Pracownik, który nie odpracuje szkolenia, zwraca pracodawcy poniesione koszty

Pracownik może dokształcać się:

• w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych – czyli z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy (która może być wyrażona wprost lub dorozumiana – np. gdy pracodawca udziela płatnych zwolnień na zajęcia),

• we własnym zakresie.

W tym pierwszym przypadku pracownikowi przysługuje zwolnienie na obowiązkowe zajęcia oraz urlop szkoleniowy (jeśli dana forma podnoszenia kwalifikacji przewiduje konieczność udzielenia tego urlopu – np. studia licencjackie). Zarówno za czas zwolnienia na zajęcia, jak i urlopu szkoleniowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Pracodawca może także dobrowolnie przyznawać pracownikowi inne świadczenia, takie jak np. zwrot kosztów nauki. W zamian za nie może zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji (czyli „odpracowania” szkolenia). Niezbędne jest w tym celu zawarcie tzw. umowy szkoleniowej.

Pracodawca może żądać odpracowania przez pracownika podnoszenia kwalifikacji tylko wówczas, gdy poniósł jakieś koszty w związku z nauką pracownika. W przeciwnym razie zapis o odpracowaniu byłby niemożliwy do wyegzekwowania. Pracownik może wówczas odejść wcześniej pracy, bo nie powstrzyma go przed tym obowiązek zwrotu dodatkowych kosztów (skoro nie zostały one poniesione przez pracodawcę).

Natomiast zwrotu kosztów obowiązkowych (płatnego obowiązkowego urlopu szkoleniowego czy zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia) pracodawca nie będzie mógł od pracownika żądać. Podobnie nie może nakładać na pracownika żadnych innych sankcji – finansowych (np. kary umownej) czy pozafinansowych za niedopracowanie okresu nauki. Takie zapisy byłyby nieważne z mocy prawa. Nie można również pozwać pracownika do sądu o odpracowanie okresu podnoszenia kwalifikacji – choćby taki zapis był w umowie szkoleniowej.

Uwaga: obowiązek odpracowania przez pracownika kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę nie wynika z konkretnego przepisu. Nie ma w bowiem w Kodeksie pracy sformułowania, że pracodawca może żądać odpracowania kosztów poniesionych w związku z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji. To prawo pracodawcy wywodzi się z art. 103[5] Kodeksu pracy dotyczącego zwrotu kosztów podnoszenia kwalifikacji zawodowych. A także – pośrednio – z art. 103[4] § 3 Kodeksu pracy, który stanowi, że pracodawca, który nie wymaga „odpracowania” kosztów, jakie poniósł na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika, może nie zawierać umowy szkoleniowej na piśmie.

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą pracodawca może przyznać dobrowolnie dodatkowe świadczenia, np. opłacić:

• kształcenie,

• przejazd,

• podręczniki czy

• zakwaterowanie.

Wszystkie te świadczenia są jednak nieobowiązkowe, a zatem pracodawca, który zleca pracownikowi  podnoszenie kwalifikacji lub zgadza się na nie, musi mu zapewnić jedynie zwolnienia od pracy i – ewentualnie – obowiązkowy urlop szkoleniowy.

Z drugiej strony jednak przyjmuje się, że pracownik może odmówić podnoszenia kwalifikacji zawodowych z inicjatywy pracodawcy, gdyby wiązało się to z kosztami po jego stronie (np. drogie studia czy kurs), a pracodawca kierując pracownika na taką naukę, nie chciałby mu zapłacić za podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

W praktyce może się zdarzyć, że pracodawca sfinansuje pracownikowi  tylko naukę, ponieważ:

• wybrana forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie będzie wymagała zwolnień od pracy (zajęcia będą odbywały się w dniach wolnych od pracy) i

• nie będzie kończyła się egzaminem uprawniającym do udzielenia urlopu szkoleniowego, a także

• nie będzie wymagała dojazdu czy zakupu podręczników.

Pracodawca może też przyznać pracownikowi jako świadczenie dodatkowe:

• płatny urlop na sesje egzaminacyjne na poszczególnych latach np. studiów uzupełniających magisterskich,

• większy wymiar płatnego urlopu szkoleniowego, o którym mowa w art. 103[2] § 1 pkt 4 Kodeksu pracy, np. zamiast 21 dni dać pracownikowi 30 dni,

• płatny urlop szkoleniowy w ostatnim roku nauki pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje na studiach podyplomowych (niekoniecznie w wymiarze 21 dni, ale np. 10 dni).

Kodeks pracy nie narzuca pracodawcy wymiaru przyznawanych dodatkowych świadczeń. Pracodawca ma więc swobodę decyzji co do tego, czy pokryje pracownikowi np. 100% czy tylko 50% opłaty za naukę (studia, szkolenie czy kurs).

Termin „odpracowania” przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych liczy się od dnia zakończenia konkretnego procesu podnoszenia kwalifikacji. Tak wynika ze stanowiska ministerstwa pracy z 12 sierpnia 2010 r. (DPR-III-053-80457/TW/AGr/10). O tym, jaki to będzie dzień, przesądza forma podnoszenia kwalifikacji. Data ta zazwyczaj jest ujawniona na dokumencie potwierdzającym ukończenie danej formy szkolenia.

Z art. 103[5] pkt 2 Kodeksu pracy wynika, że okres odpracowania nie może być dłuższy niż 3 lata. Umowa szkoleniowa może więc przewidywać dla pracownika np.:

• obowiązek odpracowania przez 3 lata u pracodawcy dwusemestralnych studiów podyplomowych,

• 3-miesięczny termin odpracowania kilkudniowego szkolenia.

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe będzie musiał zwrócić pracodawcy poniesione świadczenia z tego tytułu, jeśli:

1. bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2. pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy czyli dyscyplinarnie (art. 52 Kodeksu pracy), w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,

3. w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie „odpracowania” pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu),

4. w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie „odpracowania” rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 Kodeksu pracy) lub z powodu mobbingu (art. 94[3] Kodeksu pracy), mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.

W tego typu przypadkach pracownik ma obowiązek zwrotu kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Uwaga: koszty szkolenia pracownik musi zwrócić nie w całości, ale w wymiarze proporcjonalnym do okresu, jaki pozostał jeszcze do „odpracowania”. Jeśli więc np. pracownik przepracował już połowę tego okresu, a dopiero potem wypowiedział umowę, musi zwrócić jedynie połowę tych kosztów. Potwierdza to stanowisko ministerstwa pracy (patrz: ramka).

Sformułowanie „niepodjęcie podnoszenia kwalifikacji” jest określeniem oczywistym, natomiast „przerwanie podnoszenia kwalifikacji zawodowych” może budzić wątpliwości. Należałoby je rozumieć jako:

• faktyczne zaprzestanie uczestnictwa w zajęciach - pracownik w ogóle przestał przychodzić np. na lekcje języka obcego,

• niezaliczenie przez pracownika egzaminów - nawet poprawkowych lub komisyjnych - czyli nieskuteczne wyczerpanie całej procedury egzaminacyjnej obowiązującej przy danej formie kształcenia,

• absencję pracownika na zajęciach, wyższą niż jest to dopuszczone dla danej formy kształcenia przez przepisy ją regulujące lub przez organizatora kształcenia.

Oceny, czy doszło do nieuzasadnionego niepodjęcia lub przerwania podnoszenia kwalifikacji zawodowych, będzie dokonywał pracodawca, a w razie sporu – sąd pracy (wyjaśnienie Ministerstwa Pracy z czerwca 2010 r.).

Pracownik nie będzie musiał zwracać kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę, jeżeli:

• to pracodawca wypowie mu umowę o pracę,

• dojdzie do rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia stron,

• umowa o pracę wygaśnie np. w związku z upływem 3 miesięcy tymczasowego aresztowania pracownika,

• pracodawca zwolni pracownika bez wypowiedzenia, ale bez jego winy na podstawie art. 53 Kodeksu pracy,

• umowa o pracę na okres próbny, na zastępstwo lub czas określony rozwiąże się z upływem czasu, na który została zawarta,

• umowa na czas wykonania określonej pracy rozwiąże się w związku z wykonaniem umówionej pracy,

• pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracodawcy, ale będzie to uzasadnione okolicznościami (w razie sporu – kwestię tę będzie musiał rozstrzygnąć sąd pracy),

• pracownik wypowie pracodawcy umowę o pracę, ale dlatego, że pracodawca stosował wobec niego mobbing (udowodnienie mobbingu spoczywa na pracowniku),

• pracownik zostanie przejęty przez innego pracodawcę w trybie art. 23[1] Kodeksu pracy lub skorzysta z rozwiązania umowy o pracę za 7-dniowym uprzedzeniem w trybie art. 23[1] § 4 Kodeksu pracy,

• pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia za uprzedzeniem, np. w związku z realizacją wyroku sądowego przywracającego go do pracy (art. 48 § 2 Kodeksu pracy).

Przepisy nie przewidują zwolnienia pracownika z obowiązku zwrotu kosztów ponoszenia kwalifikacji z powodów rodzinnych czy osobistych. Natomiast nic nie stoi na przeszkodzie, aby przewidzieć taką możliwość w umowie szkoleniowej. Będzie to regulacja dopuszczalna, ponieważ jest korzystniejsza dla pracownika niż przepisy powszechne.

Przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych nie przewidują sankcji wobec pracownika, który źle się uczy (np. nie zdaje kolejnych egzaminów), ale jeszcze nie przerwał studiów czy nie został z nich usunięty. W związku z tym pracodawca nie może w umowie szkoleniowej wpisać postanowień dyscyplinujących polegających na pozbawieniu takiego źle uczącego się pracownika świadczeń, np.:

• płatnego urlopu szkoleniowego lub

• płatnych zwolnień z całości lub części dnia pracy.

Formą dyscyplinowania nieprzykładającego się do nauki pracownika może natomiast być uzależnienie w umowie szkoleniowej finansowania kolejnych etapów/lat nauki od osiągania pozytywnych wyników nauki przez pracownika (finansowanie nauki jest bowiem świadczeniem nieobowiązkowym). Wówczas w razie nieosiągnięci przepisanych rezultatów, pracodawca wstrzyma  kolejną część dofinansowania.