Najnowsze zmiany w czasie pracy 2025 – co musi wiedzieć każdy manager w handlu detalicznym? 

Zaczynając od 2025 roku Wigilia Bożego Narodzenia (czyli 24 grudnia) jest na stałe dodatkowym dniem wolnym w Polsce.

To zaś z kolei wpływa na wyliczenia wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień 2025 r. Wcześniej publikowane (np. w Internecie) tabele czasu pracy muszą zatem zostać skorygowane.

Ustawodawca wprowadził od 2025 r. trzecią niedzielę handlową w grudniu. Jednocześnie ustalił jednak, że pojedynczy pracownik placówki handlowej może pracować tylko maksymalnie w dwie z trzech takich niedziel w grudniu.

Przy czym, skoro dodanie 24 grudnia jako kolejnego dnia wolnego obniżyło o 8 godzin (i jednocześnie o 1 dniówkę roboczą) nominał czasu pracy, jaki możemy zaplanować pracownikowi w okresie rozliczeniowym obejmującym grudzień, to wprawdzie doszła jedna niedziela, w którą placówki handlowe mogą być otwarte, ale faktycznie w przypadku pojedynczego pracownika i tak:

• wymiar czasu pracy w grudniu będzie przeważnie niższy (np. nominał dla pełnego etatu w grudniu 2025 r. wyniesie 160 zamiast 168 godzin, które by były, gdyby nie wprowadzano wolnej Wigilii),

• poza tym pojedynczy pracownik i tak przepracuje tylko dwie z trzech niedziel (co obrazuje przykład).

Czyli podsumowując: mamy o 1 niedzielę handlową więcej, ale skrócono (przez wolną Wigilię) wymiar czasu, jaki można pracownikowi zaplanować. A dodatkowo trzeba pilnować, aby nie pracował więcej niż przez 2 niedziele w grudniu.

Zmiana wprowadzająca dodatkowe święto wpływa na stawkę dodatku nocnego za grudzień 2025 r. Nowa stawka to 5,83 zł (a nie 5,55 zł – jak by było w przypadku, gdyby Wigilia nie była dniem wolnym).

Ustanowienie wpływa także na wysokość współczynnika urlopowego. Współczynnik ten służy przede wszystkim do obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy, należnego w związku z zakończeniem stosunku pracy. Ma on jednak znaczenie również przy liczeniu niektórych świadczeń, gdy do ustalenia ich wysokości przepisy odsyłają do zasad obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop. 

Zgodnie z § 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, (…), współczynnik ustala się:

• odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy,

• a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Zasadniczo tak ustalony współczynnik urlopowy to wartość stała dla całego roku kalendarzowego. Tak jednak nie będzie w2025 r.Przeciętna miesięczna liczba dni przypadających do przepracowania w tym roku była bowiem inna w myśl stanu prawnego obowiązującego w styczniu, a zmieniła się od lutego – kiedy to weszły przepisy o wolnej Wigilii. W związku z tym w 2025 r. należy przyjmować dwa współczynniki urlopowe.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru etatu (zob. tabela).

Współczynnik urlopowy w 2025 roku

Obliczając ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy, należy:

• krok 1: podzielić sumę jego miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy,

• krok 2: podzielić tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę dobowej normy czasu pracy obowiązującej pracownika,  

• krok 3: pomnożyć tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. 

Podstawa prawna: 

• art. 130 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r., poz. 277),

• ustawa z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1965).

Zmian jest sporo, na szczęście nie ma potrzeby pamiętać o wszystkich niuansach. W kontekście zarządzania czasem pracy w branży retail, systemy takie jak Grafik Optymalny odgrywają istotną rolę w uproszczeniu planowania i redukowaniu kosztownych błędów. Grafik Optymalny, jako platforma B2B SaaS, umożliwia firmom generowanie harmonogramów pracy biorąc pod uwagę aktualne ustawy dot. dni wolnych oraz pełną zgodność z prawem pracy.

Podczas planowania brana jest pod uwagę także dostępność pracowników, rodzaj umowy i koszty, potrzeby operacyjne. Dodatkowo, platforma digitalizuje procesy HR, takie jak śledzenie czasu pracy, zarządzanie urlopami i koordynacja pracy zdalnej.

Tomasz Tybon, CEO Grafiku Optymalnego, dodaje: „Nasza platforma pomaga firmom w branży retail zarówno w optymalizacji kosztów, jak i w zwiększeniu efektywności zarządzania czasem pracy. Dzięki rozwiązaniom, które oferujemy, firmy mogą łatwiej dostosowywać się do zmieniających się potrzeb rynku i zapewniać lepszą obsługę klientów. Jestem dumny, że mając wokół Grafika Optymalnego specjalistów od prawa pracy, możemy dawać firmom także poczucie bezpieczeństwa prawnego. Tak naprawdę spokój o biznes pozwala na jego rozwój.”

Z tego miejsca serdecznie zapraszamy Państwa na bezpłatny webinar, który organizowany jest przez firmę Grafik Optymalny, a którego patronem merytorycznym jest Portal Kadrowy.

Podczas 60-minutowej rozmowy na żywo poruszone zostaną tematy, np. aktualnej interpretacji prawnej nadgodzin i urlopów, prawnych aspektów dobry pracowniczej oraz najnowszych zmian w prawie.

Link do rejestracji >>