Poradnik przyszłego przedsiębiorcy, czyli wszystko, co warto wiedzieć o jednoosobowej działalności gospodarczej!

Jednoosobowa działalność gospodarcza to idealne rozwiązanie dla osób przedsiębiorczych, aktywnych, pomysłowych. Niewątpliwie jednak JDG budzi wiele pytań i wątpliwości – formalnych, administracyjnych czy finansowych. Stąd tak ważne jest usystematyzowanie wiedzy na każdym z tych etapów.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – wspomniane JDG – to jedna z najprostszych i najbardziej popularnych form prowadzenia własnej firmy w Polsce. Od strony prawnej, to działalność zarobkowa prowadzona we własnym imieniu przez osobę fizyczną, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Kluczową kwestią jest to, że właściciel firmy jest jednocześnie jej jedynym zarządcą i odpowiada za nią całym swoim majątkiem. Przedsiębiorca, prowadzący JDG, samodzielnie podejmuje wszelkie decyzje związane z działalnością. Oczywiście ma w ten sposób pełną kontrolę nad firmą. 

Niewątpliwie jednak JDG ma wiele zalet. Jedną z kluczowych jest łatwość rejestracji.  Wystarczy wypełnić formularz CEIDG-1, który można złożyć online lub osobiście w urzędzie miasta bądź gminy. Firmę można zarejestrować również za pośrednictwem banku. Cały proces jest bezpłatny i nie wymaga dużych formalności. Przedsiębiorca nie musi prowadzić pełnej księgowości – wystarczy uproszczona księgowość, np. Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Nie brakuje również wyzwań. Wspomniana wcześniej pełna odpowiedzialność majątkowa, sprawia, że w przypadku niewypłacalności firmy wierzyciele mogą dochodzić swoich roszczeń z całego majątku osobistego właściciela. Przedsiębiorca musi też samodzielnie prowadzić ewidencję przychodów i rozchodów, rozliczać podatki oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Może to stanowić znaczne obciążenie czasowe, zwłaszcza dla osób bez doświadczenia w księgowości. Jak wygląda to szczegółowo? Oto odpowiedzi na najważniejsze pytania.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Co oznacza to w praktyce? Kiedy założysz własną działalność, musisz zarejestrować się w ZUS jako płatnik składek i regularnie je opłacać. Składki te obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość składek zależy od minimalnej podstawy wymiaru składek, która jest corocznie ustalana i podawana przez ZUS. Nieco inaczej wygląda to, gdy np. połączysz JDG z pracą etatową. Wtedy musisz opłacać tylko składkę zdrowotną.

Na początku działalności gospodarczej przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych ulg i preferencji, które znacząco obniżają wysokość składek ZUS. Pierwszą z tych ulg jest tzw. „ulga na start", która przysługuje przez pierwsze sześć miesięcy prowadzenia działalności. W tym okresie przedsiębiorca musi opłacać jedynie składki na ubezpieczenie zdrowotne, co stanowi znaczne odciążenie finansowe na początek działalności.

Zastanawiasz się, jak rozwiązać kwestię podatków w swoim JDG? Masz do wyboru różne formy opodatkowania – ważne, by wybrać ją pod kątem np. wysokości dochodów czy liczby faktur kosztowych.

W grę wchodzą zasady ogólne (skala podatkowa), podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych oraz karta podatkowa. Każda z tych form ma swoje specyficzne zasady, które warto poznać. Czym się różnią?

Zasady ogólne to najpopularniejsza forma opodatkowania, w której dochody przedsiębiorcy są opodatkowane według progresywnej skali podatkowej. Oznacza to, że dochody do kwoty 120 000 zł są opodatkowane stawką 12%. Natomiast dochody powyżej tej kwoty – stawką 32%. Alternatywą – szczególnie przy dużych kwotach – może być podatek liniowy. W nim niezależnie od wysokości dochodów obowiązuje stała stawka podatku wynosząca 19%. Podatek liniowy nie daje jednak możliwości korzystania z ulg podatkowych (poza odliczeniem składek ZUS) oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

Kolejne rozwiązanie to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, czyli uproszczona forma opodatkowania. W ryczałcie podatek nalicza się od przychodów, a nie od dochodów. Stawki ryczałtu są zróżnicowane i zależą od rodzaju działalności, wahając się od 2% do 17%. Przedsiębiorcy korzystający z ryczałtu nie mogą odliczać kosztów uzyskania przychodów, co może być niekorzystne dla firm z dużymi wydatkami operacyjnymi.

Źródło zdjęcia: Gpoinstudio, Freepik

Nic nie stoi na przeszkodzie, by w ramach firmy jednoosobowej mieć pracowników. Zatrudnienie odbywa się na różnych podstawach prawnych, w tym na umowy o pracę, umowy zlecenia oraz umowy o dzieło. Zatrudnienie pracowników jest możliwe w każdym momencie, kiedy przedsiębiorca uzna, że potrzebuje wsparcia w prowadzeniu działalności.

Jeśli zdecydujesz się zatrudnić pracowników, musisz zarejestrować się jako płatnik składek ZUS w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika. Rejestracja odbywa się przez złożenie formularza ZUS ZFA. Każdego zatrudnionego pracownika należy również zgłosić do ZUS, za pomocą formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA.

O ile umożliwia to wybrana forma podatku, prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z możliwością obniżenia podstawy opodatkowania poprzez zaliczenie odpowiednich wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Koszty te są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej i mogą znacząco wpłynąć na wysokość należnego podatku dochodowego.

Kluczowa jest tu definicja kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są:

• wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy. 

Oznacza to, że aby Twój wydatek mógł zostać uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i mieć na celu uzyskanie, zabezpieczenie lub zachowanie przychodów.

Wśród przykładowych kosztów mogą być:

• materiały i surowce,

• usługi obce – np. księgowe, marketingowe, informatyczne czy prawne,

• wynagrodzenia i składki ZUS,

• koszty eksploatacji i utrzymania biura,

• amortyzacja,

• delegacje,

• reklamy.

. Od strony formalnej, ważne jest jego udokumentowanie – fakturami, rachunkami, umowami, czy innymi dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej często wiąże się z koniecznością rejestracji jako podatnik VAT oraz regularnego rozliczania tego podatku. Zgodnie z polskim prawem przedsiębiorca musi zarejestrować się jako podatnik VAT, gdy jego roczny obrót przekracza 200 000 zł Niektóre rodzaje działalności gospodarczej, takie jak doradztwo podatkowe, prawnicze, czy usługi jubilerskie, wymagają rejestracji VAT bez względu na wysokość osiągniętych przychodów.

Procedura rejestracji jako podatnik VAT rozpoczyna się od wypełnienia i złożenia formularza VAT-R w odpowiednim urzędzie skarbowym. Formularz ten należy złożyć przed dniem rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT. Rejestracja jest bezpłatna, ale jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać potwierdzenie zarejestrowania jako podatnik VAT, musi uiścić 170 zł opłaty skarbowej formularzu VAT-R należy podać podstawowe informacje o firmie: dane identyfikacyjne przedsiębiorcy, numer REGON, NIP oraz rodzaj prowadzonej działalności. Urząd skarbowy ma 7 dni na weryfikację i przetworzenie wniosku. Po pozytywnej weryfikacji przedsiębiorca otrzymuje status podatnika VAT czynnego.

Rejestracja jako podatnik VAT zobowiązuje przedsiębiorcę do regularnego rozliczania podatku. Podatek VAT jest naliczany na podstawie faktur sprzedaży wystawianych klientom. Przedsiębiorca musi również prowadzić ewidencję zakupów, z której wynika podatek VAT naliczony od nabycia towarów i usług. Różnica między podatkiem należnym (od sprzedaży) a podatkiem naliczonym (od zakupów) jest kwotą do zapłaty lub zwrotu.

Pamiętaj: rozliczanie VAT odbywa się miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wyboru przedsiębiorcy i spełnienia określonych warunków. Miesięczne rozliczenie VAT jest obowiązkowe dla nowo zarejestrowanych podatników przez pierwsze 12 miesięcy działalności. Później mogą oni przejść na rozliczenia kwartalne. 

Źródło zdjęcia: Gpoinstudio, Freepik

Jednoosobowa działalność gospodarcza – czy raczej jej konsekwencje – ściśle powiązane są z systemem emerytalnym. Dobrowolność składek wpłacanych do ZUS sprawia, że wielu przedsiębiorców decyduje się na ich minimalną wartość. Przekładać się to będzie – w dalszej perspektywie – na relatywnie niskie emerytury. Rozwiązaniem w tym kontekście jest własne systematyczne budowanie swojego zaplecza emerytalnego.

W Polsce system emerytalny opiera się na trzech filarach. Pierwszy filar to obowiązkowe składki emerytalne odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą muszą regularnie opłacać składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Składki oblicza się na podstawie minimalnej podstawy wymiaru, która jest corocznie ustalana i podawana przez ZUS. Aktualnie minimalna podstawa wymiaru składek wynosi 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Wysokość emerytury z ZUS zależy od sumy wpłaconych składek oraz okresu ich odprowadzania.

Drugi filar systemu emerytalnego to Otwarte Fundusze Emerytalne (OFE), które stanowią dodatkową formę zabezpieczenia. Przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przekazywać część swoich składek emerytalnych do OFE. Choć rola OFE w systemie emerytalnym zmieniła się w ostatnich latach, nadal mogą one stanowić dodatkowe źródło środków na emeryturę.

Trzeci filar obejmuje dobrowolne formy oszczędzania na przyszłość, takie jak: Indywidualne Konto Emerytalne (IKE), Indywidualne Konto Zabezpieczenia Emerytalnego (IKZE) oraz pracownicze programy emerytalne (PPE). IKE i IKZE oferują różne formy oszczędzania, takie jak lokaty, fundusze inwestycyjne, obligacje czy ubezpieczenia z elementem inwestycyjnym.

Długoterminowe oszczędzanie w ramach trzeciego filaru może przynieść znaczące korzyści finansowe dzięki efektowi procentu składanego oraz możliwościom inwestycyjnym. Regularne wpłaty, nawet w niewielkich kwotach, mogą z czasem zmienić się w znaczny kapitał.

W pierwszym etapie należy przygotować wszystkie niezbędne dokumenty i informacje. Są nimi:

• dowód osobisty,

• numer PESEL,

• nazwa firmy,

• adres siedziby działalności,

• kod PKD odpowiadający rodzajowi prowadzonej działalności.

Na tej podstawie można przejść do wypełnienia formularza CEIDG-1, czyli Centralnej Ewidencji i Informacja o Działalności Gospodarczej. Można to zrobić online albo złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy. Oczywiście nadal istnieje opcja znana sprzed lat – czyli wysyłka listem.

Automatycznie oznacza to zgłoszenie działalności do ZUS lub KRUS oraz do urzędu skarbowego. Na tym etapie wybrać trzeba wariant ubezpieczeń społecznych oraz formy opodatkowania.

Kwestie stricte finansowe rozpoczynają się od otworzenia firmowego konta bankowego. Można to zrobić w dowolnym banku. Zwróć uwagę w tym kontekście, że założenie firmy stało się jeszcze łatwiejsze dzięki usługom banków – tak działa np. mBank. Zapewnia on możliwość jednoczesnej rejestracji JDG i konta firmowego online. Dzięki współpracy z CEIDG mBank umożliwia założenie firmy bez konieczności wizyty w urzędzie. Możesz zarejestrować swoją działalność za pośrednictwem serwisu mBanku, a cały proces jest szybki i wygodny. Dodatkowo, w razie wątpliwości i pytań możesz skorzystać z bezpłatnej pomocy księgowych współpracujących z mBankiem.

Ważne: gdy uruchamiasz proces rejestracji firmy, miej już przemyślaną nazwę swojej firmy. Jej członem jest zawsze imię i nazwisko (np. Jan Kowalski). Możesz dodać przed nim np. branżę lub własną nazwę (np. Fizjoterapia Jan Kowalski lub Fizjohelp Jan Kowalski). Wybierz nazwę, która jest łatwa do wymówienia i zapamiętania. Unikaj skomplikowanych słów i trudnych do zapisania terminów. Pamiętaj też, by nazwa odzwierciedlała specyfikę Twojej działalności. Unikaj nazw, które mogą stać się ograniczające w przyszłości, zwłaszcza jeśli planujesz rozszerzyć zakres działalności.

Jak wspomnieliśmy wyżej – możesz założyć działalność gospodarczą poprzez bank. To proces, który może znacznie uprościć i przyspieszyć rozpoczęcie własnego biznesu. Wiele banków oferuje usługi wspierające przedsiębiorców w zakładaniu firm, co eliminuje konieczność osobistej wizyty w urzędzie.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia JDG przez bank? Proces jest intuicyjny i prosty – potrzebować będziesz:

• dokumentu, który potwierdzi Twoją tożsamość,

• identyfikatora osoby fizycznej w Polsce, czyli nr PESEL,

• unikalnej nazwy, pod którą poprowadzisz działalność,

• adresu siedziby,

• kodów PKD,

• danych kontaktowych.

Wykorzystując bank do rejestracji firmy, możesz skorzystać z wielu dodatkowych rozwiązań, które wspierają przedsiębiorców. Podstawowym jest oczywiście konto firmowe. Zazwyczaj charakteryzuje się korzystnymi warunkami prowadzenia, niskimi opłatami za przelewy, dostępem do bankomatów oraz łatwym zarządzaniem finansami przez Internet i aplikację mobilną. Konto firmowe jest niezbędne do oddzielenia finansów osobistych od firmowych i ułatwia prowadzenie księgowości.

Źródło zdjęcia: Drazen Zigic, Freepik

Przed podjęciem decyzji o założeniu JDG warto dokładnie przeanalizować rynek, zidentyfikować potencjalnych klientów, ocenić konkurencję i przygotować solidny biznesplan. To pomoże w zrozumieniu, jakie są realne szanse na sukces oraz jakie kroki należy wykonać, aby osiągnąć cele biznesowe.

Jeśli masz przemyślany profil biznesowy, wybierz odpowiednią formę działalności i zarejestruj firmę. W przypadku JDG jest to stosunkowo prosty proces, który można przeprowadzić online, wypełniając formularz CEIDG-1. Warto również rozważyć rejestrację firmy przez bank, co może uprościć formalności i zaoszczędzić czas.

Pamiętaj, aby wybrać unikalną nazwę firmy, która będzie łatwa do zapamiętania i odzwierciedlać charakter Twojej działalności. Określ adres siedziby firmy, który będzie jej oficjalnym miejscem prowadzenia działalności.

Wypełniając formularz CEIDG-1, automatycznie zgłaszasz swoją działalność do ZUS i urzędu skarbowego. Wybierz formę opodatkowania (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych lub karta podatkowa), która będzie najkorzystniejsza dla Twojej firmy.

Gdy wybierasz konto bankowe, przeanalizuj oferty banków – m.in. pod kątem opcji dodatkowych. Połączenie ich w ramach jednego pakietu usług może być bardzo korzystne pod kątem optymalizacji finansowej. 

To nie jest oferta. Szczegółowe informacje o zakładaniu firmy znajdują się na www.mBank.pl/jakzalozycfirme. Możesz założyć firmę za pośrednictwem mBanku, jeśli jesteś osobą fizyczną i w dniu składania wniosku o otwarcie firmy nie prowadzisz działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 Prawo przedsiębiorców (Dz. U. 2018 poz. 646). Szczegółowe informacje o rachunkach firmowych w mBanku znajdziesz w Regulaminie otwierania i prowadzenia rachunków bieżących dla firm i Taryfie prowizji i opłat bankowych dla firm w ramach bankowości detalicznej mBanku S.A. Opłata za mBiznes konto Standard wynosi 0 zł pod warunkiem wykonania przez posiadacza rachunku min. 1 przelewu do ZUS w miesiącu, którego opłata dotyczy. W przeciwnym wypadku ta opłata wyniesie 19 zł. Szczegółowe warunki i opłaty znajdują się w Taryfie prowizji i opłat bankowych dla firm w ramach bankowości detalicznej mBanku S.A. Wymienione dokumenty są dostępne na stronie www.mBank.pl/jakzalozycfirme.