja systemu rejestracji czasu pracy z oprogramowaniem ERP w zakresie kadr i płac. Pozwala na automatyczne przesyłanie danych o czasie pracy do programu kadrowo-płacowego, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania informacji, co przyczynia się do oszczędności czasu i minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Dostęp do danych o czasie pracy w systemie ERP umożliwia precyzyjne wyliczenie należnego wynagrodzenia oraz bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi, na przykład przydzielanie pracowników do projektów na podstawie ich dostępność i umiejętności. Jednak warto pamiętać, że skuteczna integracja wymaga starannego planowania, wdrożenia i konfiguracji systemów, a także współpracy między różnymi działami organizacji.

Zmiany w przepisach Prawa pracy i Kodeksie cywilnym związane z zatrudnianiem pracowników są dynamiczne; często dotyczą stawek, urlopów, praw pracowniczych i BHP. Program do rejestracji czasu pracy od AutoID jest automatycznie aktualizowany wraz ze zmianami przepisów, dając działom kadr pewność, że obliczenia są dokładne i zgodne z prawem. Dzięki temu pracownicy HR mogą skupić się na innych zadaniach bez konieczności weryfikacji poprawności działań, a system jest zawsze zgodny z najnowszymi przepisami, co minimalizuje ryzyko naruszenia prawa i błędów w rejestracji czasu pracy.

Według danych amerykańskiej firmy analityczno-badawczej Gartner, dla ponad połowy liderów HR w 2023 roku kluczowe jest zarządzanie zmianą w firmie. System rejestracji czasu pracy może pełnić istotną rolę w tym procesie, umożliwiając monitorowanie efektywnego wykorzystania zasobów i dokumentowanie działań związanych z zarządzaniem zmianą.

Jak można zauważyć, odpowiednio dostosowany system rejestracji czasu pracy stanowi kluczowe narzędzie, które znacząco wspomaga działania działu HR w firmach — efektywnie usprawnia kontrolę nad czasem pracy pracowników oraz pomaga uporać się z typowymi wyzwaniami z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak planowanie grafików, nadzór nad nadgodzinami i niedogodzinami, generowanie listy obecności oraz zarządzanie urlopami. Pozwala to przedsiębiorstwom na bardziej efektywne gospodarowanie zasobami ludzkimi, obniżanie kosztów operacyjnych i zwiększanie poziomu satysfakcji pracowników. Ponadto, połączenie systemu rejestracji czasu pracy z systemem ERP umożliwia jeszcze bardziej zaawansowane zarządzanie danymi i usprawnia funkcjonowanie całej organizacji.