Informacja roczna dla ubezpieczonych za 2017 r. do 28 lutego

Informacja roczna dla ubezpieczonych za 2017 r. do 28 lutego

26.01.2018

Zbliża się termin, do którego płatnicy składek zobowiązani są przekazać ubezpieczonym (np. pracownikom, zleceniobiorcom) informacje roczne za 2017 r., tzn. informacje o składkach na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, o wypłaconych świadczeniach oraz o przerwach w opłacaniu składek. Sprawdźmy, jakie dane powinny znaleźć się w tej informacji i w jaki sposób przygotować ją w programie Płatnik.

Obowiązki związane z informacją roczną, m.in. termin wydania oraz zakres informacyjny określa art. 41 ust. 8–13 ustawy systemowej. Natomiast wzór informacji rocznej oraz informacji miesięcznej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów.

Kiedy i w jakim celu należy przekazać ubezpieczonym informację roczną?

Informację roczną za 2017 r. płatnicy składek zobowiązani są przekazać ubezpieczonym (pracownikom, zleceniobiorcom itd.) w terminie do 28 lutego 2018 r. Musi ona zawierać takie same dane, jak przekazane do ZUS przez płatnika składek imienne raporty miesięczne (ZUS RCA/ZUS RZA/ZUS RSA) sporządzone za ubezpieczonego za poszczególne miesiące 2017 r.

Nie należy jej koniecznie sporządzać na formularzu, którego wzór opublikowany jest w rozporządzeniu określającym wzory dokumentów. Dotyczy to także informacji miesięcznej. Oznacza to, że zarówno informację roczną, jak i informacje miesięczne możemy przygotowywać w innej formie, z zastrzeżeniem, że musi jednak zawierać dane określone w przepisach.

Płatnik składek powinien przekazać ubezpieczonemu informację roczną/informację miesięczną na piśmie lub za zgodą ubezpieczonego w formie dokumentu elektronicznego.

Ubezpieczeni otrzymują informacje roczne/informacje miesięczne w celu sprawdzenia, czy w dokumentach przekazanych do ZUS płatnik składek wykazał prawidłowe dane, m.in. prawidłowe podstawy wymiaru składek, prawidłowe kwoty składek, czy też właściwe okresy przerw w opłacaniu składek.

Kto powinien otrzymać informację roczną?

Informacja roczna za 2017 r. powinna zostać sporządzona przez płatnika i przekazana ubezpieczonemu, za którego płatnik rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące 2017 r. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy składki były rozliczane za cały rok, jak również za część roku, np. za jeden miesiąc – choćby w danym miesiącu ubezpieczony podlegał tylko przez jeden czy dwa dni.

Z obowiązku sporządzania informacji rocznej zwolnieni są płatnicy opłacający składki za ubezpieczonych, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniodawcy – zleceniobiorcom podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, urzędy pracy – bezrobotnym podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu. Płatnik składek jest jednak zobowiązany przekazać ubezpieczonemu informację na żądanie ubezpieczonego, nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni, z wyłączeniem przypadków pobierania składek z emerytur i rent.

Jeżeli płatnik składek na bieżąco, co miesiąc, przekazuje ubezpieczonym informacje o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS, nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Należy bowiem pamiętać, że informacja roczna dla ubezpieczonego, to nic innego niż zestawienie danych, które zawierają informacje miesięczne. Jednak, gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej, płatnik powinien mu ją przekazać.

W sytuacji gdy płatnik przekazywał do ZUS imienne raporty miesięczne korygujące, a ubezpieczony otrzymał miesięczne informacje przed sporządzeniem tych korekt, to wtedy miesięczne informacje dla ubezpieczonego trzeba sporządzić ponownie, z poprawnymi danymi. Prawidłowe dane (po uwzględnieniu korekt) powinny znaleźć się również w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za rok ubiegły.

Zakres danych, jaki powinna zawierać informacja roczna

W informacji rocznej za 2017 r. płatnik składek powinien uwzględnić wszystkie dane, które przekazał za ubezpieczonego do ZUS w imiennych raportach miesięcznych (ZUS RCA/ZUS RZA/ZUS RSA) sporządzonych za niego za okres od stycznia do grudnia 2017 r., o ile ubezpieczony w przez cały ten okres podlegał ubezpieczeniom, a płatnik przekazał za niego dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia u płatnika np. przez okres trzech miesięcy, i za ten okres były przekazane do ZUS dokumenty rozliczeniowe, to informacja roczna powinna zawierać dane dotyczące właśnie tego okresu. Informacja powinna uwzględniać również wszystkie korekty danych przekazane w imiennych raportach miesięcznych korygujących za danego ubezpieczonego do ZUS.

Tabela 1. Zakres danych jaki powinna zawierać informacja roczna

Lp.

Dane zawarte w informacji

Opis

 1.

Identyfikator informacji

Numer identyfikatora i rok np. 01/2017

 2.

Dane identyfikacyjne płatnika składek

Numery NIP i REGON oraz nazwa skrócona płatnika. W przypadku płatnika składek będącego osobą fizyczną powinny zostać podane identyfikatory numeryczne NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwę skróconą, imię i nazwisko i datę urodzenia.

 3.

Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

Numer identyfikacyjny PESEL (a jeżeli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dokumentu tożsamości) oraz imię i nazwisko.

 4.

Dane dotyczące poszczególnych miesięcy

  • okres rozliczeniowy (miesiąc i rok);

  • kod tytułu ubezpieczenia;

  • kod oddziału NFZ;

  • informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

  • wymiar czasu pracy – w przypadku pracowników;

  • zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, w tym:

    • podstawy wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia,

    • kwoty składek w podziale na źródła finansowania,

    • kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych;

  • zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, w tym:

    • podstawę wymiaru składki,

    • kwotę składki w podziale na źródła finansowania;

  • zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek, w tym:

    • kod świadczenia/przerwy,

    • okres przerwy,

    • liczbę dni zasiłkowych/wypłat,

    • kwotę wypłaconego świadczenia/ wynagrodzenia.

Jeżeli ubezpieczony nie pobierał żadnych świadczeń w danym miesiącu i płatnik składek nie wykazywał świadczeń lub przerw w opłacaniu składek w raporcie przekazanym do ZUS, to w informacji rocznej bloki te nie muszą wystąpić.

 5.

Data sporządzenia oraz podpis płatnika składek

Data sporządzenia informacji oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej oraz pieczątka płatnika.

Sporządzanie informacji rocznej/miesięcznej w programie Płatnik

Płatnicy składek, którzy pracują z programem Płatnik mają ułatwione zadanie przy tworzeniu informacji dla ubezpieczonych. Program umożliwia bowiem tworzenie zarówno informacji rocznych, jak i informacji miesięcznych dla wszystkich bądź wskazanych ubezpieczonych. Informacje roczne można tworzyć za wskazany rok (nie wcześniej niż za 2012 r.), natomiast informacje miesięczne za dowolne miesiące.

Płatnicy składek, którzy pracują z Interaktywnym Płatnikiem Plus (tzn. płatnicy, którzy pobierają dane z kont ubezpieczonych w ZUS), informacje roczne i informacje miesięczne tworzą na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS, tj. dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez płatnika do ZUS, przetworzonych i zapisanych na koncie w ZUS, a następnie pobranych w ramach procesu pobierania danych z ZUS. Jeżeli pobieranie danych zostało zainicjowane poprzez tworzenie informacji rocznej lub informacji miesięcznej, to zakres kompletów rozliczeniowych, jakie trzeba pobra

z ZUS, zostaje określony przez okres rozliczeniowy podany przy tworzeniu tych informacji. Na przykład, jeżeli płatnik wskazał w programie Płatnik, że tworzy informacje roczne za 2017 r., to w ramach pobierania danych z ZUS powinny zostać pobrane komplety rozliczeniowe za okres od stycznia 2017 do grudnia 2017 r. To właśnie na ich podstawie zostaną utworzone informacje roczne.

Zapamietaj!

Płatnicy składek, którzy nie pobierają danych z ZUS, informacje roczne i informacje miesięczne mogą tworzyć na podstawie kompletów rozliczeniowych wysłanych do ZUS.

Program umożliwia utworzenie informacji dla wszystkich ubezpieczonych lub dla wybranych ubezpieczonych, za wskazany okres (rok lub miesiąc). Funkcja tworzenia informacji jest wspomagana kreatorem.

Aby utworzyć informację roczną lub informację miesięczną dla osoby ubezpieczonej należy:

  1. z menu „Widok” wybrać polecenie „Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych”,

  2. wskazać ubezpieczonego, dla którego będzie utworzony dokument, następnie z menu „Program” wybrać polecenie „Otwórz” (po wskazaniu ubezpieczonego, kartotekę można również otworzyć poprzez dwukrotne kliknięcie).

  3. po ukazaniu się okna z danymi ubezpieczonego z menu „Operacje” – wybrać polecenie „Utworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej”.

Rys. 1.

Uruchomiony w powyższy sposób kreator, zawiera pięć kroków do wykonania.

Rys. 2.

„Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej” można uruchomi również z menu „Narzędzia” poleceniem „Twórz dokumenty”, następnie wybierając opcję „Informacje dla osoby ubezpieczonej”.

Rys. 3.

Kreator uruchomiony w powyższy sposób zawiera siedem kroków do wykonania.

Rys. 4

Pierwszy krok kreatora

Po uruchomieniu kreatora, w pierwszym kroku, pojawia się okno z ogólną informacją dotyczącą kreatora. Aby kontynuować tworzenie informacji rocznej (lub informacji miesięcznej), należy wybrać opcję „Dalej i postępować zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Rys. 5

.

Drugi krok kreatora

W kroku drugim należy wskazać okres, za jaki ma zostać utworzona informacja.

W przypadku gdy użytkownik chce utworzyć informację roczną, powinien zaznaczyć opcję „Wskaż rok” i określić rok, np. 2017.

Rys. 6

 

Jeżeli użytkownik chce utworzyć informację miesięczną, zaznacza opcję „Wskaż zakres okresów”, następnie wskazuje okres, za który mają być utworzone informacje, np. październik 2017 – grudzień 2017.

Rys. 7

Po wskazaniu roku/miesiąca/miesięcy, za który mają być utworzone informacje dla ubezpieczonych, należy wybrać opcję „Dalej”.

Trzeci krok kreatora

W trzecim kroku kreatora sprawdzana jest aktualność danych płatnika. Jeżeli płatnik składek nie pobiera jeszcze danych z ZUS, krok ten jest pominięty. Pojawia się wtedy odpowiedni komunikat.

Rys. 8

Po użyciu opcji „Tak”, pojawia się czwarty krok kreatora.

Jeżeli płatnik składek pobiera dane z ZUS (pracuje z Interaktywnym Płatnikiem Plus) – w kroku tym następuje sprawdzenie aktualności danych płatnika w ZUS. Gdy okaże się, że dane nie są aktualne, nastąpi pobranie danych z ZUS.

Rys. 9

Po sprawdzeniu aktualności komponentów i słowników programu następuje sprawdzanie aktualności danych płatnika z danymi zapisanymi na koncie w ZUS.

Rys. 10

Jeżeli dane są aktualne, to użytkownik poprzez użycie opcji „Dalej” przechodzi do kroku czwartego. W przypadku gdy dane płatnika nie są aktualne, pojawi się okno z informacją i odpowiednim pytaniem.

 

Rys. 11

Po użyciu opcji „Tak” program rozpocznie aktualizację danych. Przebieg aktualizacji jest monitorowany w oknie – do czasu uzyskania informacji w punktach 1, 2 i 3.

Rys. 12

Czwarty krok kreatora

W czwartym kroku kreatora użytkownik decyduje, czy informacje będą tworzone dla wszystkich ubezpieczonych, czy też dla wybranych. Jeżeli informacje będą tworzone dla wszystkich osób, należy wybrać opcję „Twórz dokumenty dla wszystkich ubezpieczonych”, następnie należy wybrać opcję „Dalej”.

Rys. 13

 

Jeżeli informacje będą tworzone dla wybranych osób, należy wybrać opcję „Twórz dokumenty dla wybranych ubezpieczonych”. Następnie należy wybrać opcję „Wybierz ubezpieczonych” i z listy osób, która zostanie wyświetlona, wskazać ubezpieczonych, dla których będą tworzone informacje.

Rys. 14

W sytuacji gdy nie zostaną wskazani konkretni ubezpieczeni, informacje zostaną utworzone dla wszystkich ubezpieczonych.

Piąty krok kreatora

W kroku piątym kreatora prezentowana jest lista ubezpieczonych, dla których zostaną utworzone informacje.

 

Rys. 15

Jeżeli użytkownik chce kontynuować tworzenie informacji dla osoby/osób z listy, powinien wybrać opcję „Dalej”.

Szósty krok kreatora

W szóstym kroku kreatora użytkownik decyduje o miejscu, w którym będzie zapisana utworzona informacja/utworzone informacje. Jeżeli płatnik chce zapisać informację/informacje w innym miejscu niż lokalizacja domyślna, powinien wybrać opcję „Przeglądaj”, a następnie wskazać to miejsce. Jeżeli informacja ma być wydrukowana, użytkownik powinien zaznaczyć opcję „Wydruk raportów”.

Rys. 16

Jeżeli użytkownik w danym momencie nie chce drukować informacji, nie zaznacza opcji „Wydruk raportów”.

Rys. 17

Siódmy krok kreatora

W siódmym kroku kreatora użytkownik otrzymuje informację uzależnioną od decyzji podjętej w kroku szóstym. Jeżeli w kroku szóstym użytkownik zaznaczył opcję „Wydruk raportów”- w kroku siódmym zostaje poinformowany dla ilu ubezpieczonych zostaną wydrukowane informacje. Po wybraniu opcji „Twórz”nastąpi utworzenie i wydruk informacji.

Rys. 18

Utworzone informacje zostaną również zapisane w domyślnej lokalizacji na dysku lub w miejscu wskazanym przez użytkownika. Jeżeli w kroku szóstym użytkownik nie zaznaczył opcji „Wydruk raportów”, w kroku siódmym zostaje poinformowany, w jakim katalogu (lokalizacja domyślna lub wskazana w kroku szóstym przez użytkownika) i dla ilu ubezpieczonych będą zapisane utworzone informacje. Po wybraniu opcji „Twórz”nastąpi utworzenie informacji.

Rys. 19

W przypadku gdy płatnik składek posiada zgodę ubezpieczonego na przekazywanie informacji rocznej lub informacji miesięcznej w formie dokumentu elektronicznego, istnieje możliwość przekazania informacji w postaci pliku *.xml, celem wydrukowania dokumentu we własnym zakresie przez ubezpieczonego. W takim przypadku, oprócz pliku zawierającego utworzony dokument informacji, należy również przekazać plik imir.xsl, który umożliwia otwarcie dokumentu w przeglądarce internetowej.

Weryfikacja informacji rocznej /miesięcznej przez ubezpieczonego

Należy podkreślić, że dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych przekazywanych przez płatnika składek do ZUS, a tym samym dane zawarte w informacji rocznej i miesięcznej mają wpływ na nasze przyszłe świadczenia. Dlatego też warto przyjrzeć się tym danym.

Może się zdarzyć, że ubezpieczony, który otrzymał od płatnika składek informację roczną lub informację miesięczną stwierdzi, iż dane w niej zawarte nie są zgodne ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji ubezpieczony ma prawo zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie danych zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS. Jeżeli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję (art. 41 ust. 11 ustawy systemowej).

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji we wskazanym terminie, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym. Informacje dotyczące okresu objętego raportem może również zakwestionować ZUS, wydając decyzję (art. 41 ust. 12 ustawy systemowej). Jeśli ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika składek. W tej sytuacji ubezpieczony i płatnik mogą złożyć wniosek o zmianę stanowiska ZUS. W razie złożenia takiego wniosku ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję. Natomiast w przypadku niezłożenia wniosku informacje uznane przez ZUS traktuje się jako prawdziwe (art. 41 ust. 13 ustawy systemowej).

Podstawa prawna: 
  • art. 41 ust. 8–13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 1778),

  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 186, poz. 1444 ze zm.).

Autorem odpowiedzi jest: 

Robert Łuczak
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel