Jak unikać błędów w regulaminie ZFŚS – przykłady poprawnych zapisów

Przykład błędnego zapisu

Na czym polega błąd

Przykład poprawnego zapisu

Zapisy zbyt ogólnikowe

„Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści będący byłymi pracownikami wraz z rodzinami”.

Zapis taki, choć dopuszczalny, jest zbyt ogólnikowy i może rodzić niejasności podczas przyznawania świadczeń socjalnych. Dlatego warto doprecyzować kto stanowi rodzinę uprawnionego, a w przypadku dzieci określić również wiek graniczny, do osiągnięcia którego dziecko może korzystać z dopłat.

„1. Osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są pracownicy i ich rodziny oraz emeryci i renciści, dla których zakład był ostatnim miejscem pracy przed przejściem na jedno ze świadczeń - wraz z rodzinami.

2. Za członków rodziny uprawnionych do korzystania z dopłat z ZFŚS uważa się:

a) pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, dzieci współmałżonka, dzieci przysposobione oraz dzieci przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,  w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się dalej w szkole lub na  uczelni – do czasu ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do skończenia 25 roku życia, przy czym ograniczenia wiekowe nie dotyczą dzieci dysponujących orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności albo równoważnym z nim,

b) współmałżonków prowadzących z uprawnionym wspólne gospodarstwo domowe”.

„Środki ZFŚS przeznacza się na:

1. dofinansowanie wypoczynku,

2. dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej,

3. dofinansowanie opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

4. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej.

Zapis ten, choć dopuszczalny, jest zbyt ogólnikowy i może rodzić wątpliwości co do możliwości dofinansowania danego świadczenia. Ponadto, z uwagi na ograniczoną wysokość odpisów na ZFŚS, wskazanym jest  – mimo, że nie ma takiego obowiązku – ustalenie z jakich dopłat pracownicy chcą korzystać i zapisać w regulaminie te świadczenia, które spotkają się z największym zainteresowaniem załogi. Pozwoli to na bardziej racjonalne wydatkowanie środków ZFŚS.

„Środki ZFŚS przeznacza się na:

1. dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego w formie wczasów, wczasów profilaktycznych, pobytu w sanatorium, kolonii, obozów, zimowisk, zielonych szkół, wypoczynku zorganizowanego przez uprawnionego we własnym zakresie (wczasy pod gruszą),

2. dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej w postaci różnych form rekreacji ruchowej, sportu, uczestnictwa w zajęciach rekreacyjno-sportowych, a w szczególności zakupu biletów wstępu na pływalnie, korty tenisowe, kluby fitness oraz siłownie,

3. dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej w postaci imprez artystycznych i kulturalnych oraz dofinansowanie zakupu biletów do kina, teatru, opery, na imprezy artystyczno-kulturalne (np. koncerty, występy kabaretów, festiwale),

4. udzielanie bezzwrotnej rzeczowej i finansowej pomocy socjalnej,

5. pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe, o których mowa w dalszej części regulaminu”.

„Osobom uprawnionym przysługuje dofinansowanie do wczasów organizowanych przez instytucje turystyczne  oraz wczasów zorganizowanych we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą”.

Mimo że nie ma takiego obowiązku wskazanym jest określenie długości wczasów (wypoczynku), które mogą być objęte dopłatą. Brak takiej informacji skutkuje tym, że praktycznie każde – nawet kilkudniowe wczasy – powinny być objęte dofinansowaniem.

„1. Osobom uprawnionym przysługuje dofinansowanie do wczasów organizowanych przez organizacje turystyczne  oraz wczasów zorganizowanych we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą.

2. Dopłaty do wypoczynku, o których mowa w pkt. 1 przysługują pod warunkiem, że nieprzerwany wypoczynek będzie trwał co najmniej kolejnych 14 dni kalendarzowych”.

Ograniczenie kręgu osób uprawnionych

„Prawo do dopłat z ZFŚS przysługuje osobom zatrudnionym na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony lub na czas określony, trwający powyżej 6 miesięcy”.

Prawo do skorzystania ze środków ZFŚS nie może być uzależnione od rodzaju umowy łączącej pracownika z pracodawcą. Wśród osób uprawnionych art. 2 pkt 5 ustawy o funduszu socjalnym wymienia m.in. pracowników, nie wprowadzając jednak własnej definicji pracownika. Oznacza to, że zastosowanie ma tu art. 2 kp mówiący o tym, iż pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Z kolei art. 25 kp wyjaśnia, że umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony. Tak więc prawo do dopłat z ZFŚS ma pracownik zatrudniony na podstawie każdego rodzaju umowy o pracę.

„Prawo do dopłat z ZFŚS przysługuje pracownikom w rozumieniu art. 2 kp, tj. osobom zatrudnionym na podstawie:

a)  umowy o pracę (na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony),

b) mianowania, powołania lub wyboru”.

„Pracownik nabywa prawo do dopłat z ZFŚS po przepracowaniu roku czasu w zakładzie”.

Żaden przepis ustawy o funduszu socjalnym nie uzależnia prawa do skorzystania  ze środków ZFŚS od przepracowania u danego pracodawcy określonego okresu. Dopłaty mogą być uzależnione jedynie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego (art. 8 ust. 1 ustawy o funduszu socjalnym). Pracownik nabywa prawo do skorzystania z dofinansowania już w pierwszym dniu zatrudnienia – oczywiście, o ile spełnia wymogi socjalne.

„Pracownik nabywa prawo do dopłat z ZFŚS już od pierwszego dnia zatrudnienia w zakładzie”.

„Wysokość dofinansowania uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, przy czym pełną dopłatę otrzymuje pracownik zatrudniony na pełnym etacie. Natomiast wysokość dofinansowania dla pracownika niepełnoetatowego jest zmniejszana proporcjonalnie do obowiązującego go wymiaru czasu pracy”.

Ustawa o funduszu socjalnym nie pozwala na takie zróżnicowanie. Zatrudnienie na niepełnym etacie (z odpowiednio niższą pensją) wręcz odwrotnie może skutkować tym, że sytuacja socjalna takiej osoby będzie gorsza niż pełnoetatowca i tym samym będzie jej przysługiwać większe dofinansowanie.

„Wysokość dofinansowania uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, natomiast nie ma na nią bezpośredniego wpływu wymiar czasu pracy, w jakim zatrudniona jest dana osoba”.

„1. Prawo do dofinansowania z ZFŚS nie przysługuje pracownikowi, który otrzymał już taką dopłatę w roku bieżącym u innego z zatrudniających go pracodawców.

2. Pracownik, o którym mowa w pkt. 1 musi dołączyć do wniosku o dofinansowanie oświadczenie o tym, że w roku bieżącym nie korzystał z ZFŚS u innego z zatrudniających go pracodawców”.

Żaden przepis ustawy o funduszu socjalnym nie pozwala na wprowadzenie takiego ograniczenia. Pracownik zatrudniony w kilku firmach tworzących ZFŚS ma prawo skorzystać z dopłaty u każdego z tych pracodawców. Natomiast kwoty te powinny być uwzględnione w obowiązującym u danego pracodawcy dokumencie służącym określeniu przeciętnego miesięcznego dochodu, ponieważ mają one wpływ na sytuację socjalną pracownika.

Zapis taki, jako niezgodny z przepisami ustawy o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu lub zastąpiony przykładowo następującym: „Pracownik, który otrzymał już w danym roku kalendarzowym dofinansowanie z ZFŚS u innego z zatrudniających go pracodawców, powinien uwzględnić tę kwotę w oświadczeniu o dochodach członków rodziny, składanym na druku stanowiącym załącznik nr 5 do regulaminu”.

„Dofinansowanie z ZFŚS  na dzieci uprawnionego przysługuje tylko wówczas, jeśli dopłaty takiej u swojego pracodawcy nie otrzymał drugi z rodziców lub opiekunów dziecka”.

Ustawa o funduszu socjalnym nie pozwala na wprowadzenie takiego ograniczenia. Każdy z rodziców lub opiekunów może otrzymać u swojego pracodawcy dopłatę na to samo dziecko lub te same dzieci. Natomiast dopłata ta powinna być uwzględniana w przeciętnym dochodzie określającym sytuację socjalną uprawnionego.

Zapis taki, jako niezgodny z przepisami, powinien zostać usunięty z regulaminu lub na jego miejsce może być wprowadzony przykładowo następujący zapis: „Prawo do dofinansowania z ZFŚS na dzieci jest niezależne od tego, czy w danym roku kalendarzowym skorzystał już z niego drugi z rodziców albo opiekunów dziecka”.

„Emerytom i rencistom byłym pracownikom zakładu oraz członkom ich rodzin przysługuje dofinansowanie tylko do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, tzw. wczasów pod gruszą”.

Pracodawca nie może wprowadzić dla pewnych grup osób uprawnionych ograniczenia rodzaju świadczeń przysługujących z ZFŚS. Każdej grupie uprawnionych (pracownicy z rodzinami, emeryci, renciści z rodzinami i ewentualnie inne osoby zapisane w regulaminie) przysługuje ten sam zakres dopłat.

Zapis ten, jako niezgodny z ustawą o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu. Na jego miejsce może też być wprowadzony przykładowo następujący zapis: „Emerytom i rencistom byłym pracownikom zakładu oraz członkom ich rodzin dofinansowanie z ZFŚS przysługuje na tych samych zasadach co pozostałym uprawnionym”.

„Pracownik pobierający emeryturę lub rentę ma prawo do dopłat z ZFŚS tylko wówczas, jeśli na jedno z tych świadczeń odszedł z zakładu”.

Osoba pobierająca świadczenie emerytalno-rentowe, z którą pracodawca tworzący ZFŚS podpisał umowę o pracę staje się pracownikiem, a tym samym nabywa prawo do świadczeń socjalnych na zasadach przewidzianych dla pracowników. Nie ma więc tu zastosowania ograniczenie, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o funduszu socjalnym, który jako osoby uprawnione wymienia m.in. emerytów i rencistów byłych pracowników, czyli osoby, które na jedno z tych świadczeń przeszły z danego zakładu. Po rozwiązaniu umowy o pracę osoba ta ponownie stanie się emerytem lub rencistą i nabędzie prawo do świadczeń w firmie, z której odeszła na jedno z tych świadczeń.

Zapis taki powinien być usunięty z regulaminu lub zastąpiony przykładowo następującym: „Pracownik pobierający emeryturę lub rentę nabywa prawo do świadczeń z ZFŚS na zasadach przewidzianych dla pracowników i ich rodzin – bez względu na to, kto był jego ostatnim pracodawcą”.

Nieprawidłowe wydatkowanie

„Tytułem dopłaty do wypoczynku indywidualnie zorganizowanego (tzw. wczasów pod gruszą) uprawnionemu przysługuje raz w roku kwota 500 zł, a członkom jego rodziny 250 zł na osobę”.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o funduszu socjalnym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Dopłaty z ZFŚS  nie mogą więc być ustalone na jednakowym poziomie dla wszystkich uprawnionych bez względu na ich sytuację socjalną,

„Wysokość dopłaty do wypoczynku indywidualnie zorganizowanego (tzw. wczasów pod gruszą) uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej uprawnionego i określa ją tabela stanowiąca załącznik nr 4 do regulaminu”.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• dofinansowanie wypoczynku krajowego”.

Mimo, że z dniem 4 czerwca 2008 r. zmieniono treść pkt 1 w art. 2 ustawy o funduszu socjalnym, usuwając z niego zapis pozwalający na dopłaty z ZFŚS tylko do wypoczynku krajowego, w wielu regulaminach przytoczony zapis jeszcze funkcjonuje – co jest niezgodne z aktualnym brzmieniem ustawy.

„Środki ZFŚS  mogą być wydatkowane na:

1. dofinansowanie wypoczynku”.

„Dopłaty do kolonii oraz obozów na dwoje pierwszych dzieci przysługują w wysokości 100% kwot określonych w tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do regulaminu. Dofinansowanie na trzecie i kolejne dziecko odpowiada 50% wspomnianych kwot”.

Liczba dzieci objętych dofinansowaniem ze środków ZFŚS nie może być podstawą do zróżnicowania wysokości dopłat. Jedynym czynnikiem może tu być sytuacja życiowa, rodzinna i materialna uprawnionego. Liczba posiadanych dzieci na pewno ma nią wpływ, ale skutkujący raczej zwiększeniem dopłaty (mniejszy dochód na członka rodziny) niż jej zmniejszeniem.

Zapis powinien być usunięty z regulaminu lub zastąpiony przykładowo następującym: „Dopłaty do kolonii oraz obozów przysługują uprawnionemu w wysokości 100% kwot określonych w tabeli stanowiącej załącznik nr 5 do regulaminu na każde z dzieci”.

„Z tytułu Świąt Wielkanocnych oraz Świąt Bożego Narodzenia uprawnionym przysługują bony towarowe o wartości 200 zł na osobę”.

W definicji działalności socjalnej zawartej w art. 2 pkt 1 ustawy o funduszu socjalnym nie znajdziemy tzw. świadczeń okolicznościowych. Regulamin nie może więc zawierać zapisu mówiącego wprost o tym, że uprawnionym przysługują bony towarowe z okazji świąt. W definicji tej jest natomiast mowa o pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej i jako forma takiej pomocy powinny być zapisane wspomniane bony. Przywołany zapis zawiera też błąd polegający na tym, że wartość bonów ustalona jest w nim na jednakowym poziomie.

„Przed Świętami Wielkanocnymi oraz Bożego Narodzenia uprawnionym przysługuje pomoc materialna w postaci bonów towarowych, której wysokość uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej uprawnionego i określona jest w tabeli stanowiącej załącznik nr 4 do regulaminu”.

„Z okazji Dnia Dziecka uprawnionym przysługują paczki ze słodyczami o wartości 50 zł na dziecko”.

Odpowiednie zastosowanie mają tu wyjaśnienia zawarte powyżej, przy czym trudno jest zróżnicować wartość paczek, a tym samym ich zawartość – zwłaszcza w przypadku dzieci. Problem ten można jednak rozwiązać wprowadzając częściową odpłatność rodziców za paczki, której wysokość będzie zróżnicowana w zależności od sytuacji socjalnej danej rodziny.

„Przed Dniem Dziecka uprawnionym przysługuje pomoc rzeczowa w postaci paczki ze słodyczami o wartości 50 zł na każde z uprawnionych dzieci, za którą uprawnieni ponoszą częściową odpłatność w wysokości określonej w tabeli stanowiącej załącznik nr 6 do regulaminu”.

„1. Uprawnionym posiadającym dzieci w wieku szkolnym przysługuje raz w roku – przed rozpoczęciem roku szkolnego – pomoc materialna na zakup podręczników oraz wyprawki szkolnej w wysokości uzależnionej od klasy, do której dziecko będzie uczęszczało.

2.  Wysokość dofinansowania, o którym mowa w pkt. 1 określa tabela stanowiąca załącznik nr 7 do regulaminu”.

Środki ZFŚS mogą być przeznaczone na dopłaty do zakupu tzw. wyprawek szkolnych (w tym podręczników), ale wysokość dofinansowania nie może być uzależniona od klasy, w której dane dziecko rozpocznie naukę. Przy ustalaniu dopłat powinna być brana pod uwagę jedynie sytuacja socjalna uprawnionego.

„1. Uprawnionym posiadającym dzieci w wieku szkolnym przysługuje raz w roku – przed rozpoczęciem roku szkolnego – pomoc materialna na zakup podręczników oraz wyprawki szkolnej w wysokości uzależnionej od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

2. Wysokość dofinansowania, o którym mowa w pkt 1 uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej uprawnionego i określa ją tabela stanowiąca załącznik nr 7 do regulaminu”.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• zakup kwiatów oraz drobnych prezentów dla pracowników odchodzących na emeryturę lub rentę,

• opłacenie nekrologów oraz wiązanek w przypadku zgonu pracownika lub byłego pracownika, a także ich współmałżonka”.

Świadczenia takie nie mieszczą się w definicji działalności socjalnej zawartej w art. 2 pkt 1 ustawy o funduszu socjalnym, a tym samym nie mogą być finansowane ze środków ZFŚS. Podobnie zresztą jak np. kwiaty lub prezenty z okazji jubileuszu pracownika, ukończenia studiów, czy też narodzin dziecka.

Zapis ten, jako niezgodny z ustawą o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• dofinansowanie zakładowej stołówki”.

Ustawa o funduszu socjalnym nie przewiduje możliwości bezpośredniego dofinansowania stołówek zakładowych środkami ZFŚS. Nie jest to bowiem zakładowy obiekt socjalny w rozumieniu art. 2 pkt 4 ustawy, a dopłaty tego rodzaju nie mieszczą się w definicji działalności socjalnej.

Jako zapis niezgodny z ustawą o funduszu socjalnym powinien zostać usunięty z regulaminu.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• dopłaty do czesnego pracownikom, którzy podjęli studia wyższe na podstawie skierowania otrzymanego od pracodawcy”.

Dopłaty do czesnego nie mieszczą się w definicji działalności socjalnej, a więc nie mogą być finansowane ze środków ZFŚS. Natomiast pracodawca może je sfinansować ze środków obrotowych firmy na co pozwala art. 103³ kp.

Zapis taki, jako niezgodny z ustawą o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• pożyczki dla pracowników, którzy z uwagi na chorobę, wypadek lub inne zdarzenie losowe znaleźli się w ciężkiej sytuacji materialnej”.

Ustawa o funduszu socjalnym nie przewiduje możliwości udzielania ze środków ZFŚS pożyczek na inne cele niż mieszkaniowe, o czym świadczy art. 2 pkt 1 oraz pośrednio art. 7 ust. 1 ustawy. Natomiast w takich sytuacjach mogą być przyznawane zapomogi bezzwrotne.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• zapomogi dla pracowników znajdujących się w ciężkiej sytuacji materialnej z uwagi na chorobę, wypadek lub inne zdarzenie losowe w wysokości uzależnionej od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego”.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• zakup oraz budowę ośrodków wczasowych”.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o funduszu socjalnym środki ZFŚS mogą być wykorzystywane jedynie na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, w którym to pojęciu mieszczą się także ośrodki wczasowe. Oznacza to, że środków tych nie można przeznaczyć na zakup lub budowę nowych obiektów – poza wyjątkiem określonym w art. 7 ust. 1 pkt 7 ustawy. Przywołany przepis pozwala na odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych (zakup lub budowę) z przychodów powstałych z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej.

„Środki ZFŚS mogą być wydatkowane na:

• dofinansowanie utrzymania zakładowych obiektów socjalnych, w tym ośrodków wczasowych”.

„Środki ZFŚS  mogą być wydatkowane na:

• pokrycie opłat związanych z prowadzeniem rachunku bankowego, na którym gromadzone są środki funduszu oraz pokrycie kosztów związanych z przyznawaniem, wypłatą i rozliczaniem świadczeń socjalnych”.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o funduszu socjalnym środki ZFŚS mogą być przeznaczone tylko na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz uprawionych, dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. Środki te nie mogą więc być przeznaczane na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem ZFŚS. Tego rodzaju koszty obciążają środki obrotowe danego pracodawcy.

Zapis taki, jako niezgodny z ustawą o funduszu socjalnym, powinien zostać usunięty z regulaminu.

Błędy w ustalaniu dochodu

„Wysokość dofinansowania ze środków ZFŚS uzależniona jest od przychodu osoby uprawnionej”.

Przy ustalaniu sytuacji socjalnej uprawnionego powinny być brane pod uwagę dochody wszystkich członków rodziny pozostających z nim w wspólnym gospodarstwie domowym, a nie tylko samego uprawnionego.

„Wysokość dofinansowania ze środków ZFŚS uzależniona jest od przeciętnego miesięcznego dochodu przypadającego na członka rodziny uprawionego, który oceniany będzie na podstawie oświadczenia złożonego na druku stanowiącym załącznik nr 1 do regulaminu”.

„Wysokość dopłat z ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego” – bez określenia w oparciu, o jakie dokumenty zostanie oceniona ta sytuacja.

Regulamin powinien szczegółowo określać rodzaje dokumentów, które przedkłada osoba zainteresowana daną dopłatą. Mogą to być wnioski o przyznanie dofinansowania, oświadczenia lub zaświadczenia pozwalające na ustalenie średniego dochodu w rodzinie itd. Opracowane przez pracodawcę wzory wymaganych dokumentów powinny stanowić załączniki do regulaminu oraz być dostępne dla zainteresowanych w formie papierowej w odpowiednim dziale pracodawcy.

„1. Wysokość dopłat z ZFŚS uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego.

2. Osoba zainteresowana otrzymaniem dofinansowania przedkłada pracodawcy wniosek zgodny z załącznikiem nr 1 do niniejszego regulaminu oraz oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

Wszystkie druki, których wypełnienie i dostarczenie wymagane jest do otrzymania dofinansowania z ZFŚS dostępne są w formie papierowej w Komórce ds. Pracowniczych”.