ryczałt za pranie odzieży roboczej
Kiedy ryczałt za pranie odzieży roboczej może nie podlegać składkom ZUS – ważne rozstrzygnięcie z orzecznictwa
Aby zwrot pracownikom kosztów prania roboczej odzieży był zwolniony ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, powinien przybrać formę ekwiwalentu. Ale ta możliwość dotyczy też ryczałtu, czyli stałej kwoty, jeśli została ona rynkowo oszacowana. Takie wnioski wynikają z rozstrzygnięcia sporu toczonego przez przedsiębiorcę z ZUS.
- Pranie odzieży roboczej – jakie zasady zwrotu kosztów stosował pracodawca
- Świadczenie za pranie odzieży – ekwiwalent czy ryczałt
- Odzież robocza - jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie bhp
- Czy możliwe jest ustalenie średniej wartości rynkowej prania odzieży roboczej
Przeczytaj również:
- Ustalenie prawa do ekwiwalentu za pranie i używanie odzieży własnej
- Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej w trakcie urlopu wypoczynkowego
- Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej pracowników tymczasowych oraz zleceniobiorców (Interpretacja ZUS z dnia 5 sierpnia 2020 r., WPI/200000/43/499/2020)
Spór przedsiębiorcy z ZUS w tej sprawie rozstrzygnął Sąd Okręgowy w Gdańsku wyrokiem z 14 listopada 2024 r. (sygn. akt VII U 2117/23).
W wyniku kontroli u płatnika ZUS decyzjami stwierdził, że wypłacone kwoty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej – tak pracownikom, jak i zleceniobiorcom – stanowią podstawę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tych osób. W uzasadnieniu decyzji ZUS wskazał, że kwoty wypłaconego ekwiwalentu za pranie odzieży nie były kosztami faktycznie poniesionymi przez ubezpieczonych. Płatnik składek nie miał bowiem wiedzy na temat rzeczywiście ponoszonych przez te osoby kosztów.
Pranie odzieży roboczej – zasady zwrotu kosztów
Sprawa dotyczyła płatnika składek zajmującego się produkcją mebli, który był zobowiązany do wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze, ale w zakładzie nie było pralni. W okresie od stycznia do grudnia 2020 r. firma wypłacała pracownikom i zleceniobiorcom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej.
Wewnętrzne zarządzenie, wydane na podstawie regulaminu wynagradzania, określało wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w wysokości od 184,80 zł do 1.065 zł w zależności od zajmowanego stanowiska pracy i związanej z tym koniecznej częstotliwości prania. Te kwoty płatnik określił jako miesięczne. Były one pomniejszane proporcjonalnie w razie nieobecności pracownika/zleceniobiorcy.
Wysokość ekwiwalentu płatnik obliczył na podstawie ofert pozyskanych z lokalnych pralni chemicznych, które zajmują się czyszczeniem odzieży roboczej, jak również w oparciu o informacje z działu bhp o koniecznej częstotliwości prania poszczególnych elementów odzieży. Płatnik uwzględnił najniższe kwoty z otrzymanych ofert, które następnie pomnożył przez przyjęty normatyw 20-dniowego miesiąca pracy. Pracownicy nie musieli wykazywać kosztów zużytej energii do prania, wody ani środków czystości. Składali tylko oświadczenie, że ekwiwalent pokrywał jedynie rzeczywiste koszty prania wydanej odzieży roboczej.
ZUS uznał, że takie ustalenie wysokości ekwiwalentu jest błędne, ponieważ nie odnosi się do kosztów rzeczywistych. Jest to forma ryczałtu. Tym samym wypłacane kwoty nie podlegają zwolnieniu ze składek.
