Obliczanie wynagrodzenia urlopowego – rozwiązujemy najczęstsze problemy

W myśl art. 172 Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Wynagrodzenie to oblicza się, stosując zasady zawarte w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – dalej rozporządzenie urlopowe.

Do urlopowej podstawy przyjmuje się tylko określone składniki wynagrodzenia i inne świadczenia pracownicze i już na tym etapie pracodawcy napotykają trudności. Nie wszystko, co stanowi przychód ze stosunku pracy może bowiem podnieść podstawę urlopową.

Rozporządzenie urlopowe zawiera katalog wyłączeń z podstawy wynagrodzenia za czas urlopu. Są to przykładowo: wynagrodzenie chorobowe, urlopowe, za przestój, nagrody jubileuszowe, dodatkowe wynagrodzenie roczne, a także jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie.

Obliczając wynagrodzenie za urlop, nie uwzględnia się także wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, np. urlop okolicznościowy, zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14. roku życia.

Wliczane powinny być natomiast wynagrodzenia/świadczenia ze stosunku pracy:

• charakterze roszczeniowym oraz

• wypłacane periodycznie.

Te pierwsze przysługują pracownikowi na podstawie ustaw, rozporządzeń lub wewnętrznych przepisów płacowych, obowiązujących u danego pracodawcy. Są to należności za czas pracy w ustalonym wymiarze, odpowiednio do rodzaju, ilości i jakości świadczonej pracy (związane z wykonywaną pracą), do których pracownik ma prawo po spełnieniu określonych przesłanek. W razie uchybień w ich wypłacie, pracownik ma prawo dochodzenia ich na drodze sądowej.

Z kolei periodyczność polega na tym, że wypłaty dokonywane są co pewien czas, np. za wykonywanie pewnego typu zadań. Przy czym nie muszą one mieć charakteru regularnego, a okresy (ich długość), za które się je wypłaca, mogą być zróżnicowane (zob. wyrok SN z 22 września 2000 r., sygn. akt I PKN 33/00, OSNP 2002/8/182).

Poza podstawą urlopową powinny być składniki, które przysługują za czas urlopu, np. premia, której wysokość nie zależy od osobistego wkładu, osiągnięć pracownika, ale od zysku firmy. Takie wyłączenie ma zapobiec podwójnemu wynagrodzeniu – raz poprzez wypłatę pełnego składnika i drugi – poprzez wliczenie go do podstawy urlopowej.

Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie wchodzą wypłaty jednorazowe oraz niepowiązane z żadnym okresem. Pomija się także wszelkie nagrody uznaniowe, które nie są uregulowane wewnętrznie lub też zapisy dotyczące ich wypłaty są sformułowane nazbyt ogólnie i nie można obiektywnie rozstrzygnąć, czy pracownik ma do nich prawo.

Jeśli nie cechuje ich periodyczność i roszczeniowość, nie wchodzą do podstawy urlopowej.

Premie powinny być uregulowane w wewnętrznych przepisach płacowych, np. regulaminie premiowania.

Premia przysługuje, jeśli pracownik na nią zapracował, tj. spełnił postawione warunki (mierzalne, sprawdzalne). Nie przysługuje, gdy np. zaszły warunki negatywne, a więc takie, które obniżają premię bądź odbierają do niej prawo. Premie o takim charakterze, będące periodycznymi składnikami wynagrodzenia, zwiększają podstawę urlopową.

Stałych stawek nie trzeba przeliczać

Jeśli wynagrodzenie pracownika tworzą składniki określone w stałej stawce miesięcznej, nie ma potrzeby obliczania wynagrodzenia urlopowego. Wszystkie takie elementy wypłaca się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Można do nich zaliczyć np.:

• wynagrodzenie zasadnicze określone ryczałtowo,

• premie regulaminowe w stałej wysokości;

• dodatki miesięczne (za staż pracy, funkcyjny, za pracę w warunkach uciążliwych, za znajomość języków obcych, specjalny za zwiększenie obowiązków służbowych itd.), ustalone jako stała kwota bądź stały procent niezmiennego wynagrodzenia zasadniczego.

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się ze składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Można tu wymienić przykładowo:

• wynagrodzenie zmienne, uzależnione od ilości, wartości wykonanej pracy, np. prowizyjne, akordowe, wynagrodzenie za dyżur;

• dodatki: za pracę w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych dobowych, a także z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy przy jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, inne dodatki ustalone np. jako stały procent, zmiennej pensji podstawowej;

• premie regulaminowe zmienne, ustalone np. w procentowych widełkach (np. od 10 do 30% płacy zasadniczej) lub premie uzależnione od stopnia wykonanych zadań, jakości pracy itp.

Składniki te uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli ich wysokość znacznie się waha, mogą być uwzględnione w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie dłuższym (np. 6, 9 miesięcy), lecz nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. O tym, czy składniki faktycznie ulegają znacznym wahaniom, decyduje pracodawca.

Wynagrodzenie za godzinę pracy (niezbędne do obliczenia wynagrodzenia za urlop) uzyskuje się, biorąc pod uwagę wszystkie godziny, w których pracownik wykonywał pracę w okresie 3 (maksymalnie 12) miesięcy, z których ustalana jest podstawa. Chodzi więc o godziny faktycznie przepracowane, wraz z ewentualnymi nadgodzinami, ale z pominięciem godzin niewykonywania pracy, np. z powodu choroby, urlopu czy przestoju.

Wynagrodzenia wypłacane w terminie przesuniętym na następny miesiąc przyjmuje się do podstawy urlopowej w wysokościach wypłaconych w poszczególnych miesiącach okresu, z którego jest ustalana ta podstawa. Nie ma znaczenia, że poszczególne pensje były należne za miesiące poprzednie. Aby otrzymać stawkę za godzinę pracy, należy podzielić sumę wypłaconych wynagrodzeń przez łączną liczbę godzin przepracowanych w okresie, z którego jest liczona podstawa (§ 9 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia urlopowego)

W razie zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§ 10 rozporządzenia urlopowego).

Mogą to być zmiany polegające na zniesieniu bądź dodaniu jakiegoś składnika wynagrodzenia albo też na modyfikacji zasad ich przyznawania. Wówczas podstawę wymiaru trzeba ustalić ponownie, z ich uwzględnieniem (o ile jest to możliwe), tak jakby wynagrodzenie przysługiwało po nowemu przez cały okres uwzględniany w podstawie.

Jeśli zmiana systemu wynagradzania na zmienny nastąpiła w miesiącu wykorzystywania urlopu, najlepiej podzielić uzyskany w tym miesiącu ruchomy składnik przez liczbę godzin faktycznej pracy w tym miesiącu, a otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin urlopu wypoczynkowego.

W podstawie wynagrodzenia urlopowego uwzględnia się tylko wynagrodzenie ze stosunku pracy. Jeśli pracownik wykonuje na rzecz pracodawcy prace na podstawie umowy cywilnoprawnej, wynagrodzenie z tego tytułu nie wpływa na wysokość wynagrodzenia za czas urlopu (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 2008 r., sygn. akt II PK 183/07).

W przypadku gdy urlop wypoczynkowy obejmuje dwa miesiące, nie ma potrzeby obliczania wynagrodzenia urlopowego za części każdego z miesięcy. Podstawa raz ustalona, czyli z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, pozostaje taka sama dla części urlopu przypadającej w drugim miesiącu – chyba że w drugim miesiącu wystąpiła zmiana wynagrodzenia.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, nie należy sięgać do wcześniejszych miesięcy. Taki miesiąc przyjmuje się do obliczeń, z tym że obniży on wysokość stawki godzinowej. Często taki problem występuje z wynagrodzeniem za nadgodziny, które np. pojawiły się tylko w jednym czy dwóch miesiącach 3-miesięcznego okresu.

Przedstawiona zasada ma zastosowanie do pracowników powracających do pracy z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, wychowawczego czy po okresie długotrwałej choroby, którzy chcą wykorzystać urlop wypoczynkowy i nie uzyskali żadnego wynagrodzenia zmiennego w okresie 3 miesięcy przed przejściem na ten urlop. Wtedy wynagrodzenie urlopowe należy obliczyć z okresu sprzed tej absencji (z uwzględnieniem ewentualnych zmian w warunkach płacowych, jakie zaszły np. po powrocie do pracy czy w czasie nieobecności).