Jak sporządzić informację roczną dla ubezpieczonych za 2017 r.

Informacja powinna zawierać dane, które płatnik wykazał w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za ubezpieczonego za 2017 rok.

Ubezpieczeni powinni zaś sprawdzić, czy w dokumentach przekazanych do ZUS płatnik składek wykazał prawidłowe dane, m.in. prawidłowe podstawy wymiaru składek, prawidłowe kwoty składek czy też właściwe okresy przerw w opłacaniu składek.

Płatnik składek informację roczną za 2017 rok sporządza i przekazuje ubezpieczonemu, za którego rozliczał składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące 2017 roku (choćby za jeden okres rozliczeniowy, czyli miesiąc).

Z obowiązku sporządzania informacji zwolnieni są płatnicy opłacający składki za ubezpieczonych, którzy podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, np. zleceniodawcy – zleceniobiorcom podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu, urzędy pracy – bezrobotnym podlegającym wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Jeżeli płatnik składek na bieżąco, co miesiąc, przekazuje ubezpieczonym informacje o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych przekazanych do ZUS, nie musi dodatkowo przekazywać informacji rocznej. Należy bowiem pamiętać,że informacja roczna dla ubezpieczonego to nic innego jak zestawienie danych, które zawierają informacje miesięczne. Trzeba pamiętać jednak, że gdy ubezpieczony zwróci się do płatnika o wydanie informacji rocznej,płatnik powinien mu ją przekazać.

W sytuacji gdy płatnik przekazywał do ZUS imienne raporty miesięczne korygujące, a ubezpieczony otrzymał miesięczne informacje przed sporządzeniem tych korekt, wówczas miesięczne informacje dla ubezpieczonego sporządzamy ponownie, z poprawnymi danymi. Prawidłowe dane (po uwzględnieniu korekt) powinny znaleźć się również w rocznej informacji przekazanej ubezpieczonemu za rok ubiegły.

W informacji rocznej za 2017 rok płatnik składek powinien uwzględnić wszystkie dane, które przekazał za ubezpieczonego do ZUS w imiennych raportach miesięcznych sporządzonych za niego za okres od stycznia do grudnia 2016 roku, jeżeli ubezpieczony przez cały ten okres podlegał ubezpieczeniom, a płatnik przekazał za niego dokumenty rozliczeniowe. Jeżeli ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia u płatnika np. przez 6 miesięcy, to informacja roczna powinna zawierać dane dotyczące właśnie tego okresu. Informacja powinna uwzględniać również wszystkie korekty danych przekazane w imiennych raportach miesięcznych korygujących za danego ubezpieczonego do ZUS.

Informacja roczna powinna zawierać następujące dane:

1. Identyfikator informacji – numer i rok.

2. Dane identyfikacyjne płatnika składek – w tym NIP i REGON oraz nazwę skróconą płatnika. W przypadku płatnika składek będącego osobą fizyczną trzeba podać identyfikatory numeryczne NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwę skróconą, imię i nazwisko oraz datę urodzenia.

3. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej – numer identyfikacyjny PESEL(a jeżeli ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dokumentu tożsamości) oraz imię i nazwisko.

4. Dane dotyczące poszczególnych miesięcy, które zawierają:

• okres rozliczeniowy (miesiąc i rok),

• kod tytułu ubezpieczenia,

• kod oddziału NFZ,

• informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

• wymiar czasu pracy w przypadku pracowników,

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne, w tym:

– podstawy wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia,

– kwoty składek w podziale na źródła finansowania,

– kwotę obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych,

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, w tym:

– podstawę wymiaru składki,

– kwotę składki w podziale na źródła finansowania,

• zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek, w tym:

– kod świadczenia/przerwy,

– okres przerwy,

– liczbę dni zasiłkowych/wypłat,

– kwotę wypłaconego świadczenia/wynagrodzenia.

Jeśli ubezpieczony nie pobierał żadnych świadczeń w danym miesiącu i płatnik składek nie wykazywał świadczeń lub przerw w opłacaniu składek w raporcie przekazanym do ZUS, to w informacji rocznej bloki takie nie muszą wystąpić.

5. Datę sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątkę płatnika.