Jak rozliczyć zwrot nienależnie pobranego świadczenia za urlop

Pracodawcy, którzy nie są obowiązani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a więc zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wypłacają świadczenia urlopowe w wysokości i na zasadach określonych w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 111); dalej ustawa o ZFŚS. Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, a dla zatrudnionych w warunkach normalnych lub szczególnych bądź w szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy świadczenie ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Świadczenie urlopowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, jeżeli jest wypłacone zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 6). Potwierdza to również § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Świadczenie urlopowe podlega natomiast opodatkowaniu podatkiem dochodowym tak jak przychód ze stosunku pracy. Przepisy podatkowe nie przewidują zwolnienia dla tego rodzaju należności.

Jedynym warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest korzystanie z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego, tj. co najmniej 14 kolejno po sobie następujących dni (pod rząd). Chodzi tu o wszystkie dni, łącznie z wolnymi, a nie tylko dni, na które urlop został udzielony. Świadczenie urlopowe wypłaca się, zanim pracownik pójdzie na urlop, więc już po pobraniu pieniędzy mogą wystąpić okoliczności, które spowodują przerwanie urlopu i rozbiją ciąg 14 dni. Jedną z takich okoliczności jest choroba, która przypadła w czasie wypoczynku.

Niezdolność do pracy powoduje, że termin pozostałej części urlopu ulega przesunięciu na później – po ustąpieniu choroby lub w innym, uzgodnionym z pracodawcą czasie. Za okres orzeczonej niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie bądź zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie urlopowe.

Skutkiem choroby w czasie urlopu jest niewypełnienie głównej przesłanki, tj. niewykorzystanie 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku. Mimo że przerwanie urlopu zaistniało nie z winy pracownika, świadczenie urlopowe staje się nienależne z punktu widzenia ustawy o ZFŚS, jeżeli po ustąpieniu choroby pracownik nie będzie już kontynuował urlopu w wymiarze 14 dni. Pracodawca może więc zażądać zwrotu świadczenia lub odstąpić od tego żądania, wziąwszy pod uwagę niezawinione okoliczności. Z praktyki wynika, że częściej pracodawcy jednak odpuszczają dochodzenie zwrotu. Taka decyzja rodzi odpowiednie konsekwencje w zakresie składek na ZUS.

Na zwolnienie z obciążeń na rzecz ZUS można bowiem liczyć tylko, jeśli świadczenie urlopowe zostało wypłacone w razie korzystania z minimum 14 kolejnych dni urlopu. Jeśli nie, to będzie traktowane jak zwykły przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Dla pracodawcy jako płatnika oznacza to konieczność naliczenia i zapłacenia wszystkich składek na ZUS od tej wypłaty za miesiąc, w którym dochodzi do rozliczenia składek i wiadomo już, że pracownik nie będzie musiał oddawać świadczenia.

Jeżeli pracodawca nie przekazał jeszcze składek do ZUS ani dokumentacji (raporty, deklaracja ZUS DRA), a więc choroba przerwała urlop przed terminem rozliczenia się z ZUS za dany miesiąc, nie ma problemu ze sporządzaniem korekt. Pracodawca od razu włącza kwotę wypłaconego w tym miesiącu świadczenia urlopowego do podstawy wymiaru wszystkich składek i potrąca je z pozostałego dochodu pracownika za ten miesiąc. Jeśli natomiast pracodawca zdążył już przekazać dokumenty ZUS bez świadczenia urlopowego, to należy złożyć stosowne korekty i zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami za zwłokę.

Druga opcja wiąże się ze zwrotem świadczenia urlopowego. Jeśli pracownikowi będzie wygodniej, może dokonać zwrotu, wyrażając pisemną zgodę na potrącenie z wynagrodzenia za pracę w trybie art. 91 Kodeksu pracy, czyli jako potrącenie dobrowolne na rzecz pracodawcy, z zachowaniem kwoty wolnej od potrącenia. Jeżeli pobrana ze świadczenia urlopowego zaliczka na podatek nie została jeszcze odprowadzona do urzędu skarbowego, a do zwrotu ze strony pracownika dochodzi w tym samym miesiącu, w którym ta zaliczka została pobrana (wypłata i zwrot były w tym samym miesiącu), to pracownik zwraca pracodawcy kwotę netto świadczenia, czyli kwotę, którą fizycznie odebrał tuż przed urlopem. Natomiast jeśli zwrot świadczenia zaistnieje np. w kolejnym miesiącu i po zapłacie uprzednio pobranej zaliczki, to pracodawca obliczając zaliczkę za miesiąc, w którym doszło do zwrotu (w wysokości zawierającej pobraną zaliczkę), powinien odliczyć od dochodu pracownika kwotę świadczenia urlopowego, wraz z zaliczką. Wówczas skorygowana zostanie nadpłata zaliczki.