Urlop zaległy – 4 rzeczy, o których musisz wiedzieć
Udzielenie czy wykorzystanie urlopu? Zawsze za zgodą pracownika, czy nawet wbrew jego woli? Sprawdź, na co zwrócić uwagę, rozliczając pracowników z zaległych urlopów.
Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w roku, w którym nabył do niego prawo. Jeśli nie mógł z niego skorzystać w tym okresie, pracodawca ma obowiązek udzielić mu tego urlopu do końca trzeciego kwartału następnego roku kalendarzowego. Wtedy mamy jednak do czynienia z urlopem zaległym, który rządzi się innymi prawami niż „zwykły” urlop wypoczynkowy.
Bez wniosku, a nawet bez zgody pracownika
Poza odmiennym terminem udzielenia (do 30 września następnego roku kalendarzowego) urlop zaległy różni się od „zwykłego” urlopu wypoczynkowego tym, że pracodawca może zmusić do niego pracownika. Potwierdził to Sąd Najwyższy, który w uzasadnieniu do wyroku z 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05) wskazał, że „z uwagi na przedmiot, cel i zakres art. 168 Kodeksu pracy nie da się wywieść warunku, iż zastosowanie tego przepisu zależne jest od zgody pracownika. Warunek taki nie został wyrażony w powołanym przepisie (...)”. Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 Kodeksu pracy) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.
Jeżeli więc pracownik ociąga się z wykorzystaniem zaległego urlopu w terminie do 30 września, pracodawca ma prawo wysłać go na taki urlop bez jego zgody.
Przepis mówi o udzieleniu zaległego wypoczynku do 30 września, a nie jego wykorzystaniu. Oznacza to, że do końca września pracownik powinien przynajmniej rozpocząć wykorzystywanie zaległego urlopu. Nie musi jednak wykorzystać go przed upływem tego terminu w całości.
W drugą stronę to nie zadziała
Inaczej jednak wygląda ta sytuacja z perspektywy pracownika. O ile pracodawca może jednostronnie udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego, to pracownik nie może, bez zgody pracodawcy, rozpocząć zaległego urlopu wypoczynkowego (ani zwykłego urlopu wypoczynkowego).
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 5 grudnia 2000 r. (sygn. akt I PKN 121/00) „zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy, a naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (obecnie do końca trzeciego kwartału), nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy”.
Urlop zaległy – bez urlopu na żądanie…
Zasada udzielenia pracownikowi urlopu zaległego najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy urlopu na żądanie. Urlop ten niewykorzystany w danym roku przechodzi na rok następny i staje się zwykłym urlopem zaległym. Nie zwiększa więc puli urlopu na żądanie przysługującej pracownikowi w kolejnym roku kalendarzowym – pracownikowi zawsze przysługują 4 dni urlopu na żądanie w danym roku, niepowiększone o dni urlopu na żądanie niewykorzystane przez pracownika w roku poprzednim.
Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy – jest koniec pierwszego [obecnie trzeciego – przyp. redakcji] kwartału następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika. Ten obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art. 1672 Kodeksu pracy czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku nie przechodzi na rok następny. Zatem nieudzielanie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art.168 Kodeksu pracy
(stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy, GPP-110-4560-170/08/PE).
W praktyce oznacza to, że jeśli w dniu 1 października i później pracownik ma maksymalnie 4 dni urlopu zaległego i nie wykorzystał w poprzednim roku kalendarzowym urlopu na żądanie, inspektor pracy nie może ukarać osoby odpowiedzialnej za udzielanie urlopów u pracodawcy karą grzywny.
…i z późniejszym terminem przedawnienia
Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w powyższym terminie, nie oznacza, że prawo do niego przepadnie. Pracownik może dochodzić roszczeń ze stosunku pracy (w tym także urlopu wypoczynkowego) w terminie 3 lat. W przypadku urlopu zaległego termin przedawnienia biegnie od końca trzeciego kwartału następnego roku. Zatem do końca września 2015 r. pracownicy mogą domagać się jeszcze zaległych urlopów za 2011 rok.
Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 Kodeksu pracy), bądź najpóźniej z końcem pierwszego [obecnie trzeciego – przyp. redakcji] kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 Kodeksu pracy)
(wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, OSNP 2003/2/38, M.Prawn. 2003/4/176).
