Zasady korzystania z samochodu służbowego przez pracownika

Samochód służbowy jest pojazdem należącym do firmy lub przez nią użytkowanym (na przykład na podstawie leasingu). Może zostać udostępniony do wykonywania obowiązków zawodowych pracownikowi, który ma odpowiednie prawo jazdy (zazwyczaj kategorii B) oraz aktualne orzeczenie lekarskie. Dokument musi potwierdzać brak przeciwwskazań do pracy w określonych warunkach. Obowiązuje to zarówno osoby zatrudnione na etat, jak i na podstawie umów zleceń oraz o dzieło.

Zazwyczaj z udostępnionych samochodów korzystają przedstawiciele handlowi, serwisanci, doradcy klientów czy inne osoby regularnie podróżujące w ramach swoich obowiązków. Pojazdy mogą przysługiwać też pracownikom na wyższych stanowiskach, na przykład kierownikom placówek bankowych. W każdym przypadku ważne będzie jasne określenie zasad obowiązujących kierowców. To od wewnętrznego regulaminu zależy między innymi poziom odpowiedzialności za szkody, użyczanie samochodu osobom trzecim czy też sposób rozliczania płatności (w wypadku flot mogą służyć choćby karty paliwowe).

Przejrzyste zasady zawarte regulaminie pomagają uniknąć ewentualnych nieporozumień i ograniczać ryzyko wystąpienia nadużyć ze strony pracowników. W przygotowanym dokumencie powinny być uwzględnione kwestie dotyczące konkretnych sposobów użytkowania auta, wydatków pokrywanych przez firmę, procedur postępowania w razie kolizji lub innego zdarzenia drogowego, a także wszelkich obowiązków kierowcy.

Pracownik jest zobowiązany dokumentować koszty związane z tankowaniem. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy firma korzysta z automatycznego rejestrowania wydatków, na przykład poprzez program Flotex. Poza tym ponosi odpowiedzialność za udostępniony samochód. Odpowiada nie tylko za przestrzeganie przepisów drogowych, ale też stan techniczny pojazdu. Powinien terminowo zgłaszać usterki czy uszkodzenia – w innym razie może zostać obciążony kosztami związanymi z rażącym zaniedbaniem.

Jeśli pracodawca wyraził zgodę na prywatne korzystanie z auta służbowego, nadal ma prawo wyznaczyć konkretne zasady. W zależności od indywidualnych ustaleń może regulować limity przejazdów, zasady tankowania czy ograniczenia dotyczące podróży zagranicznych. Warto pamiętać, że samochód służbowy do celów prywatnych jako dodatkowy przychód pracownika może podlegać opodatkowaniu. Zazwyczaj wartość jest rozliczana ryczałtowo.

Warunki korzystania z samochodu służbowego służą pracodawcy jako narzędzie kontrolujące koszty i bezpieczeństwo firmowych zasobów. Z kolei dla kierowców są wyznacznikiem ich przywilejów i obowiązków.