Znaczenie automatyzacji procesów biznesowych w obliczu problemów na rynku pracy

Ceny towarów i usług rosną, płace stoją w miejscu – tak w jednym zdaniu można przedstawić punkt widzenia zatrudnionych na obecną sytuację gospodarczą w Polsce. Zdaniem Personnel Service oczekiwania dotyczące podwyżek sięgają wzrostu obecnej płacy o od 5 proc. do nawet 20 proc. Potwierdzają to dane GUS, z których wynika, że w pierwszym kwartale 2022 roku średnie miesięczne wynagrodzenie jednego pracownika wynosiło 6235,22 zł. W porównaniu z ostatnim kwartałem 2021 roku, to wzrost o 240,13 zł. Na przełomie całego roku wzrost ten sięga 12,4 proc. (marzec 2021 kontra marzec 2022). Nie sprawia jednak, że wzrost płac może być odczuwalny przez zatrudnionych, jest bowiem niemalże równy z poziomem wzrostu inflacji, która w tym samym okresie urosła o 11 procent.

Jak wynika z publikacji „Barometr Polskiego Rynku Pracy 2022”, Personnel Service 29 proc. zatrudnionych będzie starało się o podwyżkę.

Rosnące oczekiwania finansowe osób poszukujących pracy sprawiają, że pracodawcy, by uczynić swoje oferty pracy bardziej atrakcyjnymi od konkurencji, muszą proponować coraz wyższe stawki. To sytuacja, która zdaniem Personnel Service budzi wysokie ryzyko wystąpienia kompresji płac, a w jej konsekwencji – kolejnej rotacji pracowników. Gdy junior w pierwszych miesiącach zatrudnienia może zarabiać tyle samo lub nawet więcej od seniora bogatego w staż, wiedzę oraz doświadczenie, ten drugi zacznie w końcu szukać nowej pracy. Z „Barometru Polskiego Rynku Pracy 2022” wynika, że aż 20 proc. zatrudnionych będzie szukało lepiej płatnej pracy, a 11 proc. – pracy dorywczej. Z kolei XVI edycja „Barometru Rynku Pracy” Gi Group wskazuje, że aż 62,6 proc. badanych zamierza zmienić pracę.

Do kłopotów finansowych przedsiębiorców, związanych między innymi ze zwiększonymi potrzebami finansowymi pracowników, dochodzi stale kurczący się rynek pracy. W 2022 roku aż 41,1 proc. firm skarży się na problemy z rekrutacją nowych osób, przy czym jako ich powód aż 66,1 proc. wskazuje brak kandydatów, a 46.6 proc. – zbyt wygórowane oczekiwania finansowe, jak wskazuje XVI edycja Barometru Rynku Pracy Gi Group.Co istotne, wbrew powszechnie panującej opinii, dotyczy to nie tylko specjalistów, ale również pracowników niższego szczebla. Najwięcej problemów ze znalezieniem nowych osób zarejestrowano w przemyśle – 46,3 proc., z czego aż 35,3 proc. dotyczy niższego szczebla.

Skoro z poprzednich badań wynika, że tak wiele osób planuje zmienić pracę, to z czego wynikają te braki na rynku? W ogromnej mierze – z planów migracyjnych. 21 proc. badanych myśli o wyjeździe z kraju, z czego aż 69 proc. jako powód wskazuje niskie zarobki, a 59 proc. wysoką inflację.

Ekonomiści z całego świata zapowiadali ryzyko stagflacji już od kilku kwartałów. Atak zbrojny Rosji na Ukrainę jeszcze bardziej pogorszył i tak już złą sytuację. Brak realnego i konkretnego planu przeciwdziałania galopowi inflacji sprawia, że potężny kryzys gospodarczy oraz bankowy zaczyna być widoczny zza horyzontu. Według zapowiedzi ekonomistów ankietowanych przez magazyn Rzeczpospolita: „dwucyfrowa inflacja zostanie z nami co najmniej do połowy 2023 roku”.

Główna ekonomistka Alior Banku, Agata Filipowicz-Rybicka wskazuje, że na początku 2023 roku możliwy jest spadek PKB rok do roku, czego jednym z powodów ma być koniec nadbudowy zapasów w firmach. Przedsiębiorstwa borykają się z coraz większym problemem produkcyjnym. Składa się na niego światowy kryzys energetyczny, zatory w łańcuchu dostaw oraz konsumenci, którzy dwa razy oglądają każdą złotówkę, zanim zdecydują się ją wydać. Mamy zatem do czynienia z zestawieniem wzrostu cen i ograniczonej produkcji.

Wszystkie wymienione powyżej czynniki, a więc rosnące oczekiwania finansowe pracowników, kurczący się rynek pracy oraz nadchodząca stagflacja sprawiają, że przedsiębiorcy muszą szukać oszczędności w każdym sektorze swojej działalności. 52,2 proc. firm zatrudniających ponad 10 pracowników szuka jej między innymi w automatyzacji pracy („Barometr Rynku Pracy” Gi Group). Z kolei 30,7 proc. dużych firm (powyżej 249 pracowników) już ją wdrożyło i wskazuje, że ma ona ogromny wpływ na przedsiębiorstwo. To wzrost o 8,2 proc. w stosunku do 2020 roku.

Największe zainteresowanie automatyzacją wykazuje branża przemysłowa – to 59,1 proc.; na drugim miejscu plasuje się handel (35,6 proc.), a na trzecim – usługi (26,7 proc.). Jako powód jej wdrożenia lub planów na wdrożenie wskazują (część badania wielokrotnego wyboru):

• zwiększenie jakości, wydajności oraz konkurencyjności – 66,9 proc.,

• zwiększenie bezpieczeństwa i komfortu pracy – 50,9 proc.,

• redukcję kosztów – 38,3 proc.,

• ograniczenie braków kadrowych – 31,8 proc.,

• podejmowanie lepszych decyzji biznesowych – 18,5 proc.,

• inne cele – 5,3 proc.

Ciekawe wyniki prezentuje również publikacja dr Klaudii Martinek-Jaguszewskiej (autorki artykułów naukowych w dziedzinie zarządzania i automatyzacji procesów biznesowych) „Znaczenie i rola automatyzacji procesów biznesowych – wyniki badań”. Zgodnie z nimi, respondenci wskazali następujące korzyści wynikające z automatyzacji:

• oszczędność czasu i/lub pieniędzy,

• obniżenie kosztów działania,

• redukcja zatrudnienia,

• eliminacja błędów,

• skrócenie i ułatwienie procesów,

• poprawa jakości realizowanych procesów,

• standaryzacja i systematyzacja pracy,

• potencjalnie wzrost konkurencyjności,

• redukcja obciążenia dla zespołu,

• możliwość lepszego zarządzania talentami.

Opinie badanych, którzy wprowadzili w swoich firmach automatyzację, są jednoznaczne: umożliwia ona poprawę sytuacji przedsiębiorstwa zarówno pod względem finansowym, jak i liczby etatów. W obliczu kryzysu zbliżającego się wielkimi krokami można zatem śmiało powiedzieć, że nie ma się nad czym zastanawiać. To ostatni dzwonek na wprowadzenie automatyzacji w swojej firmie, nim rosnące wydatki i malejąca liczba rąk do pracy doprowadzi do poważnego załamania płynności jej działania.

Jednym z największych kroków w kierunku automatyzacji w firmie jest wprowadzenie systemu HRM (Human Resources Management). To oprogramowanie wspierające kadry w ich codziennej pracy, od procesów rekrutacyjnych, przez obsługę dokumentacji, po kontakt z zatrudnionymi. Funkcjonalność, a zatem możliwości tych systemów, omówimy na przykładzie kilku modułów z platformy z aplikacjami HR tomHRM.

Aplikacja system ATS, czyli Applicant Tracking System, ma na celu usprawnienie pracy rekruterów. Wspiera ją na każdym etapie, od samej analizy potrzeb kadrowych, aż do pozyskiwania raportów z efektywności i kosztów całego procesu. tomHRM umożliwia między innymi:

• stworzenie oraz publikację firmowej strony Kariera,

• tworzenie i udostępnianie ofert pracy,

• pozycjonowanie ofert w wyszukiwarce Google,

• tworzenie profili kandydatów,

• dodawanie notatek i ocen do profili kandydatów,

• automatyczne odczytywanie danych kandydata z CV,

• zbieranie zgód RODO,

• udostępnianie kandydatów menadżerom,

• organizację kalendarza rekrutera,

• automatyczne udostępnianie ankiet rekrutacyjnych,

• wykonywanie operacji masowo, np. wysyłki e-maili,

• rozliczanie projektów jednym kliknięciem,

• generowanie raportów skuteczności źródeł pozyskiwania kandydatów.

Proces onboardingu nowych pracowników jest jednym z najbardziej czasochłonnych pod względem kadrowym. Wymaga zaangażowania co najmniej kilku osób, które zaopiekują się nowozatrudnionymi i wprowadzą ich we wszystkie zakamarki działania przedsiębiorstwa. Automatyzacja onboardingu pracowników może go w dużym stopniu przyspieszyć oraz ułatwić. Pozwala np. na stworzenie własnych ścieżek onboardingowych przypisanych do konkretnych stanowisk, a tym samym usystematyzować cały proces. Wśród najważniejszych funkcji wyłania się też automatyczne przydzielanie zadań opiekunom pracownika oraz samym nowozatrudnionym czy możliwość monitorowania postępów z poziomu platformy.

Nowi pracownicy mogą mieć stały wgląd we własny kalendarz onboardingowy, co przekłada się na brak konieczności codziennego przypisywania im zadań czy przypominania o kolejnych. Gdy mniejsze zadania nie wymagają bezpośredniego omówienia z przełożonym, zamiast organizacji kolejnego spotkania można pozostawić feedback w systemie. System HRM pozwala też na masowe przypisywanie ról i uprawnień. Zobacz jak wygląda onborading pracownika z systemem tomHRM.

Ewidencja czasu pracy online automatyzuje przede wszystkim naliczanie czasu pracy. System tomHRM wykorzystuje narzędzie Clock-in/out, czyli timer, który liczy czas od momentu jego uruchomienia przez pracownika aż do zatrzymania i osobno nalicza przerwy. Dane te przenosi na bieżąco do cyfrowego kalendarza zespołowego, w którym przełożony widzi, kto jest obecnie w pracy i ile czasu czy ile przerwy wykorzystał, a także kto się nie zalogował czy skończył już wykonywać swoje obowiązki. Może ten raportować obecności, nieobecności oraz czas pracy i przerw z wybranego przez siebie okresu (np. w stosunku tygodniowym czy miesięcznym), a także dostawać powiadomienia o nieobecnościach oraz spóźnieniach.

Kolejna przestrzeń do automatyzacji w każdym przedsiębiorstwie to zarządzanie urlopami i delegacjami. System HRM umożliwia zdalną obsługę wniosków urlopowych zarówno przez menadżerów, jak i pracowników. Ci drudzy mogą zatem wystawiać je online, a przełożeni – akceptować lub odrzucać na platformie. Obie strony dostają automatyczne powiadomienia o zmianie statusu, a wszystkie zaakceptowane urlopy oraz delegacje trafiają do grafiku. Moduł w tomHRM może być połączony z modułem ewidencji czasu pracy, zatem niezaplanowane nieobecności mogą być widoczne w tym samym kalendarzu.

Ciekawą funkcją jest też tworzenie własnych ścieżek akceptacji dla danego przedsiębiorstwa, dzięki której wniosek po akceptacji przez pierwszą osobę może automatycznie trafić do kolejnego wyznaczonego akceptującego.

Kolejna przestrzeń do automatyzacji w firmie to obsługa wniosków pracowniczych, takich jak np. prośby o przydzielenie nowego sprzętu służbowego czy benefitów pracowniczych. Jak wynika ze statystyk prowadzonych przez tomHRM, korzystanie z systemu HRM w zakresie obsługi tych wniosków może oszczędzić nawet 375 godzin rocznie w przedsiębiorstwie zatrudniającym 100 pracowników, czyli około 5000 zł.

System umożliwia rezygnację z drukowania papierowych wniosków, ustawienie dowolnej liczby kroków w ich akceptacji oraz określenie ról osób akceptujących. Po zaakceptowaniu przez pierwszego z nich wniosek automatycznie trafia do kolejnego, o czym każda ze stron zostaje automatycznie powiadomiona. System umożliwia również sprawne raportowanie wniosków zaakceptowanych, anulowanych czy odrzuconych.

Elektroniczna kartoteka pracownika to sposób na przechowywanie wszystkich informacji o pracowniku w jednym miejscu bez konieczności przeszukiwania dziesiątek segregatorów. Można w niej zawrzeć całą dokumentację danej osoby, w tym aplikację do pracy, umowy, przebyte badania i szkolenia czy otrzymane certyfikaty oraz paski płac. Automatyzacja dotyczy jednak nie tylko wyszukiwania informacji, ale też otrzymywania powiadomień o wygasających umowach czy badaniach i nadchodzących szkoleniach obowiązkowych.

Dodatkową korzyścią dla przedsiębiorców jest samo korzystanie z oprogramowania jako usługi, czyli modelu SaaS. Wiąże się z nim bowiem bieżąca opieka dostawcy nad aktualnością systemu. Sytuacja na rynku HR jest dynamiczna; trendy rynkowe ulegają licznym zmianom i ciągle pojawiają się nowe rozwiązania pozwalające jeszcze bardziej usprawnić pracę oraz zmniejszyć jej koszty. Mimo tego, że dostawca reaguje na zmiany na rynku HR i stale wprowadza do swojego systemu HRM odpowiadające im uaktualnienia, w tym nowe funkcjonalności, przedsiębiorca przez cały czas płaci tę samą stawkę.