Ryczałt za nadgodziny zwalnia z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy

Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca może wprowadzić tylko wobec pracowników stale wykonujących pracę poza zakładem pracy. Chodzi tu więc o przypadki, w których trudno jest dokładnie kontrolować liczbę godzin, jaką pracownik wypracowuje w poszczególnych dniach miesiąca czy okresu rozliczeniowego. Nie dotyczy to więc pracowników wykonujących pracę w siedzibie firmy, gdyż ich czas pracy, w tym również wszystkie godziny pracy dodatkowej, mogą być na bieżąco kontrolowane.

W praktyce zatem ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych stosowany jest do pracowników mobilnych, czyli wykonujących pracę w terenie, jak np. serwisanci, przedstawiciele handlowi, kierowcy, akwizytorzy, agenci nieruchomości itp. Ale uwaga: Sąd Najwyższy nie dopuszcza możliwości stosowania ryczałtu za nadgodziny w przypadku osób, które co prawda pracują poza zakładem pracy, ale możliwa jest dokładna kontrola liczby przepracowanych przez nich nadgodzin. W takich przypadkach – zdaniem SN – pracodawcy powinni prowadzić ewidencję czasu pracy zawierającą także godziny pracy w poszczególnych dniach.

Można więc podsumować, że ryczałt za nadgodziny wolno wprowadzić tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie 2 warunki:

• dotyczy pracownika mobilnego i

• trudno w praktyce kontrolować godziny pracy pracownika.

Jeśli warunki te nie są spełnione, pracodawca ma obowiązek ewidencjonować godziny pracy, w tym nadgodziny i rekompensować każdą godzinę pracy nadliczbowej (odpowiednim czasem wolnym lub wynagrodzeniem z dodatkiem).

Zdaniem Sądu Najwyższego: Ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 kp) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona (wyrok z 19 maja 2004 r., sygn. akt I PK 630/03, OSNP 2005, nr 3, poz. 37).

Pracownik, któremu pracodawca wprowadził ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych, otrzyma go w pełnej wysokości, bez względu na to, ile faktycznie godzin nadliczbowych wypracował w danym miesiącu. Zasada ta znajduje pełne zastosowanie, gdy pracownik faktycznie przepracuje mniejszą liczbę godzin nadliczbowych niż przewidziana w ryczałcie. Ryzyko takiej sytuacji ponosi pracodawca.

Jeżeli jednak liczba wypracowanych przez pracownika nadgodzin będzie wyższa niż wynikająca z ryczałtu, pracownik będzie mógł domagać się wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny przekraczające kwotę ustalonego ryczałtu (wyrok SN z 20 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 143/98). Dotyczy to zwłaszcza tych przypadków, gdy rzeczywisty wymiar przepracowanych godzin nadliczbowych w istotny sposób odbiegał od wymiaru objętego ryczałtem. Z drugiej strony, faktyczne przepracowanie mniejszej liczby nadgodzin niż zaplanowana nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia ryczałtowego.

Gdyby pracownik chciał dochodzić wynagrodzenia za dodatkowe nadgodziny, nieobjęte ryczałtem, musiałby udowodnić, że doszło do takiego przekroczenia. Może to być dla niego dość trudne w sytuacji, gdy ma nieregularne godziny pracy i nie są one ewidencjonowane. Niemniej jednak, jeśli przekroczenia ryczałtu zdarzają się często (i są znaczne), pracownik ma większe szanse na ich wykazanie przed sądem. Jeżeli udowodni, że dochodziło do nich przez wiele miesięcy, wynagrodzenie za nadgodziny, które uzyska, może być dość spore. Lepiej więc unikać częstego zlecania dodatkowej pracy nadliczbowej ponad tę, która mieści się w ramach ryczałtu.

W każdym razie ważne jest, aby pracodawca właściwie ustalił wysokość ryczałtu. Licząc jego kwotę. bierze się pod uwagę najbardziej prawdopodobną liczbę godzin nadliczbowych przepracowywanych przez pracownika. W tym celu można wyciągnąć średnią z liczby faktycznie przepracowanych przez tego pracownika (lub pracowników zatrudnionych na równorzędnych czy podobnych stanowiskach) godzin nadliczbowych z okresu kilku lub nawet kilkunastu miesięcy.

Ogólne zasady ustalania wysokości należnego pracownikom ryczałtu za pracę nadliczbową należy określić w regulaminie wynagradzania (patrz: wzór 1). Szczegółowa jego wysokość powinna natomiast wynikać z umowy o pracę, ewentualnie aneksu do niej (patrz: wzór 2).  

Wysokość wynagrodzenia ryczałtowego powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ryczałt nie może zostać zaplanowany w wymiarze wyższym niż przeciętnie 8 godzin tygodniowo, co wynika z przeciętnej czterdziestoośmiogodzinnej normy tygodniowej.

Ponadto wysokość ryczałtu nie może przekraczać rocznego limitu nadgodzin, czyli 150. Oznacza to że nie wolno, by średnia miesięczna liczba godzin nadliczbowych przekraczała 12,5 (150 : 12 miesięcy). Limit ten może być jednak zwiększony, nie więcej niż do 416 godzin w roku.

Ustalając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien postępować według zasad, zgodnie z którymi ustala wysokość należnego pracownikom wynagrodzenia za godziny nadliczbowe (mając na uwadze przysługujące pracownikom 50 lub 100% dodatki do wynagrodzenia).

A zatem w pierwszej kolejności należy ustalić wysokość normalnego wynagrodzenia za pracę pracownika. Na wynagrodzenie to składają się wszystkie elementy wynagrodzenia, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie. Natomiast przy wyliczaniu dodatku za jedną godzinę nadliczbową podstawą będzie stawka godzinowa lub miesięczna. Jeżeli w umowie o pracę taki składnik nie został wyodrębniony, należy przyjąć 60% wynagrodzenia.

Kodeks pracy nie przesądza, czy pracownikowi przyjmuje się do obliczania ryczałtu dodatek 100%, czy 50%. Dlatego też w zależności od dokonanych przez pracodawcę ustaleń może on przyjąć, że za wszystkie godziny pracownikowi będzie przysługiwał dodatek w wysokości 50%, ustalić liczbę godzin, za które będzie wypłacany 100% dodatek, albo ustalić, że za wszystkie godziny ryczałtu ma przysługiwać dodatek w wysokości 100% (patrz: przykład 2).

Ustalając wysokość ryczałtu dla pracownika wynagradzanego stawką godzinową, należy pomnożyć tę stawkę przez liczbę godzin przyjętą do ustalania ryczałtu.

Więcej trudności przysparza jednak ustalenie wysokości ryczałtu dla pracownika wynagradzanego stałą stawką miesięczną. Wówczas, aby obliczyć wynagrodzenie za godzinę pracy, które służy obliczeniu zarówno wysokości normalnego wynagrodzenia za pracę, jak i wysokości dodatku za pracę nadliczbową, dzieli się miesięczne wynagrodzenie przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, czyli przez wymiar czasu pracy. Wymiar ten w każdym miesiącu jest jednak różny. Nie ma jakichkolwiek regulacji w tym zakresie. Wobec tego pracodawca może przyjąć np. średnią wartości godzin przypadających do przepracowania np. 160 godzin w miesiącu. 

Rozliczenie wynagrodzenia ryczałtowego następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Dotyczy to nawet ryczałtu, na który w części lub całości składają się nadgodziny dobowe (za które normalnie należałoby zapłacić w terminie płatności za miesiąc ich powstania – niezależnie od długości okresu rozliczeniowego).

W wyroku z 19 maja 2004 r. (sygn. akt I PK 630/03, OSNP 2005, nr 3, poz. 37). Sąd Najwyższy stwierdził, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2). Jednak tylko wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.

Tym samym wobec pracowników objętych ryczałtem pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania faktycznie przepracowanych przez nich godzin pracy w poszczególnych dniach i tygodniach okresu rozliczeniowego. Jednak w pozostałym zakresie musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Tyle tylko, że zaznacza w niej wyłącznie dni pracy, dyżury oraz dni wolne – z podaniem, z jakiego tytułu jest dzień wolny, np. urlop, zwolnienie chorobowe itd.