Background check kandydata

Background check kandydata

Marcin Sarna

26.01.2018

W postępowaniach rekrutacyjnych przyjęło się stosować obiegowe pojęcie „background check”. Oznacza ono sprawdzenie, czy to co kandydat na pracownika podał w toku rekrutacji jest prawdą. W odniesieniu do danych osobowych oznacza to weryfikowanie prawdziwości przekazanych danych osobowych, a więc ich przetwarzanie poprzez porównanie z danymi osobowymi tego samego rodzaju i dotyczącymi tej samej osoby, ale uzyskanymi z innych źródeł.

Background checkingu dokonują nie tylko pracodawcy (działy HR) ale także zewnętrzni rekruterzy działający na zlecenie pracodawcy.

Weryfikuj tylko to, co możesz przetwarzać

Prawo nie reguluje obecnie background check wprost, co nie oznacza że może on być prowadzony w dowolny sposób. W pierwszym rzędzie należy zwrócić uwagę, że skoro na potrzeby rekrutacji pracodawca może przetwarzać tylko określony katalog danych osobowych to także tylko ten katalog danych może być sprawdzany (dalej przetwarzany).

Przykład
Kandydat na pracownika twierdzi, że zna język niemiecki biznesowy i ukończył w tym zakresie kursy. Pracodawca może poprosić taką osobę o przedłożenie zaświadczeń potwierdzających ukończenie tych kursów. Jeżeli jednak kandydat podniósł w rozmowie kwalifikacyjnej, że jego poprzedni pracodawca miał o nim bardzo dobre opinie, to pracodawca nie może już żądać referencji zarówno od samego kandydata, jak i oczywiście bezpośrednio od jego poprzedniego pracodawcy. Przepisy prawa nie pozwalają bowiem pracodawcy na przetwarzania danych osobowych innych niż te, które zostały wskazane w art. 221 kp.

Naturalnie, jeżeli kandydat zgodzi się na przedłożenie referencji, to wówczas pracodawca może włączyć je do dokumentów rekrutacyjnych. Warto jednak zadbać o to, aby w dokumentacji znalazła się zgoda pracownika na przedłożenie tych dokumentów.

Można wejść na Facebooka

Przepisy prawa nie regulują także wprost możliwości weryfikowania danych kandydata do pracy na podstawie informacji udostępnionych przez niego (lub inne osoby) w Internecie. Taka „weryfikacja” jest pewnym „nadużyciem”, bowiem w gruncie rzeczy pracodawca nadal opiera się na danych przekazanych przez pracownika, tyle że w innym czasie i za pomocą innego medium.

Jak się wydaje się nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca analizował dane publicznie udostępnione przez samego kandydata, np. w ramach profili na portalach społecznościowych. Jest jednak jedno „ale”. Niektórzy uznają bowiem, że analiza takich danych może odbywać się bez ograniczeń wyłącznie w przypadku danych opublikowanych na profilach „zawodowych” (np. w serwisie LinkedIn czy GoldenLine) a nie „prywatnych” (np. Facebook). Takie rozróżnienie nie znajduje jednak podstaw w przepisach prawa.

W obecnym stanie prawnym możliwe jest zapoznawanie się przez pracodawcę z każdą informacją udostępnianą przez kandydata publicznie w sieci Internet, jeżeli tylko:

  • mieści się ona w katalogu danych z art. 221 kp.;

  • nie jest daną wrażliwą.

Po planowanych zmianach w Kodeksie pracy przetwarzanie tych danych będzie się jednak mogło odbywać wyłącznie za zgodą kandydata, który w procesie rekrutacji powinien zezwolić pracodawcy na weryfikowanie danych z wykorzystaniem ogólnodostępnych źródeł.

Warto zadbać o procedury

Dobrą praktyką jest wdrożenie u danego pracodawcy polityki zatrudnienia, która regulowałaby m.in. background checking. Spisanie w polityce zasad pozwoli na ujednolicenie procesów rekrutacyjnych oraz uzyskanie pewności, że pracodawca nie narazi się na zarzut nierównego traktowania poszczególnych kandydatów. Te same zasady background checkingu powinny bowiem być stosowane wobec wszystkich kandydatów. Pracodawca może np. uregulować:

  • jakiego rodzaju dane mogą być weryfikowane z wykorzystaniem źródeł powszechnie dostępnych;

  • na jakich portalach internetowych będzie szukał informacji o kandydacie;

  • w jaki sposób postępować w razie stwierdzenia różnic pomiędzy twierdzeniami kandydata a informacjami uzyskanymi o kandydacie z innych źródeł;

  • czy proces weryfikacji może być zlecany „na zewnątrz” w ramach outsourcingu czy też może być prowadzony wyłącznie przez pracowników działu HR;

  • czy kandydat na pracownika będzie zawiadamiany o dokonaniu weryfikacji i czy pracodawca umożliwi kandydatowi ustosunkowanie.

Wizerunek kandydata

Pewne wątpliwości budzi wśród rekruterów także możliwość przetwarzania wizerunku kandydata na pracownika. Podnosi się, że wizerunku nie ma w wyliczance danych osobowych z art. 221 Kodeksu pracy. Nie oznacza to jednak wcale, że takiego wizerunku nie można pozyskiwać – zarówno obecnie jak i „po RODO”.

W dzisiejszym stanie prawnym GIODO dopuszcza przetwarzanie przez pracodawcę wizerunku kandydata na pracownika w sytuacji gdy kandydat przesłał CV z tym zdjęciem, „nieindagowany” przez pracodawcę. Chodzi o to, że sądy często stają na stanowisku iż w stosunku pracy (a więc i tym bardziej przy rekrutacji do pracy) nie jest możliwe wyrażenie przez stronę słabszą (pracownika i tym bardziej kandydata) w pełni dobrowolnej zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Z tego powodu należy zalecić niezamieszczenie w ogłoszeniach o pracę klauzul wskazujących na konieczność przesłania wizerunku kandydata (np. zamiast „prosimy o przesłanie CV wraz ze zdjęciem” należy poprzestać na „prosimy o przesłanie CV”).

Sprawa będzie bardziej jednoznaczna i prosta, gdy w życie wejdą projektowane zmiany w Kodeksie pracy. Nowy art. 222 §1 kp ma przewidywać, że przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 kp będzie dopuszczalne za zgodą kandydata do pracy, która może być wyrażona także elektronicznie. Ale brak takiej zgody nie może być przyczyną dla których taki kandydat miałby mieć mniejsze szanse na zatrudnienie.

Zapamietaj!

Dla pełni informacji dodajmy, że wizerunek nie jest daną biometryczną tak długo jak nie jest używany w taki sposób jak dane biometryczne. Czyli zdjęcie przesłane przez kandydata stanie się daną biometryczną dopiero jeżeli pracodawca np. będzie posługiwał się nim do cyfrowego wyszukiwania informacji o kandydacie w Internecie co oferuje chociażby Google Images (https://images.google.com).

Autorem odpowiedzi jest: 

Marcin Sarna

Marcin Sarna

Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Słowa kluczowe:
rekrutacja pracownika

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

wiper-pixel