Zmienia się nazwa stanowiska lub dochodzą nowe obowiązki - co z umową o pracę?

Wręczenie pracownikowi porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego jest konieczne zawsze, gdy zmianie ulegają warunki pracy lub płacy – bez względu na to, czy jest to zmiana na korzyść pracownika, czy też nie. Pracodawcy często o tej zasadzie zapominają, twierdząc, że jeśli warunki pracy zmieniają się na korzyść zatrudnionego lub są dla niego neutralne, to wystarczy pracownika o tej zmianie poinformować. Otóż nie – w każdym takim przypadku należy pracownikowi w sposób sformalizowany zmienić odpowiednio warunki pracy bądź płacy.

Pracownik musi otrzymać porozumienie zmieniające lub wypowiedzenie zmieniające każdorazowo przy zmianie warunków wykonywanej dotychczas pracy lub warunków wynagradzania, gdy nowe warunki nie mieszczą się w zakresie dotychczas obowiązujących postanowień umownych czy wynikających z regulaminu wynagradzania. Jest to zatem konieczne, gdy zmieniają się:

• składniki wynagrodzenia – np.: zamiast premii pracownikowi będzie przysługiwała nagroda; dotychczasowa stawka miesięczna ma zostać zamieniona na stawkę godzinową,

• wysokość wynagrodzenia – np. pracownik wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 2.000 zł ma otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 3.000 zł lub odwrotnie,

• obowiązki (stanowisko) pracownika lub zakres jego obowiązków zostaje rozszerzony, a nowe obowiązki nie mieszczą się w zakresie obowiązków wykonywanych w ramach zajmowanego przez pracownika stanowiska (porozumienie lub wypowiedzenie nie jest natomiast konieczne w razie zmiany samego nazewnictwa stanowisk),

• zarówno wynagrodzenie pracownika, jak i jego obowiązki – np.: pracownik otrzymuje podwyżkę, ale w zamian za to pracodawca poleca mu wykonywanie nowych/dodatkowych obowiązków pracowniczych;

• miejsce pracy – jeśli nowe miejsce wykonywania pracy nie mieści się w zakresie dotychczasowego.

Ale zmiana warunków pracy lub płacy w drodze porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego konieczna jest nie tylko wtedy, gdy zmieniane są obligatoryjne postanowienia umowy o pracę. Treść umowy o pracę trzeba zmienić także wtedy, gdy zmianie ulegają postanowienia, które strony wprowadziły do niej mimo braku takiego obowiązku.

Przykładowo, jeśli w umowie o pracę z pracownikiem zatrudnionym na 3/5 etatu zawarto informację, że wykonuje on swoje obowiązki w poniedziałki, środy i piątki od 8.00 do 16.00, to zmiana tych dni czy godzin wymaga zawarcia porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego.

Wręczenia wypowiedzenia zmieniającego wymagają także niektóre zmiany wynikające z modyfikacji regulaminu wynagradzania. O ile korzystniejsze dla pracownika rozwiązania wprowadzane do regulaminu wynagradzania z mocy prawa zastępują (z dniem ich wejścia w życie) wynikające z dotychczasowych przepisów prawa pracy warunki pracy, bez konieczności ich wypowiadania czy zawierania porozumienia zmieniającego, to wprowadzenie rozwiązań mniej korzystnych dla pracowników musi być dokonane w drodze wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy i płacy.

W niektórych przypadkach, mimo iż zmieniają się pewne aspekty wykonywania przez pracownika pracy, nie ma konieczności zawierania z pracownikiem porozumienia zmieniającego czy wręczania mu wypowiedzenia zmieniającego. Będzie tak w przypadku gdy dokonywana zmiana mieści się w ramach dotychczasowych warunków pracy lub płacy – np. w zakresie miejsca świadczenia pracy.

Podobnie jest ze zmianą obowiązków pracownika. Bez wątpienia w przypadku gdy zmianie ulega stanowisko pracy pracownika i, co za tym idzie, zmieniają się jego obowiązki, należy wręczyć mu wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające. Nie jest to jednak konieczne, gdy zmiana mieści się w ramach zajmowanego stanowiska.

Dotyczy to również sytuacji, kiedy zatrudniony, oprócz tego, że ma określone w umowie o pracę stanowisko, otrzymał od pracodawcy zakres obowiązków. Jeżeli nowo polecony obowiązek nie mieści się w dotychczasowym zakresie, ale mieści się w ramach obowiązków normalnie wykonywanych na zajmowanym przez pracownika stanowisku, nie wymaga to wręczenia pracownikowi porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Pracodawca powinien jednak poinformować pracownika o zmianie zakresu jego obowiązków – najlepiej w formie pisemnej. Nowe obowiązki zaczynają w tym przypadku obowiązywać od momentu wprowadzenia ich nowego zakresu, czyli od chwili, w której pracodawca poinformował o tym fakcie pracownika.

Sam fakt, że pracodawca w zakresie obowiązków pracownika, po enumeratywnym ich wymienieniu, zamieścił zapis „oraz inne obowiązki polecane przez pracodawcę”, nie oznacza, że może polecać pracownikowi jakiekolwiek dodatkowe zadania bez konieczności wręczania mu porozumienia czy wypowiedzenia zmieniającego. Klauzula „i inne obowiązki polecane przez pracodawcę” oznacza bowiem inne niż te, które pracodawca wymienił, ale wchodzące w zakres czynności związanych z zajmowanym stanowiskiem.

Zatem pracodawca – powołując się na taki zapis – nie może np. polecić pracownikowi działu księgowego zastępowania pracownika z działu obsługi klienta przez pół roku. Zakres czynności pracownika zatrudnionego w dziale obsługi klienta jest zupełnie różny od tego, jaki obowiązuje zatrudnionego w dziale księgowości. W takim przypadku pracodawca powinien wręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub porozumienie zmieniające.

Zmiany umowy o pracę nie wymaga również m.in. każdorazowe ustalanie pracownikowi zakresu zadań do wykonania w danym okresie w przypadku pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy, a także:

• zmiana rozkładu czasu pracy obowiązującego dotychczas pracownika, pod warunkiem jednak, że rozkład czasu pracy nie został zapisany w umowie o pracę czy w regulaminie pracy,

• nowa organizacja czasu pracy, przewidująca pracę w porze nocnej (podczas gdy dotychczas pracownicy nie pracowali w nocy),

• wprowadzenie nowego harmonogramu czasu pracy,

• zmiana pomieszczenia pracy (np. pracownicy, którzy dotychczas pracowali w 2 i 3-osobowych pokojach, będą teraz świadczyli pracę w tzw. open space, tj. pomieszczeniu, w którym znajduje się kilkadziesiąt biurek ze sprzętem komputerowym).

Ponadto porozumienie zmieniające czy wypowiedzenie zmieniające nie jest wymagane przy zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia zamieszczanych w informacji do umowy o pracę, o której mowa w art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Pracodawca ma jedynie obowiązek poinformować pracownika o zaistniałych zmianach, wręczając mu zaktualizowaną informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia nie później niż przed upływem miesiąca od chwili jej zaistnienia. Jeśli natomiast informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia została wpisana w treści umowy o pracę, a nie wręczona pracownikowi jako oddzielny dokument, to jakakolwiek zmiana tych warunków powinna skutkować zmianą postanowień umowy o pracę w formie aneksu.

Zmiana umowy o pracę nie jest konieczna w przypadku tymczasowego powierzenia pracownikowi innej pracy na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym – pod warunkiem, że jest to uzasadnione potrzebami pracodawcy i nie powoduje obniżenia wynagrodzenia pracownika oraz odpowiada jego kwalifikacjom.

Sam fakt, że pracodawca proponuje pracownikowi zmianę warunków na korzystniejsze, np. podpisuje aneks z wyższym wynagrodzeniem, nie oznacza możliwości zawarcia porozumienia. Dla jego skuteczności konieczna jest zgoda zatrudnionego. Nie ma domniemania wyrażenia zgody pracownika tylko dlatego, że zmiana warunków zatrudnienia ma być zmianą na lepsze. Pracownik w niektórych przypadkach może bowiem nie chcieć takiej zmiany (np. gdy podwyżka wynagrodzenia „grozi” wejściem w wyższy prób podatkowy).

Brak zgody pracownika na porozumienie zmieniające warunki pracy lub płacy powoduje, że zmiany tych warunków można dokonać tylko poprzez zastosowanie wypowiedzenia zmieniającego – pod warunkiem jednak, że i na nie pracownik wyrazi zgodę. W przeciwnym razie wypowiedzenie zmieniające przybierze postać definitywnego, a umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu.