Jak długo przechowywać dane osobowe w związku z działalnością socjalną
Przepisy nie regulują dopuszczalnego okresu przechowywania danych, w tym danych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Należy więc odwołać się do ogólnej reguły, zgodnie z którą udostępnione dane osobowe mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Sprawdź, jak ustalić okres przechowywania danych w konkretnym stanie faktycznym.
Kryteria ustalania okresu przechowywania danych
Działalność socjalna prowadzona przez pracodawcę wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych - w niezbędnym zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy w tym ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnym.. Otóż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ustalenia w powyższym zakresie wymagają przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika, w tym danych wrażliwych – dotyczących szeroko rozumianej sytuacji zdrowotnej (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).
Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej powinno odbywać się przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.
Dla pracodawców prowadzących działalność socjalną problematyczną kwestią jest właściwa ocena dopuszczalnego okresu przetwarzania danych na potrzeby prowadzonej działalności socjalnej. Pojawiają się pytania - czy okres przechowywania niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń dotyczy relacji między pracodawcą prowadzącym działalność socjalną a osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu? Czy przepis należy rozumieć szerzej, interpretując okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń również w kontekście relacji między pracodawcą a organami Urzędu Skarbowego, ZUS czy Państwowej Inspekcji Pracy.
Istotny termin przedawnienia roszczeń
Odnosząc się do powyższych wątpliwości warto zauważyć, że działalność socjalna pracodawcy opiera się na przepisach prawa pracy, tym samym ewentualne kwestie przedawnienia roszczeń w tym zakresie będą opierały się na zasadach przewidzianych dla roszczeń ze stosunku pracy, gdzie termin przedawnienia wynosi 3 lata. Można jednak również spotkać się z poglądami, że względem części świadczeń przyznawanych w ramach działalności socjalnej zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego w zakresie przedawnienia roszczeń.
Przepisy regulujące kwestie przetwarzania danych osobowych w tym dotyczących stanu zdrowia (jak również ujawnionych przez osoby ubiegające się o świadczenia z funduszu danych dotyczących chorób przewlekłych) wskazują, że kryterium dopuszczalnego okresu przetwarzania danych jest okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przepis nie odnosi się tym samym do potencjalnych kompetencji organów czy instytucji zewnętrznych – co mogłoby uzasadniać przetwarzanie danych w dłuższym okresie. Jeżeli jednak przepisy szczególne, wykraczające poza zakres prawa pracy w tym ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zawierają podstawę prawną zobowiązującą pracodawcę do przechowywania danych zgromadzonych na potrzeby działalności socjalnej przez konkretny okres (w tym danych dotyczących stanu zdrowia) - wówczas należy uznać, iż przetwarzanie danych w dłuższym okresie - przykładowo 5-letnim będzie jak najbardziej dopuszczalne, niezależnie od postanowień przepisu regulującego dopuszczalny okres przetwarzania danych wynikającego z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie wskazują konkretnego - przykładowo wyrażonego w miesiącach czy latach okresu przetwarzania danych osobowych w tym danych dotyczących stanu zdrowia. Okres ten musi być określony przez administratora danych (pracodawcę prowadzącego działalność socjalną) na podstawie kryterium jakim jest okres przedawnienia roszczeń wynikających ze stosunku pracy, oraz okres przedawnienia roszczeń na podstawie przepisów prawa cywilnego. W sytuacji jednak gdy przepisy szczególne, regulujące kompetencje określonych urzędów, organów czy instytucji państwowych wskazywałyby na konkretny - dłuższy okres przetwarzania danych, wówczas administrator prowadzący działalność socjalną będzie miał podstawę do przetwarzania danych, w tym dotyczących stanu zdrowia, w dłuższym przedziale czasu.
