5 sposobów, dzięki którym elektroniczna ewidencja czasu pracy usprawni pracę działu kadr
Co mówią przepisy o ewidencji czasu pracy? Każdego pracodawcę obowiązuje Kodeks Pracy, którego art. 149 § 1 mówi o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Celem zapisu jest nie tylko możliwość precyzyjnego wyliczenia wysokości wynagrodzeń, nadgodzin, zwolnień, urlopów, liczby godzin przepracowanych w trybie nocnym oraz wielu innych, należnych świadczeń, ale również optymalizacja czasu potrzebnego na te obliczenia. Dokumentację wynikającą z powyższej ewidencji pracodawca zobowiązany jest przechowywać przez cały okres zatrudnienia danej osoby, a następnie przez 10 kolejnych lat. Do niedawna taką ewidencję prowadzono manualnie, a w archiwach piętrzyły się stosy papierów. Obecnie możemy korzystać z zalet ewidencji elektronicznej, używając przeznaczonych do tego celu narzędzi. Korzyści płynące z zastosowania proponowanego rozwiązania opiszemy poniżej.
1. Oszczędność czasu działu kadr
Automatyzację systemu ewidencji czasu pracy uzyskujemy wprowadzając w firmie karty pracownicze oraz specjalne czytniki, zapisujące godziny zarejestrowanych zdarzeń, takich jak: wejścia, wyjścia, przerwy oraz wszelkie wyjścia prywatne czy służbowe. Dedykowane oprogramowanie pozwala pobrać dane z czytnika i przelicza je automatycznie, ograniczając zaangażowanie kadrowych, którzy mają więcej czasu na realizację pozostałych obowiązków, co zwiększa ich efektywność.
2. Ułatwione zarządzanie zasobami ludzkimi
System do ewidencji czasu pracy (RCP) umożliwia przełożonym szybkie określenie liczby osób obecnych i nieobecnych w firmie danego dnia, co usprawnia podjęcie wymaganych kroków, takich jak znalezienie zastępstwa, przekierowanie obowiązków itp. Ponadto dzięki oprogramowaniu, tworzenie grafików i planowanie urlopów nie stanowi wyzwania nawet dla dużych przedsiębiorstw.
3. Precyzja i brak przekłamania
Korzystanie z papierowej listy obecności mogło doprowadzić do gromadzenia nierzeczywistych danych- pracownicy nie odnotowywali spóźnień, przerw, czy wcześniejszych wyjść. W przypadku stosowania elektronicznej ewidencji czasu pracy zbierane dane są rzetelne. Czytnik czasu na kartę, brelok lub odcisk palca wyklucza wszelkie nieprawidłowości, m.in. częstą praktykę rejestrowania obecności przez inne osoby. W zależności od poziomu zaawansowania systemu – analiza danych pozwoli na wskazanie niesumiennych pracowników.
4. Oszczędność miejsca i papieru
Obszerne archiwum oraz półki uginające się pod ciężarem segregatorów lub teczek można zastąpić jednym urządzeniem. Wszystkie dane uzyskane z rejestratora czasu pracy przechowywane są bezpiecznie w chmurze, na dysku lub w pamięci czytnika. Takie rozwiązanie znacząco zmniejszy ilość zużytego papieru, wydruków i konieczności posiadania miejsca do ich przechowywania. W systemie mogą się znaleźć nie tylko informacje o czasie pracy pracowników, ale również ich wnioski urlopowe, wnioski o odbiór nadgodzin, raporty o godzinach przepracowanych w nocy lub dni świąteczne itd.
5. Rzetelność i zgodność z przepisami prawa pracy
Stosowanie automatycznego systemu ewidencji czasu pracy wyklucza pomyłki podczas wyliczania ilości dni urlopowych oraz wysokości wynagrodzenia.. Zebrane dane są wiarygodne, dokładne oraz udokumentowane. System może również uwzględniać regulacje dotyczące nadgodzin, przerw obiadowych, limitów czasu pracy itp. Tworzenie grafiku dla pracowników w dedykowanym programie, pozwoli uniknąć zaplanowania zbyt dużej lub niewystarczającej liczby godzin oraz poinformuje o wszelkich nieprawidłowościach wymagających poprawy.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy to innowacja z której korzysta coraz większa liczba pracodawców. Jeśli chcesz usprawnić pracę kadr, zapewnić dokładność wyliczenia wynagrodzeń i dołączyć do grona nowoczesnych przedsiębiorców – zapraszamy do kontaktu!
TIMACO - profesjonalne systemy do Rejestracji Czasu Pracy | www.timaco.pl
Artykuł sponsorowany
