Pracodawco przygotuj się na PIT-11

PIT-11 to formularz - informacja o dochodach uzyskanych przez podatnika oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. Dokument ten przygotowuje płatnik, tj. pracodawca, zleceniodawca lub inny podmiot wypłacający świadczenia, od których odprowadzany jest podatek dochodowy.

Jest to bardzo istotny dokument, bowiem dane zawarte w PIT-11 stanowią podstawę do sporządzenia przez podatnika (pracownika, zleceniobiorcy) rocznego zeznania podatkowego, np. PIT-37 czy PIT-36. Kluczowa jest zatem jego właściwe wypełnienie, gdyż błędy mogą spowodować nieprawidłowe rozliczenie roczne, korekty lub wezwania z urzędu skarbowego. Ten sam formularz pracodawca przesyła także do urzędu skarbowego.

Obowiązek przygotowania i przekazania informacji PIT-11 dotyczy każdego płatnika, który w danym roku podatkowym wypłacał wynagrodzenie lub inne świadczenie, od którego pobierał zaliczki na podatek dochodowy. Najczęściej będą to:

• pracodawca zatrudniający pracowników na umowę o pracę;

• zleceniodawca wypłacający wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej (umowy zlecenia lub o dzieło);

• podmioty wypłacające świadczenia z tytułu praw autorskich,

• spółki wypłacające członkom zarządu, rad nadzorczych lub komisji rewizyjnych wynagrodzenia z tytułu powołania.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie ma znaczenie, czy w chwili sporządzania formularza osoba zatrudniona nadal pracuje, czy też stosunek pracy (lub inny stosunek zobowiązaniowy) został zakończony w trakcie roku, nawet po przepracowaniu miesiąca czy tygodnia.

Aktualny formularz PIT-11 (obowiązujący od lipca 2022 roku) obejmuje zestaw kluczowych danych podatkowych, w szczególności informacje o:

• wysokości uzyskanych przez podatnika (pracownika) przychodów oraz związanych z nimi kosztów ich uzyskania;

• dochody opodatkowane według stawek 12% i 32%;

• zaliczki na podatek dochodowy, które w trakcie roku pobierał płatnik (pracodawca);

• wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Należy pamiętać, że w informacji PIT-11 należy uwzględnić nie tylko wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, ale również przychody osiągnięte z innych form współpracy, takich jak:

• umowa zlecenie;

• umowa o dzieło;

• prawa autorskie,

• działalność wykonywana społecznie;

• członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej;

• świadczenia wypłacone z FP i FGŚP.

Ważne! Jeżeli pracownik u jednego pracodawcy uzyskiwał dochody z kilku źródeł, np. z umowy o pracę i umowy zlecenia, to informacje o tym należy ująć w jednym formularzu PIT-11. Pracodawca nie może sporządzić dla tego samego pracownika dwóch odrębnych formularzy.

Poprawne wypełnienie PIT-11 to podstawa, aby pracownik nie miał później kłopotów z fiskusem. Aby zatem poprawnie wypełnić dokument, pracodawca powinien zebrać i zweryfikować takie dane jak:

• dane identyfikacyjne pracownika;

• numer PESEL lub NIP;

• adres zamieszkania;

• oznaczenie właściwego urzędu skarbowego, do którego należy przekazać deklarację;

• wysokość osiągniętego przez pracownika przychodu;

• koszty uzyskania przychodu;

• kwoty dochodu oraz pobranych zaliczek na podatek dochodowy;

• składki ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne opłacone przez pracodawcę.

Dopiero zebranie wszystkich powyższych informacji pozwala na prawidłowe przygotowanie i terminowe przesłanie formularza zarówno do urzędu skarbowego, jak i do samego pracownika.

Sposób przekazywania formularza zależy czy mowa o pracownikach, czy urzędzie skarbowym. W pierwszym przypadku PIT-11 może być przekazany:

• w formie papierowej - osobiście lub za pomocą operatora pocztowego;

• elektronicznie – np. w postaci pliku PDF przesłanego na wskazany przez pracownika adres e-mail; Z tej formy doręczenia można skorzystać wyłącznie, gdy pracownika wyraził na to zgodę.

Odnośnie do organu podatkowego to obecnie wszystkie informacje PIT-11 muszą być przekazywane w formie elektronicznej. Formularz można przesłać na przykład za pośrednictwem programu kadrowo-płacowego.

PIT-11 służy do wypełnienia przez pracowników rocznej deklaracji podatkowej, dlatego też terminy ich przekazania są adekwatnie krótsze, niż te w przypadku PIT-36 czy PIT-37.

W systemie prawnym obowiązują dwa odrębne terminy dla urzędów skarbowych i pracowników. Wygląda to następująco:

• przekazanie PIT-11 do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracownika - do końca stycznia 2026 roku;

• przekazanie PIT-11 pracownikowi lub zleceniobiorcy - do końca lutego 2026 roku.

Warto zapamiętać - bowiem taka sytuacja będzie miała miejsce w roku 2026 - jeżeli ostatni dzień terminu przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (niedzielę lub święto), za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy. Jeżeli 28 lutego wypada w sobotę, to termin kończy się w poniedziałek – 2 marca.

Jeżeli pracownik korzysta z ulg lub zwolnień podatkowych, pracodawca musi mieć to na uwadze. Chodzi tu między innymi o:

• ulgę dla młodych – dla pracowników do 26 roku życia;

• ulgę dla rodzin 4+;

• ulgę na powrót - dla osób wracających z emigracji;

• ulga dla pracujących seniorów - dla osób, które osiągnęły wiek emerytalny i zrezygnowały ze świadczenia.

Program 360 Kadry i Płace to nowoczesne i kompleksowe rozwiązanie idealne dla działu kadr.

Jedną z jego najbardziej docenianych funkcji jest wyjątkowo wygodne przygotowanie i wysyłka deklaracji PIT-11. System eliminuje błędy i oszczędza cenny czas w newralgicznym okresie rozliczeń rocznych.

Program posiada udogodnienie w kwestii dystrybucji dokumentów do pracowników: wysyłka PIT-11 to dosłownie jedno kliknięcie!

Dokumenty są bezpiecznie i sprawnie przesyłane do każdego pracownika, co znacząco upraszcza i przyspiesza cały proces rocznego rozliczenia.

Pracodawca powinien formularze PIT-11 wypełniać dokładnie, w zgodzie z posiadanymi ewidencjami. Najlepiej jeżeli zrobi to w jego imieniu dział księgowo-kadrowy lub biuro rachunkowe. Błędy jednak się pojawiają. Trzeba pamiętać, że za te popełnione przez podmioty trzecie (np. zewnętrznych księgowych) odpowiada pracodawca.

W przypadku zatem wykrycia błędów w przekazanej informacji pracodawca ma obowiązek niezwłocznego złożenia korekty PIT-11. Może to nastąpić zarówno przed upływem terminu przekazania, jak i po nim.

Korektę składa się również elektronicznie, zaznaczając w formularzu odpowiednie pole „korekta informacji”. Należy też przekazać poprawioną wersję pracownikowi.

Kiedy może być konieczna korekta? Typowe błędy przy wypełnianiu formularza to:

• błędne wpisanie kwoty przychodów, kosztów lub składek;

• nieprawidłowe oznaczenie kodu urzędu skarbowego;

• nieuwzględnienie ulg podatkowych;

• błędy w danych osobowych, np. literówka w adresie czy zamiana cyfr w numerze PESEL lub NIP.